企業(yè)信息共享系統(tǒng)建設(shè)的思考

趙 璐

傳統(tǒng)上企業(yè)的信息系統(tǒng)主要是指ERP系統(tǒng)，ERP概念以及相關(guān)信息系統(tǒng)的普及在中國(guó)已經(jīng)有二十多年的歷史，隨著近年來網(wǎng)絡(luò)速度的提升，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)云技術(shù)的普及，信息共享系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)新形勢(shì)下信息化建設(shè)的重要方向。與ERP相比，企業(yè)信息共享系統(tǒng)使原有ERP系統(tǒng)的升級(jí)提升，可以降低成本，提升效率，改善企業(yè)服務(wù)和產(chǎn)品的質(zhì)量，提升企業(yè)精細(xì)化管理的水平，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。下面我們首先對(duì)信息共享系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行介紹，隨后對(duì)信息共享系統(tǒng)的建設(shè)要點(diǎn)進(jìn)行討論，最后是本文的一個(gè)簡(jiǎn)要總結(jié)。

一、信息共享系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高效率降低成本

傳統(tǒng)上規(guī)模越大，分布地域越廣的的公司，為了滿足業(yè)務(wù)需求，在各分支地點(diǎn)都建立小而全的財(cái)務(wù)中心，配備相應(yīng)的職能部門，而且相關(guān)的人員大都從事著技術(shù)含量較低，簡(jiǎn)單重復(fù)的基礎(chǔ)工作，形成了大量的人力成本。通過信息共享系統(tǒng)，可以減少外派工作人員，由遠(yuǎn)程的管理人員完成相關(guān)的信息記錄，分類整理匯入系統(tǒng)的工作。通過系統(tǒng)可以完成重復(fù)性的，頻發(fā)性質(zhì)的業(yè)務(wù)，從而降低人力成本。此外，信息共享系統(tǒng)可以提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程。世界著名管理會(huì)計(jì)專業(yè)機(jī)構(gòu)管理會(huì)計(jì)研究院調(diào)查研究 IMA（Institute of Management Accounting）財(cái)富500強(qiáng)的公司中，實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的公司，20%在次年就能夠收回構(gòu)建財(cái)務(wù) 共享服務(wù)的成本，48%的企業(yè)可在第三或者第四年回收建設(shè)成本。構(gòu)建信息共享系統(tǒng)（財(cái)務(wù)類）可以顯著地提高工作效率，降低成本。

（二）有利于管理部門加強(qiáng)工作流程的監(jiān)管，提升企業(yè)的管理效率

信息共享系統(tǒng)在信息輸入端存在M個(gè)用戶，在輸入合規(guī)信息后，后臺(tái)將會(huì)隨機(jī)分配到N個(gè)終端信息平臺(tái)，避免了可能存在的管理漏洞。例如現(xiàn)金使用方法，經(jīng)辦人經(jīng)共享平臺(tái)發(fā)起，系統(tǒng)在內(nèi)部隨機(jī)分配，經(jīng)地處理之 后，資金線上支付，并自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證， 可以有效避免固定經(jīng)辦人之間所可能存在的舞弊現(xiàn)象。

（三）有利于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息質(zhì)量的提高，支持管理決策

通過信息共享系統(tǒng)的構(gòu)建，使得大量生產(chǎn)，銷售，運(yùn)輸以及相關(guān)的財(cái)務(wù)信息能夠更加快速，準(zhǔn)確地傳遞到信息共享系統(tǒng)內(nèi)部，經(jīng)過系統(tǒng)的分類整理，高效地完成以往大量繁重的重復(fù)性工作，解放了生產(chǎn)人員，管理人員和財(cái)務(wù)人員，能夠從簡(jiǎn)單重復(fù)的工作專項(xiàng)復(fù)雜的生產(chǎn)和信息處理工作，提高產(chǎn)品或者服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)不斷提高精細(xì)化管理水平。

（四）流程化操作和標(biāo)準(zhǔn)化精細(xì)化管理

信息共享系統(tǒng)實(shí)施的重要前提，就是要對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的生產(chǎn)，管理，銷售運(yùn)輸以及財(cái)務(wù)工作流程、會(huì)計(jì)核算制度、內(nèi)部控制制度，以及企業(yè)其他管理制度等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。系統(tǒng)的建設(shè)有助于企業(yè)工作流程，管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化提升。

二、信息共享系統(tǒng)的建設(shè)

