石油公司發(fā)票管理存在的問題與改進措施

項軍

（上海聚龍加油站管理有限公司，上海 201199）

長期以來，發(fā)票管理是石油公司財務(wù)管理的重點和難點之一。由于石油公司加油站的站點多、分布廣，并處于城鄉(xiāng)交界或國道偏僻地區(qū)，工作環(huán)境較為艱苦，員工流動性較大，整體素質(zhì)參差不齊。而且加油站面對的客戶群體眾多，并持有多種收款結(jié)算方式，造成在資金、發(fā)票管理上存在較大的管理風(fēng)險。為了加強發(fā)票管理，杜絕公司的稅收風(fēng)險，加油站應(yīng)嚴格規(guī)范發(fā)票管理工作，積極有效實施外部監(jiān)督和內(nèi)部控制，重視發(fā)票管理的風(fēng)險監(jiān)督和防范，才能有效地降低公司稅務(wù)與財務(wù)的管理風(fēng)險。

一、石油公司發(fā)票管理存在的問題

本文以J公司為例，其是一家國企與私企股權(quán)對半的合資石油公司，注冊資本6000萬元。主要經(jīng)營汽油、柴油、潤滑油等成品油的零售，配套經(jīng)營便利店的業(yè)務(wù)，包括車輛維修、清潔、保養(yǎng)等。截至2018年，公司共有70座加油站，遍及全國六省三個直轄市，加油站的地域分布廣，信息化管理數(shù)據(jù)不能共享，在經(jīng)營管理上給公司造成很多困難。現(xiàn)將對J公司加油站發(fā)票管理所存在的問題進行分析。

（一）存在個人客戶加油不開票的問題

加油站存在大量的個人客戶，這類客戶加油后，如果不需要報銷，他們一般不會主動向加油站索取發(fā)票。據(jù)統(tǒng)計，J公司加油站每月開票率(包含增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票的合計)平均約為30%-40%，每月未開票率達到60%-70%，嚴重存在“發(fā)票池”的普遍現(xiàn)象。個人客戶加油不開票可積攢增值稅專用發(fā)票額度，給加油站虛開發(fā)票埋下了重大的隱患，并帶給公司稅收風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。

（二）存在虛開發(fā)票的問題

J公司加油站仍然采取傳統(tǒng)的手工開票模式，存在很多弊端：一是員工勞動強度大，工作效率低；二是手工開票出錯率高，不方便檢查核對；三是開具發(fā)票的過程難以管控，存在虛開發(fā)票的現(xiàn)象。加油站點多、面廣難以監(jiān)控，雖然國家有稅收相關(guān)的法律法規(guī)和公司發(fā)票管理制度，但傳統(tǒng)的手工開票模式，落后的現(xiàn)行管理方法，還是給不法分子有機可乘。

加油站存在虛開發(fā)票的現(xiàn)象，一是有貨虛開，比如甲單位與乙公司存在業(yè)務(wù)往來和資金結(jié)算，甲單位加油后要求加油站開具發(fā)票給乙公司；或者出租車司機加油后以其他一般納稅人企業(yè)的名義向加油站索取增值稅專用發(fā)票而收取好處費等。二是無貨虛開，比如加油站內(nèi)部員工為了牟取私利，伙同外人在沒有實際銷售油品的情況下，倒賣發(fā)票收取手續(xù)費等。

（三）存在非油混開的問題

J公司加油站都有配套的附屬非油品便利店業(yè)務(wù)，公司根據(jù)加油站非油品便利店的經(jīng)營情況，每月會調(diào)整加油站便利店的利潤考核目標。加油站為了完成公司每月利潤考核目標，加油客戶進站購買便利店商品，要求一并開具油品發(fā)票，就會答應(yīng)客戶的要求，購買非油品開具油品發(fā)票或購買油品開具非油品發(fā)票，造成兩種發(fā)票互相串用，混淆商品內(nèi)容，進而從中牟利。這種做法嚴重違反公司的資金管理和發(fā)票管理制度，在資金管理和發(fā)票管理的檢查環(huán)節(jié)上也帶來較大的麻煩。

二、石油公司發(fā)票管理存在問題原因分析

（一）站級系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)

