淺析衛生計生人力資源管理系統在醫院的應用
——以蘇州市廣濟醫院為例

□ 賈秋放 金 斌

隨著公立醫院改革的深入，建立動態更新、全面反映衛生計生隊伍狀況的人力資源數據庫，是加強健康人力資源建設、開展衛生計生各項管理和服務工作的基礎。文章闡述了醫院應用人力資源管理系統的基本情況和意義，介紹了本單位的應用措施、效果，并提出了體會與建議，為醫院人力資源信息化建設提供參考。

一、基本情況

蘇州市廣濟醫院是一所成立于1923年的三級精神病?？漆t院，全院員工550 人，是蘇州市精神衛生中心、心理衛生中心和蘇州大學附屬醫院，職工學歷、職稱、工作、科教等人力資源信息來源廣泛，內容豐富，醫院要求人力資源管理系統覆蓋所有在崗人員，包括在編在冊、公益性崗位、人事代理及返聘人員。

2016年下半年以來，根據江蘇省衛生計生委工作部署，全省衛生計生系統內的非公務員管理機構啟用了“江蘇省衛生計生人力資源管理系統”。經過近半年的使用，蘇州市廣濟醫院人力資源管理系統內容不斷完善，維護機制不斷健全，有效優化了人力資源管理業務，提高了工作效率，為醫院各項管理活動提供了有效的人力資源信息。

“江蘇省衛生計生人力資源管理系統”是江蘇省衛計委組織開發的人力資源數據庫，覆蓋省內各級衛生計生服務機構、所有在職人員。目前有基本信息、工作信息、執業信息、教育經歷、工作經歷、職稱信息、科教信息、獎勵信息、培訓經歷、年度考核、醫師定期考核等板塊。

二、系統應用的意義

（一）提高人力資源管理工作效率

以前在組織職稱評審、執業資格定期考核時，有人事、科教、醫務、護理等部門參與，涉及多個部門，存在多頭采集信息，甚至在甄別人員是否符合資格時，往往會花很長時間。但在人力資源管理系統進入常態化運行后，以系統為依據，直接調取，共享使用，不再重復采集。同時可充分運用此系統，改變傳統的人員名冊信息管理模式，開展醫院人力資源信息化建設。

（二）為人力資源信息整合提供平臺

以前在采集員工人力資源信息時，存在多頭采集、口徑不一致現象，如“參加工作時間”，按照人事政策，應該是簽訂正式的勞動（聘用）合同且開始繳納社會保險的時間，但很多員工自己都不清楚，以為實習的時間就是開始工作的時間，造成很多填表錯誤，一些職能科室也就做了錯誤的數據采集。信息化建設最重要的一點就是將醫院分散在各部門的數據信息進行整合，集中統一存儲。啟用人力資源管理系統，可以借機整合單位內部資源，職能科室分工協作，員工個人積極參與，由人力資源部門統一實施，確保員工人力資源信息更新及時、準確權威。

（三）為醫院決策提供支撐

以前醫院做各項決策，需要人力資源信息時，都是先等待各業務部門搜集完信息資料后，才討論決定，導致決策不及時。但在人力資源管理系統進入常態化運行后，通過對信息的提取、分析，形成量化材料，為領導決策提供及時有效的信息支撐。同時，完善的人力資源管理系統將是一份有效的專業技術檔案，符合三級醫院評審標準中對建立個人技術考評檔案的要求，使醫院在組織開展干部選拔、人才培養、人力資源規劃等工作時有了基礎資料。

三、系統應用存在的困難及應對措施

（一）系統應用中遇到的困難

主要是員工應用系統的主動性不高，盲目填寫，缺乏動態維護意識，職能科室參與度不夠。

（二）采取的應對措施

1.編寫填寫說明。針對員工填寫系統時的盲目性，根據上級文件要求，結合實際工作，該院人力資源管理部門協調相關科室，組織編寫了系統填寫說明，用通俗易懂的語言，圖文并茂地對操作流程及填寫要求進行解說，做到既能方便員工填寫，又能符合管理工作要求，從起點上開始規范填寫及維護工作。

2.建立技術員隊伍。建立工作長效機制，要求各科室結合考勤員制度，選派1 名-2 名崗位較為穩定、懂計算機操作技術、能遵守工作職責、樂于助人的人員擔任本科室的“系統應用技術指導員”，主要職責是：負責指導本科室人員掌握人力資源管理系統操作方法及填寫要求；協助科主任、護士長督促本科室人員動態維護人力資源管理系統；崗位變動時，能做好工作交接，并報備人力資源管理部門。

