淺析高校畢業(yè)生人事檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作
——以海南師范大學(xué)為例

□陳 萱

高校大學(xué)生人事檔案主要包括高中階段檔案和大學(xué)期間過程性材料，記載著每一個(gè)個(gè)體在校期間的學(xué)籍材料、考評(píng)材料等，如成績單、各類獎(jiǎng)勵(lì)材料或證明，以及違紀(jì)違規(guī)處分材料等。在個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展過程中，無論是就業(yè)、考研、公招、參軍、出國留學(xué)審查，或是職稱評(píng)審、薪級(jí)晉升、社會(huì)保險(xiǎn)、工作調(diào)動(dòng)、退休手續(xù)的辦理以及各項(xiàng)證明材料的出具等手續(xù)，都以原始檔案材料的審核為主要依據(jù)。

一、高校大學(xué)生人事檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)今，高校大學(xué)生人事檔案管理面臨的是一個(gè)“重使用，輕管理”的尷尬境地，日常沒有用到檔案的時(shí)候覺得“它”的存在可有可無，完全忽視“它”的存在。平時(shí)所有的評(píng)估、 考核都忽略了大學(xué)生人事檔案管理的存在，在管理人員配備、館舍配備、硬件設(shè)施配備以及管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方面，極少被提及。

近年來，在接待校外來訪人員當(dāng)中，有部分用人單位來核實(shí)核查即將晉升或退休人員的個(gè)人信息， 主要涉及職工的“三齡兩歷”。在人事檔案中“三齡兩歷”是指職工個(gè)人的年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷、學(xué)習(xí)工作簡歷，它關(guān)系職工個(gè)人晉升職稱、工齡計(jì)算、工資晉級(jí)、辦理退休等切身利益。用人單位在核實(shí)審查過程中，的確發(fā)現(xiàn)有個(gè)人信息不一致的情況，特別是出生年月信息不一致的情況。據(jù)了解，在各單位人事檔案“三齡兩歷”的清理過程中，發(fā)現(xiàn)年齡不符、黨齡不符、工齡不符、學(xué)歷材料不全、個(gè)人簡歷信息前后不一致等各種問題，其中涉及個(gè)人檔案材料缺失、個(gè)人信息不一致的情況尤為突出， 給干部提拔、 職稱定級(jí)、 辦理退休等工作帶來了極為不利的影響。為了規(guī)避畢業(yè)生走向工作崗位后，在個(gè)人發(fā)展、職位晉升、職級(jí)認(rèn)定等工作過程中出現(xiàn)同樣的問題，要求在畢業(yè)生檔案形成過程中抓好源頭，把問題消滅在萌芽階段。

在大學(xué)生檔案收集、整理、歸檔的過程中如果不規(guī)范、不完整，會(huì)導(dǎo)致學(xué)生因?yàn)榫蜆I(yè)、參軍、出國、職位晉升等原因需要“它”的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)問題重重，“它”的存在必不可少。大學(xué)期間形成的各類學(xué)籍檔案畢業(yè)后轉(zhuǎn)寄到各地的人社局，正式轉(zhuǎn)為學(xué)生本人的人事檔案。大學(xué)生檔案是每個(gè)個(gè)體人事檔案形成的基礎(chǔ)，是人事檔案的重要組成部分，不可或缺且不可復(fù)制。

二、高校畢業(yè)生人事檔案的管理模式

據(jù)了解，全國各大中專院校的大學(xué)生檔案管理根據(jù)各校的實(shí)際情況，有的歸屬于學(xué)校學(xué)生工作處，有的歸屬于學(xué)校招生就業(yè)處，有的歸屬于各二級(jí)學(xué)院或是學(xué)校檔案館，管理模式也是五花八門。以海南師范大學(xué)為例，大學(xué)新生高中檔案一般是由學(xué)校招生就業(yè)處接收后轉(zhuǎn)交給各二級(jí)學(xué)院，或是由學(xué)生入學(xué)報(bào)到時(shí)自行攜帶交給所就讀的學(xué)院， 以備各二級(jí)學(xué)院進(jìn)行入學(xué)資格審理核查，核查無誤后將入學(xué)以來產(chǎn)生的各項(xiàng)材料一并歸入該生檔案袋，如高校大學(xué)生登記表、體檢表、軍訓(xùn)考核表等，然后依照有關(guān)程序與檔案館交接。