近幾年，J公司先后給網(wǎng)絡(luò)加油站成功上線了站級系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)、預(yù)算管理軟件等一系列與經(jīng)營息息相關(guān)的信息化系統(tǒng)，極大提升了公司經(jīng)營管理水平，但對于發(fā)票的開具流程，加油站一直還是傳統(tǒng)手工模式，管理方法十分落后，主要根源是加油站的站級系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，站級系統(tǒng)的銷售數(shù)據(jù)與開票數(shù)量、金額不能共享，加油站收銀員憑著客戶加油小票需要手工錄入稅控系統(tǒng)開具發(fā)票。稅控發(fā)票系統(tǒng)沒有實現(xiàn)自動取數(shù)，需要人工錄入每筆數(shù)據(jù)在很大程度上會造成人工出錯或違規(guī)漏洞。加油站一天24小時營業(yè)，每天從站級系統(tǒng)銷售加油的筆數(shù)較多，開票量較大，稅控開票金額與站級系統(tǒng)銷售金額不便于一一核對，發(fā)票統(tǒng)計查詢也不方便，前臺開具發(fā)票的過程難以有效管控，對加油站的自查與內(nèi)控管理造成不少的困難。所以，確實存在有貨虛開、多開或套開發(fā)票，無貨虛開、多開或套開發(fā)票，還有油品和非油品之間混開發(fā)票的嚴重現(xiàn)象。

（二）開具發(fā)票的期限差異造成管理漏洞

J公司加油站都是增值稅一般納稅人企業(yè)，增值稅沒有采用“以票控稅”的傳統(tǒng)手段申報納稅，而是采用“賬載納稅”的手段申報納稅。增值稅的計算公式：當月應(yīng)交稅額=當期銷項稅額-當期進項稅額-前期留底稅額，如果應(yīng)交稅額大于零，當月需交納增值稅，如果應(yīng)交稅額小于零，當月不需交納增值稅。當期銷項稅額是根據(jù)加油站的站級系統(tǒng)當月銷售收入自動結(jié)轉(zhuǎn)生成，形成銷售收入對應(yīng)的銷項稅額。從財務(wù)內(nèi)控角度來講，加油站按當月銷售收入進行申報納稅，對當月的銷項稅額已經(jīng)申報，那么加油站的發(fā)票管理可以規(guī)定客戶當月消費必須在當月開具發(fā)票，不得跨月開票，更不允許跨年度開票。

但從稅法角度來講，國家稅法沒有規(guī)定零售業(yè)客戶消費后開具發(fā)票的時間限制，只要客戶在加油站消費了，加油站確實已收到款項了，收款方應(yīng)當向付款方開具發(fā)票。所以，客戶不管什么時候都可以要求加油站開具發(fā)票。如果加油站管理人員嚴格按公司制度執(zhí)行，拒絕按客戶要求跨月或跨年度開票。客戶大吵大鬧，一個投訴電話舉報到稅務(wù)局，說在某某加油站消費加油了不給開票。國家稅法大于公司制度，為了息事寧人加油站只能跨月或跨年度開票。在站級系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能共享的情況下，給加油站發(fā)票造成一定的管理漏洞。

（三）客戶群體龐大復(fù)雜，存在監(jiān)管漏洞

J公司加油站的客戶群體主要分為單位客戶和個人客戶。自“營改增”以后，單位客戶如果是一般納稅人企業(yè)，為了減少企業(yè)稅負，必然要求取得增值稅專用發(fā)票抵扣進項稅。所以，這類企業(yè)對增值稅專用發(fā)票的需求日益增加，便給一些不需要發(fā)票的司機帶來可觀、違法的灰色收入。目前站級系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能共享，無法發(fā)揮其作用，在金錢和利益的驅(qū)使下，少數(shù)個人客戶為了牟取不正當私利，消費后可積攢大量的加油小票，倒賣給需要發(fā)票的其他單位，方便一些不法分子為他人、讓他人為自己、介紹他人虛開發(fā)票，不利于加油站發(fā)票管理工作，存在監(jiān)管漏洞。