（一）信息共享系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作

從信息共享系統(tǒng)投入試用開始，系統(tǒng)既會(huì)提高一些管理效率，也會(huì)帶來一些新的弊病。任何一個(gè)工作都是如此，在投入試用，直到正式使用時(shí)，都無法避免這些問題，需要所有的工作人員都要做好這方面的心理準(zhǔn)備工作。信息共享系統(tǒng)是傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)的升級(jí)，是對(duì)工作流程的重整，優(yōu)化，在這一系統(tǒng)轉(zhuǎn)移的過程中，一方面它能夠提升效率，另外一方面由于系統(tǒng)新上線，也會(huì)帶來問題。在這轉(zhuǎn)移的過程中，需要做好充分的人力準(zhǔn)備，人力準(zhǔn)備是所有工作開展的基礎(chǔ)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的技術(shù)人員，管理流程設(shè)計(jì)人員；在系統(tǒng)上線時(shí)的技術(shù)支持人員，以及對(duì)原有工作人員的系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作；在系統(tǒng)上線一段時(shí)候后，繼續(xù)投入管理人員和技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能微調(diào)和用戶使用界面，使用習(xí)慣的調(diào)整。從信息共享系統(tǒng)的從無到有，從有到完善的過程中，需要多種不同專業(yè)背景的技術(shù)人員，工作人員不斷協(xié)同工作，密切合作，這是所有工作開展的前提和基礎(chǔ)，缺乏心理準(zhǔn)備和人員培訓(xùn)準(zhǔn)備，信息共享系統(tǒng)是無法上線并投入使用的。

（二）信息共享系統(tǒng)建設(shè)考慮

信息共享系統(tǒng)如今是企業(yè)信息共享系統(tǒng)的熱點(diǎn)話題，似乎最好將所有的業(yè)務(wù)上云存儲(chǔ)系統(tǒng)，都進(jìn)行共享，能夠使得企業(yè)的信息共享系統(tǒng)看起來光鮮亮麗，反而對(duì)實(shí)際的服務(wù)企業(yè)管理目標(biāo)或多或少地忽視。在信息共享系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，哪些業(yè)務(wù)可以通過業(yè)務(wù)共享提升效率，首先進(jìn)行內(nèi)部討論和分析，在論證通過后再進(jìn)行信息共享系統(tǒng)建設(shè)工作的需求分析環(huán)節(jié)。有些業(yè)務(wù)無需共享可以完成，而且效率較高；有些工作即使信息共享，也無法提升效率；有些工作通過共享可以協(xié)同完成，提高信息獲得效率這些工作環(huán)節(jié)才是需要進(jìn)入信息共享系統(tǒng)建設(shè)的。在進(jìn)行可行性論證時(shí)，要有詳盡充分的討論，對(duì)于系統(tǒng)建設(shè)方案和功能作用有著完善的規(guī)劃，需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造，使得系統(tǒng)內(nèi)部的功能上清晰明了，使用人員的分工明確，能夠滿足企業(yè)的績(jī)效考核要求，和服務(wù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)導(dǎo)向。系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上清晰明確，不疊加，不沖突的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)。

（三）信息共享系統(tǒng)建不可能一蹴而就

目前和將來可能永遠(yuǎn)不會(huì)有完整成熟的信息共享系統(tǒng)可以供大多數(shù)企業(yè)使用，由于法律法規(guī)，行業(yè)特征，人員水平和公司管理方式的差異，任何系統(tǒng)包括信息共享系統(tǒng)在內(nèi)，在應(yīng)用到具體環(huán)境時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)調(diào)整過程是動(dòng)態(tài)的，持續(xù)的，由于企業(yè)所處的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境一直都在變化，需要根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作流程，所以在使用信息共享系統(tǒng)時(shí)，需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，企業(yè)的管理作出動(dòng)態(tài)的調(diào)整。企業(yè)信息共享系統(tǒng)的建設(shè)不是一個(gè)畢其功于一役的工作項(xiàng)目，需要長(zhǎng)期細(xì)致的建設(shè)、完善。

（四）信息共享系統(tǒng)要與管理實(shí)踐變化同步

由于企業(yè)受到多重因素的影響，尤其是大型企業(yè)跨國(guó)企業(yè)，受到不同國(guó)家的法律法規(guī)，風(fēng)俗文化，以及行業(yè)特征，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)影響，企業(yè)可能一直都在處于一個(gè)變化的過程中，簡(jiǎn)而言之，唯一不變的就是一直都在變化。企業(yè)為了適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)，要采用不同的管理實(shí)踐方法，管理流程處于不斷的變化過程中，不斷地完善。這一過程中，信息共享系統(tǒng)建設(shè)需要迅速滿足管理實(shí)踐的需要。在信息共享系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要事先規(guī)劃好數(shù)據(jù)接口的輸入輸出格式，模塊化的程序功能設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)實(shí)際需要，隨時(shí)調(diào)整系統(tǒng)的功能，迅速滿足管理工作需要，與管理實(shí)踐變化保持同步。

