淺談人事信息的電子化管理

□ 劉惠珊

人事信息管理是人力資源管理的一個重要內容，也是單位管理中的一項基礎性工作。科學、高效的人事信息管理，對于一個單位的日常運作和持續發展有著積極的作用。從傳統手工登記的員工花名冊，到形式各異的現代人事信息管理工具，人事信息管理已逐步進入了電子化時代。

一、人事信息管理及其電子化的意義

人事信息管理包括人事信息的收集、核對、建檔登記、更新、補充以及人事信息的使用。人事信息的內容可謂是包羅萬象，涉及人員的個人信息及崗位相關信息，比如：姓名、性別、籍貫、政治面貌、婚育情況、出生時間、入黨時間、入職時間、學歷學位、專業、職稱、職業資格、工作簡歷以及部門崗位、合同期限、薪酬等級、職務變動、年度考核結果、獎懲記錄、培訓記錄等諸多內容。一名員工一般就有多達幾十個項目的人事信息，一個單位成百上千甚至上萬個員工的信息匯集在一起，就是一個巨大的信息庫。而且這些信息并非一成不變，而是隨著人員的變化或管理的需要而持續動態更新、不斷補充增加或刪減的。

（一）人事信息管理是單位日常管理的基礎

做好人事信息管理工作，有利于單位全面、系統、細致、及時掌握人員隊伍的各方面情況，為人力資源的調配、使用、培養和選拔任用提供基礎信息，打下管理基礎。

（二）人事信息管理電子化成為現代管理的必然選擇

面對大量而且繁雜多變的人事信息，如果沿用傳統手工登記的辦法進行管理，已顯得落后。人事信息的修改更新、補充、刪減都十分麻煩，檢索查找更是費時費力。這樣傳統的人事信息管理方式不符合現代管理的需求。而信息技術的發展，也為人事信息電子化提供了技術支持。現在很多單位的人事信息都實行了電子化管理，作用明顯。

1.提高管理的規范性。人事信息電子化管理可以將員工的各種人事信息按照統一格式，在管理系統中及時、規范地進行登記，根據需要及時修改、更新、增減，保持人事信息的及時性、準確性，使管理更為規范。比如一個員工加入中國共產黨后，其政治面貌就要更改為中共黨員，在管理系統中進行修改后重新顯示出來的就是更新后的信息，這比在手工登記的員工花名冊上修改工整規范。

2.提高管理工作效率。人事信息本身就比較瑣碎繁雜，一旦人員數量多，信息量就更大。實行人事信息電子化管理，最大的好處就是利用電子化的優勢，極大地提高管理的工作效率。一方面，在信息登記環節，可以授權員工自助登記，或將統一的人事信息模板交由員工按要求如實登記，再由人力資源管理部門核實并匯總；對于信息內容一致的，比如統一調整薪酬等級之后的新的薪資標準，可以批量錄入處理。另一方面，還可以實現高效的查找、篩選。比如在全員中查找具備某專業技術資格的人員，通過電子系統的檢索功能，就能迅速查找到符合相關條件的人員，這比起在手工登記的花名冊中一個個查找，速度有天壤之別，而且能確保準確不疏漏，還能生成報表，一目了然。

3.提升管理水平。人事信息看起來好像是枯燥的、零散的，但如果借助電子化管理強大的查找篩選功能，按一定的要求進行分類統計，在此基礎上進行數據和信息分析，發現信息之間的有機聯系，將能為單位的一些決策提供基礎數據的依據，促進管理的針對性和科學化，提升管理水平。比如，通過設置有關年齡、學歷層次、專業技術資格、職務等若干條件進行篩選，可以查找出相應的人員名單及其相關情況，這樣可以一定程度反映單位人才隊伍的情況。

二、人事信息管理工具的比較與選擇

隨著人事信息管理需求的日益提高，人事信息電子化管理的工具也應運而生。目前市場上有很多人事信息管理的通用軟件，有單位自行開發或請專業公司設計開發專用的人事信息管理軟件，有單位利用通用的excel電子表格軟件實現人事信息的電子化管理。基于excel的人事信息管理系統與通用或專用人事信息管理軟件各有優劣。

（一）基于excel 的人事信息管理系統的優缺點

1.優點。第一，最大的優點是可靈活自主自行設置所需列入管理的信息項目，特別是可根據新增的需求隨時增加信息項目，不像其他人事管理軟件那樣受制于原軟件設計的局限。第二，可批量處理同類信息。對于內容相同的，比如同一批新員工的入職時間、合同期限等，可以批量錄入，簡便快捷。項目內容涉及數據方面的，比如薪酬，還可通過寫入計算公式實現自動計算。第三，利用excel 強大的篩選功能，能夠快速進行單一條件或自定義多條件組合的復雜篩選，高效實現多維度的統計。第四，不增加成本支出。

