淺析高校畢業生人事檔案管理及轉遞工作
——以海南師范大學為例

□陳 萱

高校大學生人事檔案主要包括高中階段檔案和大學期間過程性材料，記載著每一個個體在校期間的學籍材料、考評材料等，如成績單、各類獎勵材料或證明，以及違紀違規處分材料等。在個人的職業生涯發展過程中，無論是就業、考研、公招、參軍、出國留學審查，或是職稱評審、薪級晉升、社會保險、工作調動、退休手續的辦理以及各項證明材料的出具等手續，都以原始檔案材料的審核為主要依據。

一、高校大學生人事檔案管理的現狀

現今，高校大學生人事檔案管理面臨的是一個“重使用，輕管理”的尷尬境地，日常沒有用到檔案的時候覺得“它”的存在可有可無，完全忽視“它”的存在。平時所有的評估、 考核都忽略了大學生人事檔案管理的存在，在管理人員配備、館舍配備、硬件設施配備以及管理人員的業務學習培訓等方面，極少被提及。

近年來，在接待校外來訪人員當中，有部分用人單位來核實核查即將晉升或退休人員的個人信息， 主要涉及職工的“三齡兩歷”。在人事檔案中“三齡兩歷”是指職工個人的年齡、黨齡、工齡和學歷、學習工作簡歷，它關系職工個人晉升職稱、工齡計算、工資晉級、辦理退休等切身利益。用人單位在核實審查過程中，的確發現有個人信息不一致的情況，特別是出生年月信息不一致的情況。據了解，在各單位人事檔案“三齡兩歷”的清理過程中，發現年齡不符、黨齡不符、工齡不符、學歷材料不全、個人簡歷信息前后不一致等各種問題，其中涉及個人檔案材料缺失、個人信息不一致的情況尤為突出， 給干部提拔、 職稱定級、 辦理退休等工作帶來了極為不利的影響。為了規避畢業生走向工作崗位后，在個人發展、職位晉升、職級認定等工作過程中出現同樣的問題，要求在畢業生檔案形成過程中抓好源頭，把問題消滅在萌芽階段。

在大學生檔案收集、整理、歸檔的過程中如果不規范、不完整，會導致學生因為就業、參軍、出國、職位晉升等原因需要“它”的時候，發現問題重重，“它”的存在必不可少。大學期間形成的各類學籍檔案畢業后轉寄到各地的人社局，正式轉為學生本人的人事檔案。大學生檔案是每個個體人事檔案形成的基礎，是人事檔案的重要組成部分，不可或缺且不可復制。

二、高校畢業生人事檔案的管理模式

據了解，全國各大中專院校的大學生檔案管理根據各校的實際情況，有的歸屬于學校學生工作處，有的歸屬于學校招生就業處，有的歸屬于各二級學院或是學校檔案館，管理模式也是五花八門。以海南師范大學為例，大學新生高中檔案一般是由學校招生就業處接收后轉交給各二級學院，或是由學生入學報到時自行攜帶交給所就讀的學院， 以備各二級學院進行入學資格審理核查，核查無誤后將入學以來產生的各項材料一并歸入該生檔案袋，如高校大學生登記表、體檢表、軍訓考核表等，然后依照有關程序與檔案館交接。

1.滯留在館的往屆生檔案。目前滯留在館的往屆生檔案大多是當年按規定辦理了暫存2年的學生檔案，然而2年暫存期限到期后，學生本人或是遺忘，或是因沒找到工作沒有具體的接受方等原因不主動前來辦理檔案轉出手續，同時檔案袋里的報到證也過了2年的有效期限， 失效的報到證導致學校檔案館無法將其檔案轉出。尤其是中組部、人社部、發展改革委、財政部、國家檔案局等五部門聯合下發的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，明確于2015年1 月1 日起取消流動人員人事關系及檔案保管費等內容，在此基礎上，報到證失效的檔案在暫存到期后更是無法轉遞出去。另外，因參軍、支教、休學、暫緩畢業或是更改報到證暫緩派遣等原因也導致了檔案滯留在館。

2.準確、及時做好畢業未就業學生的檔案轉遞工作。符合轉遞條件的檔案及時轉出，避免耽誤學生的深造和就業政審。在人社部發【2014】90 號第二條中明確規定了流動人員范圍，具體包括：非公有制企業和社會組織聘用人員檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員檔案；與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案；未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案等。所以，從2015年起，高校就不再辦理未就業畢業生檔案暫存2年的業務了。