1.滯留在館的往屆生檔案。目前滯留在館的往屆生檔案大多是當(dāng)年按規(guī)定辦理了暫存2年的學(xué)生檔案，然而2年暫存期限到期后，學(xué)生本人或是遺忘，或是因沒找到工作沒有具體的接受方等原因不主動(dòng)前來辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，同時(shí)檔案袋里的報(bào)到證也過了2年的有效期限， 失效的報(bào)到證導(dǎo)致學(xué)校檔案館無法將其檔案轉(zhuǎn)出。尤其是中組部、人社部、發(fā)展改革委、財(cái)政部、國家檔案局等五部門聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，明確于2015年1 月1 日起取消流動(dòng)人員人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)等內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，報(bào)到證失效的檔案在暫存到期后更是無法轉(zhuǎn)遞出去。另外，因參軍、支教、休學(xué)、暫緩畢業(yè)或是更改報(bào)到證暫緩派遣等原因也導(dǎo)致了檔案滯留在館。

2.準(zhǔn)確、及時(shí)做好畢業(yè)未就業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作。符合轉(zhuǎn)遞條件的檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出，避免耽誤學(xué)生的深造和就業(yè)政審。在人社部發(fā)【2014】90 號(hào)第二條中明確規(guī)定了流動(dòng)人員范圍，具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案等。所以，從2015年起，高校就不再辦理未就業(yè)畢業(yè)生檔案暫存2年的業(yè)務(wù)了。

3.創(chuàng)建智能數(shù)據(jù)庫。建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生無論是在校大學(xué)生還是已畢業(yè)離校的，除了通過人工來電查詢檔案狀態(tài)外，還可以登錄學(xué)校網(wǎng)站，在學(xué)生檔案查詢系統(tǒng)里遠(yuǎn)程查詢本人檔案狀態(tài)。

三、高校畢業(yè)生人事檔案的轉(zhuǎn)遞

2014年，國家五部委聯(lián)合發(fā)文指出，大學(xué)生檔案不屬于國家秘密載體， 也不屬于郵政機(jī)要通信的傳遞范圍。大學(xué)生檔案不屬于機(jī)密文件，不再由機(jī)要件通道郵寄，此后，各省市高校根據(jù)本校的具體情況，選擇承擔(dān)大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的郵遞公司， 大多數(shù)高校選擇的是EMS郵政速遞。

以海南師范大學(xué)為例，大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的流程為：

1.由各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)收集、整理學(xué)生的畢業(yè)材料。各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的老師按文件規(guī)定收集畢業(yè)材料，收集后歸納、分類、匯總，在新生檔案的基礎(chǔ)上添加畢業(yè)材料，如高校大學(xué)生畢業(yè)登記表、報(bào)到證、畢業(yè)成績單、學(xué)士學(xué)位授予證明等相關(guān)畢業(yè)材料。

2.核對(duì)轉(zhuǎn)遞信息是否正確。特別是核查一些沒有按報(bào)到證地址派發(fā)的檔案，確認(rèn)其有無人事檔案代理權(quán)，避免畢業(yè)生檔案由于錯(cuò)發(fā)導(dǎo)致丟失。由于畢業(yè)生檔案不再由機(jī)要局來承擔(dān)轉(zhuǎn)遞，同時(shí)取消了人事檔案的保管費(fèi)用，很多省市因各種原因都不再受理畢業(yè)生檔案的接收和保管，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案無法按報(bào)到證的派遣地址正常派發(fā)。

