企業信息共享系統建設的思考

趙 璐

傳統上企業的信息系統主要是指ERP系統，ERP概念以及相關信息系統的普及在中國已經有二十多年的歷史，隨著近年來網絡速度的提升，網絡存儲云技術的普及，信息共享系統逐漸成為企業新形勢下信息化建設的重要方向。與ERP相比，企業信息共享系統使原有ERP系統的升級提升，可以降低成本，提升效率，改善企業服務和產品的質量，提升企業精細化管理的水平，增強企業的競爭力。下面我們首先對信息共享系統的優勢進行介紹，隨后對信息共享系統的建設要點進行討論，最后是本文的一個簡要總結。

一、信息共享系統的優勢

（一）有利于提高效率降低成本

傳統上規模越大，分布地域越廣的的公司，為了滿足業務需求，在各分支地點都建立小而全的財務中心，配備相應的職能部門，而且相關的人員大都從事著技術含量較低，簡單重復的基礎工作，形成了大量的人力成本。通過信息共享系統，可以減少外派工作人員，由遠程的管理人員完成相關的信息記錄，分類整理匯入系統的工作。通過系統可以完成重復性的，頻發性質的業務，從而降低人力成本。此外，信息共享系統可以提供標準規范化的業務流程。世界著名管理會計專業機構管理會計研究院調查研究 IMA（Institute of Management Accounting）財富500強的公司中，實施財務共享服務系統的公司，20%在次年就能夠收回構建財務 共享服務的成本，48%的企業可在第三或者第四年回收建設成本。構建信息共享系統（財務類）可以顯著地提高工作效率，降低成本。

（二）有利于管理部門加強工作流程的監管，提升企業的管理效率

信息共享系統在信息輸入端存在M個用戶，在輸入合規信息后，后臺將會隨機分配到N個終端信息平臺，避免了可能存在的管理漏洞。例如現金使用方法，經辦人經共享平臺發起，系統在內部隨機分配，經地處理之 后，資金線上支付，并自動生成會計憑證， 可以有效避免固定經辦人之間所可能存在的舞弊現象。

（三）有利于經濟業務信息質量的提高，支持管理決策

通過信息共享系統的構建，使得大量生產，銷售，運輸以及相關的財務信息能夠更加快速，準確地傳遞到信息共享系統內部，經過系統的分類整理，高效地完成以往大量繁重的重復性工作，解放了生產人員，管理人員和財務人員，能夠從簡單重復的工作專項復雜的生產和信息處理工作，提高產品或者服務質量，提高工作效率，促進企業不斷提高精細化管理水平。

（四）流程化操作和標準化精細化管理

信息共享系統實施的重要前提，就是要對企業業務的生產，管理，銷售運輸以及財務工作流程、會計核算制度、內部控制制度，以及企業其他管理制度等進行標準化處理。系統的建設有助于企業工作流程，管理水平的標準化和精細化提升。

二、信息共享系統的建設

（一）信息共享系統的基礎工作

從信息共享系統投入試用開始，系統既會提高一些管理效率，也會帶來一些新的弊病。任何一個工作都是如此，在投入試用，直到正式使用時，都無法避免這些問題，需要所有的工作人員都要做好這方面的心理準備工作。信息共享系統是傳統ERP系統的升級，是對工作流程的重整，優化，在這一系統轉移的過程中，一方面它能夠提升效率，另外一方面由于系統新上線，也會帶來問題。在這轉移的過程中，需要做好充分的人力準備，人力準備是所有工作開展的基礎。在系統設計階段的技術人員，管理流程設計人員；在系統上線時的技術支持人員，以及對原有工作人員的系統使用培訓工作；在系統上線一段時候后，繼續投入管理人員和技術人員對系統進行功能微調和用戶使用界面，使用習慣的調整。從信息共享系統的從無到有，從有到完善的過程中，需要多種不同專業背景的技術人員，工作人員不斷協同工作，密切合作，這是所有工作開展的前提和基礎，缺乏心理準備和人員培訓準備，信息共享系統是無法上線并投入使用的。