（五）信息的可靠性，安全性、完整性以及經(jīng)濟(jì)性

對(duì)于信息共享系統(tǒng)來說，信息在輸入，傳輸、儲(chǔ)存以及分享的過程中，相關(guān)技術(shù)的可靠性，以及經(jīng)濟(jì)性是永遠(yuǎn)無法調(diào)和的指標(biāo)，不可能有一個(gè)系統(tǒng)能滿足所有上述四種指標(biāo)。企業(yè)在建設(shè)使用時(shí)，需要對(duì)上述指標(biāo)的性能做出定量的描述。對(duì)于企業(yè)來說，經(jīng)濟(jì)性是第一位的，而不是安全性。目前信息共享系統(tǒng)的加密技術(shù)有多種不同的方式，對(duì)于企業(yè)來說，無需選擇技術(shù)上難以破解的加密技術(shù)，而只要選擇破解成本高于破解信息所能獲得收益的技術(shù)即可。安全性指標(biāo)是一個(gè)永無止境的技術(shù)指標(biāo)，任何過去以往難以破解的信息加密技術(shù)，隨著時(shí)間的推移和技術(shù)的進(jìn)步，在將來技術(shù)人員的眼中來看，都是不安全的技術(shù)，需要不斷地更新安全技術(shù)系統(tǒng)，使用最新，經(jīng)濟(jì)性好的加密技術(shù)來滿足企業(yè)的管理需求，而無需在安全性指標(biāo)無限投入，以求所謂的“信息安全”。經(jīng)濟(jì)性是大于安全性的重要指標(biāo)。

信息存儲(chǔ)的可靠性和安全性是所有活動(dòng)的基礎(chǔ)。可靠性和安全性所涉及的的方面既有技術(shù)層面的也有管理流程層面的。在技術(shù)層面，所有的數(shù)據(jù)在從錄入階段開始，到傳輸，儲(chǔ)存，分享的過程中，相關(guān)技術(shù)要支持全程的加密，加密技術(shù)的高低與經(jīng)濟(jì)性密切相關(guān)，與數(shù)據(jù)可靠性，完整性都密切相關(guān)。

（六）工作崗位，系統(tǒng)權(quán)限和系統(tǒng)的安全性問題

在任何信息共享系統(tǒng)中，落實(shí)系統(tǒng)信息的各種技術(shù)特性離不開系統(tǒng)權(quán)限管理，系統(tǒng)內(nèi)部信息權(quán)限管理包含有讀取，改寫，刪除等信息使用權(quán)限，是現(xiàn)實(shí)工作的虛擬映射，反映工作流程中的完成工作的情況。各個(gè)不同的工作崗位，對(duì)于可獲得信息的種類，時(shí)限以及使用修改的權(quán)限不同，需要信息共享系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)階段有一個(gè)全面完善的建設(shè)計(jì)劃。系統(tǒng)建設(shè)完成后，根據(jù)管理實(shí)際需要，能夠調(diào)整變動(dòng)相關(guān)功能。

（七）特殊業(yè)務(wù)的考慮

任何企業(yè)的業(yè)務(wù)都有多樣性特征，對(duì)于需要特殊流程處理的業(yè)務(wù)，如何和系統(tǒng)兼容，也是信息共享系統(tǒng)需要考慮的問題。目前來說，對(duì)于特殊業(yè)務(wù)融入系統(tǒng)的問題，主要通過權(quán)限管理來實(shí)現(xiàn)，通過優(yōu)先級(jí)的權(quán)限來實(shí)現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)管理，完善各種特殊情況下業(yè)務(wù)邏輯設(shè)計(jì)，完善系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)設(shè)計(jì)，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需要重點(diǎn)考慮的問題。

三、總結(jié)

上述內(nèi)容是作者在工作中對(duì)于相關(guān)管理實(shí)踐一些不成熟的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)提出部分建議起到拋磚引玉的作用，希望引起學(xué)界和業(yè)界更多的注意，進(jìn)行充分討論以提高信息共享系統(tǒng)的建設(shè)和使用水平。發(fā)揮提高管理效率，提升管理精細(xì)化支持管理決策的作用。