（四）發(fā)票管理執(zhí)行不到位，監(jiān)管不嚴

J公司自合資以來，每年根據(jù)公司的經(jīng)營發(fā)展，都會及時修訂各項財務(wù)管理制度。公司發(fā)票管理制度也幾經(jīng)修改，但制度下發(fā)到加油站，由于站點多、分布廣，加之各站的基層管理人員可能對制度的理解程度也有偏差等原因，造成不能嚴格按照公司制度執(zhí)行，出現(xiàn)發(fā)票管理制度執(zhí)行不到位，對前臺開票監(jiān)管不嚴，存在虛開發(fā)票的現(xiàn)象。

（五）員工流動性較大，素質(zhì)參差不齊

J公司加油站的站點多、分布廣，遍及全國六省三個直轄市，并處于城鄉(xiāng)交界或國道偏僻地區(qū)，工作環(huán)境較為艱苦。加油站一天24小時營業(yè)，一線員工上班分為四班兩倒或三班兩倒，員工一天的工作時間長達十幾個小時，加油高峰期時工作繁忙而又枯燥。新員工培訓(xùn)不到位就急著頂崗，在加油繁忙時如果思想不集中，一不留神，不是被客戶跑單了，就是收到假幣了。一線員工工資薪金不高，其他福利也不多，造成一線員工流動性較大，整體素質(zhì)參差不齊。所以，在遇到一些不法分子的鼓動下，為了牟取私利，加油站內(nèi)部員工伙同外人參與虛開發(fā)票的嚴重現(xiàn)象。

三、石油公司發(fā)票管理的改進措施

（一）建設(shè)信息化發(fā)票管理系統(tǒng)

J公司加油站目前仍然采取傳統(tǒng)的手工開票模式，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代的需求。為了減輕加油站員工開票的工作量，避免虛開發(fā)票、偷稅行為的發(fā)生，國家稅務(wù)總局應(yīng)以各地主管稅務(wù)機關(guān)為主導(dǎo)，聯(lián)合各公司加油站建設(shè)信息化發(fā)票管理系統(tǒng)，即加油站的稅控發(fā)票系統(tǒng)與站級系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)等與經(jīng)營信息化管理系統(tǒng)無縫對接，所有銷售數(shù)據(jù)共享，全面推動網(wǎng)絡(luò)電子發(fā)票的應(yīng)用，實現(xiàn)開票金額人工不能干預(yù)、發(fā)票開具的管理流程化及全方位的管控。建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)，稅務(wù)機關(guān)能夠重點監(jiān)控企業(yè)的發(fā)票流、物流和資金流，做到真正的“三流合一”，從而掌握企業(yè)的真實經(jīng)營情況。企業(yè)也從技術(shù)上全面提升經(jīng)營管理水平，這種意義廣泛而又深遠的。

（二）開具發(fā)票的期限，稅務(wù)與財務(wù)須統(tǒng)一

國稅總局公告[2018]第1號《關(guān)于成品油消費稅征收管理有關(guān)問題的公告》，自2018年3月1日起，成品油發(fā)票開具模塊由主管稅務(wù)機關(guān)開通，成品油的經(jīng)銷企業(yè)開具成品油發(fā)票(增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票和卷式發(fā)票)，均在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)“成品油管理”模塊開具。開具成品油發(fā)票的某一類別油品總量，應(yīng)不大于所取得的成品油專用發(fā)票、海關(guān)進口消費稅專用繳款書載明的同一類別油品總量，并正確選擇商品和服務(wù)稅收分類與編碼。稅務(wù)總局對成品油經(jīng)銷企業(yè)采取“以進控銷”的方法，加強了成品油消費稅的征收管理，維護了公平的稅收秩序，營造良好的營商環(huán)境，實施生產(chǎn)、批發(fā)、零售的全流程稅收監(jiān)控管理，這是一項重大的改革舉措。那么，對于大多數(shù)仍然采用傳統(tǒng)手工開票模式的成品油零售企業(yè)來說，開具發(fā)票的過程確實難以管控，希望國家稅務(wù)總局提倡全民都參與發(fā)票管理，重視消費者加油后索取發(fā)票的期限，當月消費須在當月開具發(fā)票，不得跨月開票，更不允許跨年度開票，與公司發(fā)票管理制度相統(tǒng)一。