（二）信息共享系統建設考慮

信息共享系統如今是企業信息共享系統的熱點話題，似乎最好將所有的業務上云存儲系統，都進行共享，能夠使得企業的信息共享系統看起來光鮮亮麗，反而對實際的服務企業管理目標或多或少地忽視。在信息共享系統建設時，哪些業務可以通過業務共享提升效率，首先進行內部討論和分析，在論證通過后再進行信息共享系統建設工作的需求分析環節。有些業務無需共享可以完成，而且效率較高；有些工作即使信息共享，也無法提升效率；有些工作通過共享可以協同完成，提高信息獲得效率這些工作環節才是需要進入信息共享系統建設的。在進行可行性論證時，要有詳盡充分的討論，對于系統建設方案和功能作用有著完善的規劃，需要對業務進行流程再造，使得系統內部的功能上清晰明了，使用人員的分工明確，能夠滿足企業的績效考核要求，和服務企業發展規劃戰略的業務導向。系統功能設計上清晰明確，不疊加，不沖突的設計水準。

（三）信息共享系統建不可能一蹴而就

目前和將來可能永遠不會有完整成熟的信息共享系統可以供大多數企業使用，由于法律法規，行業特征，人員水平和公司管理方式的差異，任何系統包括信息共享系統在內，在應用到具體環境時，要根據企業的實際情況進行調整。這個調整過程是動態的，持續的，由于企業所處的內部環境和外部環境一直都在變化，需要根據實際情況調整工作流程，所以在使用信息共享系統時，需要根據經濟環境，企業的管理作出動態的調整。企業信息共享系統的建設不是一個畢其功于一役的工作項目，需要長期細致的建設、完善。

（四）信息共享系統要與管理實踐變化同步

由于企業受到多重因素的影響，尤其是大型企業跨國企業，受到不同國家的法律法規，風俗文化，以及行業特征，市場競爭影響，企業可能一直都在處于一個變化的過程中，簡而言之，唯一不變的就是一直都在變化。企業為了適應競爭，要采用不同的管理實踐方法，管理流程處于不斷的變化過程中，不斷地完善。這一過程中，信息共享系統建設需要迅速滿足管理實踐的需要。在信息共享系統建設時，需要事先規劃好數據接口的輸入輸出格式，模塊化的程序功能設計，能夠根據實際需要，隨時調整系統的功能，迅速滿足管理工作需要，與管理實踐變化保持同步。

（五）信息的可靠性，安全性、完整性以及經濟性

對于信息共享系統來說，信息在輸入，傳輸、儲存以及分享的過程中，相關技術的可靠性，以及經濟性是永遠無法調和的指標，不可能有一個系統能滿足所有上述四種指標。企業在建設使用時，需要對上述指標的性能做出定量的描述。對于企業來說，經濟性是第一位的，而不是安全性。目前信息共享系統的加密技術有多種不同的方式，對于企業來說，無需選擇技術上難以破解的加密技術，而只要選擇破解成本高于破解信息所能獲得收益的技術即可。安全性指標是一個永無止境的技術指標，任何過去以往難以破解的信息加密技術，隨著時間的推移和技術的進步，在將來技術人員的眼中來看，都是不安全的技術，需要不斷地更新安全技術系統，使用最新，經濟性好的加密技術來滿足企業的管理需求，而無需在安全性指標無限投入，以求所謂的“信息安全”。經濟性是大于安全性的重要指標。

信息存儲的可靠性和安全性是所有活動的基礎?？煽啃院桶踩运婕暗牡姆矫婕扔屑夹g層面的也有管理流程層面的。在技術層面，所有的數據在從錄入階段開始，到傳輸，儲存，分享的過程中，相關技術要支持全程的加密，加密技術的高低與經濟性密切相關，與數據可靠性，完整性都密切相關。

（六）工作崗位，系統權限和系統的安全性問題

在任何信息共享系統中，落實系統信息的各種技術特性離不開系統權限管理，系統內部信息權限管理包含有讀取，改寫，刪除等信息使用權限，是現實工作的虛擬映射，反映工作流程中的完成工作的情況。各個不同的工作崗位，對于可獲得信息的種類，時限以及使用修改的權限不同，需要信息共享系統的設計人員在設計階段有一個全面完善的建設計劃。系統建設完成后，根據管理實際需要，能夠調整變動相關功能。

（七）特殊業務的考慮

任何企業的業務都有多樣性特征，對于需要特殊流程處理的業務，如何和系統兼容，也是信息共享系統需要考慮的問題。目前來說，對于特殊業務融入系統的問題，主要通過權限管理來實現，通過優先級的權限來實現特殊業務管理，完善各種特殊情況下業務邏輯設計，完善系統報錯設計，是系統設計時需要重點考慮的問題。

三、總結

上述內容是作者在工作中對于相關管理實踐一些不成熟的認識，現提出部分建議起到拋磚引玉的作用，希望引起學界和業界更多的注意，進行充分討論以提高信息共享系統的建設和使用水平。發揮提高管理效率，提升管理精細化支持管理決策的作用。