3.按文件要求及時(shí)轉(zhuǎn)出應(yīng)屆畢業(yè)生檔案。2014年12 月10 日，根據(jù)《中國人民共和國檔案法》以及《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，由五部委聯(lián)合發(fā)文的人社部【2014】90 號(hào)文中第一條明確指出，流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。畢業(yè)生檔案的派發(fā)有以下幾種方式：派回生源地、根據(jù)調(diào)檔函（工作或繼續(xù)深造）派發(fā)或是根據(jù)第三方協(xié)議派發(fā)。北上廣等發(fā)達(dá)城市甚至要求所有畢業(yè)的學(xué)生檔案無論就業(yè)與否，必須先派回生源地，有需要的再由生源地轉(zhuǎn)出，否則用人單位不予接收。沒就業(yè)的及時(shí)轉(zhuǎn)到生源地的人才交流中心， 做好流動(dòng)人員的檔案托管，其中包括人事檔案和黨員檔案。

四、做好學(xué)生人事檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作的對(duì)策和建議

1.規(guī)避檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作不規(guī)范的現(xiàn)象。高校學(xué)生人事檔案管理工作能否良好運(yùn)作取決于是否有一套健全完備的規(guī)章制度。如果沒有健全的學(xué)生檔案管理制度做支撐，學(xué)生檔案管理工作就無法正常開展，極其容易導(dǎo)致學(xué)生檔案從建檔到歸檔再到轉(zhuǎn)寄過程中出現(xiàn)錯(cuò)亂情況。其一，學(xué)校制定并完善學(xué)生檔案管理制度，明確并細(xì)化學(xué)生檔案的歸檔范圍；其二，學(xué)校還應(yīng)該制定學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中的規(guī)章制度，完善的制度設(shè)計(jì)可以更好地保障檔案轉(zhuǎn)遞過程中各環(huán)節(jié)的規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案重要性意識(shí)的宣傳工作，提升學(xué)生的檔案意識(shí)。專職檔案管理員在日常工作中，除不斷提升自身檔案意識(shí)外，還要加大宣傳普及力度，讓其他教師和學(xué)生都能充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要價(jià)值及深遠(yuǎn)意義，了解檔案材料在學(xué)生未來升學(xué)、工作、晉升、提干等過程中的重要作用。只有學(xué)生的檔案意識(shí)不斷提高，他們才能自發(fā)關(guān)注自己檔案材料的完整性和一致性， 更好開展高校學(xué)生檔案的管理及轉(zhuǎn)遞工作。其一，學(xué)校可以通過多種形式大力宣傳學(xué)生檔案的相關(guān)知識(shí)，如檔案材料內(nèi)容、填寫規(guī)范、檔案價(jià)值、轉(zhuǎn)寄流程等，也可以統(tǒng)一編印成冊(cè)，提升畢業(yè)生對(duì)于檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。其二，經(jīng)常性開展培訓(xùn)，并將培訓(xùn)常態(tài)化，主要是指專職檔案管理人員對(duì)各學(xué)院輔導(dǎo)員的培訓(xùn)， 此類培訓(xùn)一般安排在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞前和新生報(bào)到檔案收集前這兩個(gè)重要時(shí)間段。由于專職檔案管理人員平時(shí)跟學(xué)生接觸的機(jī)會(huì)不多， 對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的培訓(xùn)主要通過各學(xué)院輔導(dǎo)員開展。

3.合理使用郵寄方式，確保轉(zhuǎn)遞的過程安全。通過向社會(huì)公開招標(biāo)，選擇安全、快捷的合作企業(yè)來承接大學(xué)生檔案郵遞，EMS 郵政速遞是目前大多數(shù)高校首選的郵寄方式。EMS 在承接學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的工作后，效仿郵寄大學(xué)錄取通知書的模式，開通學(xué)生檔案郵寄專用通道， 在派送的過程中主動(dòng)及時(shí)地跟寄件方保持聯(lián)系，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)處理突發(fā)的特殊情況，確保學(xué)生檔案郵寄的安全性與快捷性。如果遇到個(gè)別用人單位或是學(xué)生個(gè)人要求自行攜帶檔案等別的轉(zhuǎn)遞方式時(shí)，應(yīng)充分溝通解釋，按規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行。另外，高校應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)手段，做好畢業(yè)生檔案的管理工作，完善查詢渠道。