（三）建立健全客戶信息資料

2016年底，J公司給網(wǎng)絡(luò)加油站全面上線了加油卡系統(tǒng)。加油卡系統(tǒng)的使用提升加油站管理水平。在客戶首次開卡時，要求客戶提供基本信息，在系統(tǒng)內(nèi)建立客戶信息資料。比如，單位客戶開卡時要求提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，個人客戶開卡時要求提供個人身份證復(fù)印件，作為開卡資料在系統(tǒng)中輸入客戶的必要信息，包括客戶應(yīng)選擇的發(fā)票類型，發(fā)票類型一旦確定，不得隨意變更。單位客戶可選擇消費后開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票，個人客戶只能選擇消費后開具增值稅普通發(fā)票。不管是單位客戶還是個人客戶，一張卡只能對應(yīng)一家單位或個人，但一家單位或個人可以開多張卡。這樣，從源頭上盡量減少客戶隨意倒賣或亂開發(fā)票的風(fēng)險。

未辦理加油卡的個人客戶(包括用現(xiàn)金、微信或支付寶付款的客戶)只能加油消費后當場向加油站索取發(fā)票，過后不再補開發(fā)票，取消累計開具發(fā)票。

（四）健全發(fā)票管理制度，加大檢查力度

J公司發(fā)票工作實行歸口管理。財務(wù)部作為發(fā)票歸口管理部門，負責(zé)及時修訂加油站的發(fā)票管理制度。加油站財務(wù)人員作為發(fā)票管理員，對本站發(fā)票管理工作負責(zé)，應(yīng)完善發(fā)票管理專用臺賬，用于記錄發(fā)票的購買、領(lǐng)用、核銷和保管等情況。增值稅專用發(fā)票由發(fā)票管理員開具，設(shè)立增值稅專用發(fā)票交付的臺賬，收取發(fā)票的客戶需在臺賬上簽收。普通發(fā)票一般由前臺收銀員開具，在制度上設(shè)置前臺普通發(fā)票開具最高限額不能超過2000元/張，超過限額必須請示發(fā)票管理員。普通發(fā)票的開具人應(yīng)按班次分別建立每班的用戶名和密碼，班次之間不得串用開具發(fā)票，每張已開具的發(fā)票后必須附上開票依據(jù)，即實際消費的加油小票。在制度上嚴格約束了收銀員亂開、混開發(fā)票的違法行為，并分清各班開票的責(zé)任，在一定程度上可避免大額違規(guī)發(fā)票的開具，減少大額發(fā)票的流出。

J公司對加油站發(fā)票管理進行日常監(jiān)督，分定期檢查或不定期檢查相結(jié)合的方法，可通過調(diào)取客戶開票信息資料、監(jiān)控影像、現(xiàn)場抽查、設(shè)立投訴舉報電話或信箱等形式，還可通過第三方神秘顧客的調(diào)查和暗訪，加大對發(fā)票管理的檢查力度，杜絕發(fā)票管理的各種隱患，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，盡量減少發(fā)票管理漏洞。

（五）注重員工的法制教育，認識發(fā)票管理的重要性

J公司應(yīng)加強發(fā)票管理制度的宣貫，注重基層管理人員和一線員工的法制教育，預(yù)防員工虛開發(fā)票的違法行為，讓員工知法懂法、守法用法。嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司發(fā)票管理規(guī)定，杜絕虛開、多開或套開發(fā)票的現(xiàn)象，降低公司和員工的稅收法律風(fēng)險，讓公司全體員工都能夠了解發(fā)票的作用，認識發(fā)票管理的重要性，熟悉并掌握發(fā)票基本知識。這樣，不但能為公司提供優(yōu)秀后備管理人才，而且提升公司的發(fā)票管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，發(fā)票管理是石油公司一項持續(xù)性不斷的工作，需要全員都參與管理。在現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代，公司應(yīng)盡快給加油站建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)票管理系統(tǒng)，不但有利于稅務(wù)機關(guān)實時監(jiān)控加油站的資金流信息，而且能切實維護加油站自身權(quán)益，積極營造良好的稅收征管環(huán)境與發(fā)票管理，這樣石油公司才能更健康、有序的發(fā)展。