3.創建智能數據庫。建立學生檔案數據庫，學生無論是在校大學生還是已畢業離校的，除了通過人工來電查詢檔案狀態外，還可以登錄學校網站，在學生檔案查詢系統里遠程查詢本人檔案狀態。

三、高校畢業生人事檔案的轉遞

2014年，國家五部委聯合發文指出，大學生檔案不屬于國家秘密載體， 也不屬于郵政機要通信的傳遞范圍。大學生檔案不屬于機密文件，不再由機要件通道郵寄，此后，各省市高校根據本校的具體情況，選擇承擔大學生檔案轉遞的郵遞公司， 大多數高校選擇的是EMS郵政速遞。

以海南師范大學為例，大學畢業生檔案轉遞的流程為：

1.由各二級學院負責收集、整理學生的畢業材料。各二級學院負責畢業生檔案的老師按文件規定收集畢業材料，收集后歸納、分類、匯總，在新生檔案的基礎上添加畢業材料，如高校大學生畢業登記表、報到證、畢業成績單、學士學位授予證明等相關畢業材料。

2.核對轉遞信息是否正確。特別是核查一些沒有按報到證地址派發的檔案，確認其有無人事檔案代理權，避免畢業生檔案由于錯發導致丟失。由于畢業生檔案不再由機要局來承擔轉遞，同時取消了人事檔案的保管費用，很多省市因各種原因都不再受理畢業生檔案的接收和保管，導致畢業生檔案無法按報到證的派遣地址正常派發。

3.按文件要求及時轉出應屆畢業生檔案。2014年12 月10 日，根據《中國人民共和國檔案法》以及《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》，由五部委聯合發文的人社部【2014】90 號文中第一條明確指出，流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。畢業生檔案的派發有以下幾種方式：派回生源地、根據調檔函（工作或繼續深造）派發或是根據第三方協議派發。北上廣等發達城市甚至要求所有畢業的學生檔案無論就業與否，必須先派回生源地，有需要的再由生源地轉出，否則用人單位不予接收。沒就業的及時轉到生源地的人才交流中心， 做好流動人員的檔案托管，其中包括人事檔案和黨員檔案。

四、做好學生人事檔案管理及轉遞工作的對策和建議

1.規避檔案管理及轉遞工作不規范的現象。高校學生人事檔案管理工作能否良好運作取決于是否有一套健全完備的規章制度。如果沒有健全的學生檔案管理制度做支撐，學生檔案管理工作就無法正常開展，極其容易導致學生檔案從建檔到歸檔再到轉寄過程中出現錯亂情況。其一，學校制定并完善學生檔案管理制度，明確并細化學生檔案的歸檔范圍；其二，學校還應該制定學生檔案轉遞工作中的規章制度，完善的制度設計可以更好地保障檔案轉遞過程中各環節的規范。

2.加強檔案重要性意識的宣傳工作，提升學生的檔案意識。專職檔案管理員在日常工作中，除不斷提升自身檔案意識外，還要加大宣傳普及力度，讓其他教師和學生都能充分認識到學生檔案的重要價值及深遠意義，了解檔案材料在學生未來升學、工作、晉升、提干等過程中的重要作用。只有學生的檔案意識不斷提高，他們才能自發關注自己檔案材料的完整性和一致性， 更好開展高校學生檔案的管理及轉遞工作。其一，學校可以通過多種形式大力宣傳學生檔案的相關知識，如檔案材料內容、填寫規范、檔案價值、轉寄流程等，也可以統一編印成冊，提升畢業生對于檔案材料重要性的認識。其二，經常性開展培訓，并將培訓常態化，主要是指專職檔案管理人員對各學院輔導員的培訓， 此類培訓一般安排在畢業生檔案轉遞前和新生報到檔案收集前這兩個重要時間段。由于專職檔案管理人員平時跟學生接觸的機會不多， 對學生檔案意識的培訓主要通過各學院輔導員開展。

3.合理使用郵寄方式，確保轉遞的過程安全。通過向社會公開招標，選擇安全、快捷的合作企業來承接大學生檔案郵遞，EMS 郵政速遞是目前大多數高校首選的郵寄方式。EMS 在承接學生檔案轉遞的工作后，效仿郵寄大學錄取通知書的模式，開通學生檔案郵寄專用通道， 在派送的過程中主動及時地跟寄件方保持聯系，點對點處理突發的特殊情況，確保學生檔案郵寄的安全性與快捷性。如果遇到個別用人單位或是學生個人要求自行攜帶檔案等別的轉遞方式時，應充分溝通解釋，按規章制度嚴格執行。另外，高校應該充分利用信息化技術手段，做好畢業生檔案的管理工作，完善查詢渠道。