3.組織培訓。對科室選派的系統應用技術指導員分批次組織學習，學習內容主要是人力資源管理系統的重要意義、崗位職責和操作、填寫要求，學習形式可以是觀看操作視頻、解讀填寫說明和互動交流。

4.動態跟蹤管理。在首次維護階段，借助人力資源管理系統內的“賬戶管理”“資源分析”板塊查看個人賬戶啟用情況及人員信息完整程度，定期向科室通報維護情況，督促技術員跟進管理。在系統進入常態化運行后，當個人人力資源信息有變動時，利用各種管理環節提醒個人要及時維護。針對運行中存在的問題，利用QQ 工作交流群及時反饋，并及時回應系統應用技術指導員的政策咨詢。

四、系統應用效果及體會

（一）系統應用效果

系統填寫說明先后3 次改稿，并通過內部網絡公開發布，方便全員查詢掌握。對系統應用技術指導員先后開展2 輪培訓，充分利用技術指導員的力量，推廣使用系統，系統啟用率達100%，基本形成全員規范使用、動態維護個人人力資源管理系統的局面。

（二）系統應用體會

1.樹立動態維護意識。人力資源管理系統維護應遵循“個人動態維護、科室督促協調、職能科室分工審核”的原則，每位在崗人員都要有動態維護的意識。首先行政職能科室，尤其是人力資源管理部門工作人員始終要有“重要的人力資源信息要進系統”的理念，遇到員工人力資源信息變化時，要及時提醒和督促員工本人進行維護。但個人如果沒有自行維護意識，只靠外界提醒，這有悖于系統維護原則，不利于工作開展，必須利用各種工作環節予以督促落實，逐漸讓員工養成習慣。

2.全力推廣系統應用。人力資源管理部門要利用好上級文件要求、單位內部政策制定和相關工作環節，把握或創造工作機會，在各種場合、各個環節全力推廣應用人力資源管理系統。如單位內部在制定學歷（學位）晉升、科教人才（包括課題、論文）獎勵政策時，要求先按規定提交審核材料，并完成人力資源管理系統維護，審核通過后，方可享受獎勵；在崗位聘用時，將醫院同意聘用后能否兌現工資，與人力資源管理系統中的職稱維護情況相掛鉤；在制定進修補貼規定時，將補貼發放與個人履行進修協議情況，包括與人力資源管理系統中的培訓經歷維護情況相掛鉤。

3.建立常態化運行機制。人力資源信息化建設其實是醫院人力資源管理模式重建的過程，我們可以通過人力資源管理系統的運行機制體現人力資源管理新理念。人力資源管理部門應當將人力資源管理系統和專業技術檔案建設相結合，積極主動爭取領導支持和相關部門配合，出臺“人力資源管理系統（專業技術檔案）常態化運行機制”，明確員工、部門的權限和職責，細化人力資源管理系統操作節點。首先在新員工崗前培訓中，安排課時進行專題培訓，從入職開始就灌輸人力資源管理系統的重要意義及動態維護的必要性。當員工職業生涯中的關鍵人力資源信息，如政治面貌、學歷（學位）、職稱、職務、科教、獎勵、培訓、考核等信息發生變化時，要求個人應及時自行維護，提交單位審核。行政職能科室在辦理相關業務時，要把員工是否更新人力資源管理系統作為審核要素之一。當員工離職時，人力資源管理系統管理員在當事人離職手續辦結完畢情況下，在系統內做離崗處理，便于新單位認領。

五、應用成果及完善建議

（一）完善自助服務功能

電子化人力資源管理倡導全面的人力資源管理，讓組織中每位員工都有機會參與到人力資源管理活動中來。建議結合人力資源管理系統板塊內容審核責任分工，分配賬號權限，增加數據批量修改、審核功能，擴大信息數據導出范圍，實現責任分解、資源共享，提高信息資源利用率。

（二）增強統計分析功能

建議繼續增強系統的統計報表功能，能快速提取、查詢數據，利用系統做到從不同維度對信息進行統計分析，利用圖表的形式顯示和輸出，輕松搞定統計難題，讓人力資源信息更加高效地服務于醫院決策。（基金項目：蘇州市衛計委2016年度重點基層黨建工作項目<2016-3-5>，作者單位：蘇州市廣濟醫院。）