2.缺點。第一，人事信息管理項目可因需設置，但多數僅是信息的登記，而不能夠像一些人事管理軟件一樣具備信息發送、后臺多種數據整合分析等比較高級的功能。第二，一般由人力資源部門管理，因信息內容涉及面廣，又不具備分級授權查看的功能，難以與不同層級的管理者直接共享。確有需要只能提取其中所需的信息后另存文件再共享。第三，個人的諸多信息是以excel 的一長行的形式呈現，無法直接生成導出類似于個人簡歷的樣式那樣便于打印、查看的個人表。第四，雖具備篩選統計功能，但沒有預設的報表模板，篩選統計結果也需人工根據需要進行表格和頁面設置制作成報表。

（二）人事信息管理軟件的優缺點

1.優點。第一，功能多樣化，一般可涵蓋日常的管理需求。有的功能模塊較多，除最基礎的員工個人信息管理，還可以有考勤、薪酬、招聘、考核、培訓管理等不同模塊。有些還可根據用戶的需求進行個性化的設計。第二，有的軟件能分級授權，可根據權限不同，設定不同層級人員的錄入、查詢、修改的權限，既有一定的共享性，也有一定的保密性。第三，有的可在移動端（手機）使用，更加方便快捷。第四，可根據業務需要，統計整合數據，智能生成形式多樣的圖表，包括個人信息表或各種分類統計表。

2.缺點。第一，軟件運行對計算機系統平臺有不同的要求，有時與各種人力資源管理所需的其他軟件比如工資系統、編制系統的運行系統要求可能會有沖突。第二，隨著管理要求的提升，如需增加人事信息管理的項目，或修改系統功能，就涉及軟件的二次開發，比較不方便。第三，所需費用較高，成本支出較大。

綜上所述，從功能上說，基于excel 的人事信息管理系統可實現一般的人事信息管理，尤其可隨時按需增加新的信息項目，而人事信息管理軟件可具備更強大綜合功能，但如果需增加某些信息功能，就必須進行二次開發，不太方便。從成本上說，前者除了購買excel 軟件費用之外不產生其他費用，比較經濟。而購買人事信息管理軟件投入就比較大，后期的二次開發也需費用，成本較高。從操作方面而言，前者比較簡單方便，后者因軟件不同，其界面的友好程度和可操作性也各有不同。

三、人事信息電子化管理系統的建設與管理

現在已是信息化、智能化時代，更要重視人事信息管理電子化的建設。規模較大或管理要求較高的單位，可量身定做專用的人事信息管理軟件，其他的可貨比三家選擇符合單位需求的人事信息管理軟件，而利用excel 自行建設人事信息管理系統，就較為經濟實用了。而無論是選用哪一種，在人事信息電子化管理系統的建設以及日常管理中要注意以下幾點。

（一）前期要做好規劃設計

管理系統需包括什么模塊、項目，要實現什么功能，必須從單位的管理需求出發來考慮。既要有大局意識，也要關注細節；既要著眼于眼前的實際，也要有一定的前瞻性。這樣才能使人事信息管理系統更持久實用。

（二）堅持做好人事信息的核對、錄入、更新和補充完善

管理系統一旦投入使用，要按照“真實、準確、及時”的原則，利用人事檔案、有關證照等資料，在核對驗證的基礎上，錄入人事信息，對新增或更新的人事信息內容，也要及時在系統上補充更新，校對無誤，確保人事信息的及時準確。

（三）要針對所使用的人事信息管理系統的實際，規范使用辦法

對于可分級授權使用的系統，因為不同層級可有一定權限的錄入、修改功能，必須制定使用指引，確保正確操作、規范使用，才能確保系統的信息安全。而對于基于excel 的人事信息管理系統，日常使用可將其設為只讀文件，就可避免不慎改動人事信息。

（四）堅持做好管理系統的維護，確保人事信息安全

要由專人對人事信息管理系統進行管理和維護，定期備份人事信息的數據，防止因系統故障或人為誤操作造成人事信息數據丟失。建設和管理好人事信息電子化管理系統，將提高人力資源管理工作的效率，為提升單位的管理水平發揮積極的作用。（作者單位：潮州市廣播電視臺。）