如何做好檔案統計年報工作的思考

文/呂美齡，中國鐵路呼和浩特局集團公司檔案館

我于2010年開始，每年從事中國鐵路呼和浩特局集團公司本級及下屬單位的檔案數量統計工作，并將匯總數據上報給鐵路總公司和內蒙古自治區檔案局，從這幾年的數據統計中發現不少問題，如：各單位統計制度的責任和措施不到位，統計調查方式不規范，調查人員專業技能不過硬，源頭數據采集不完整，統計數據質量不高等等。在這幾年的統計工作過程中，結合其他鐵路公司的經驗辦法，也思考出一些解決方案，希望能對呼和浩特鐵路局的檔案統計工作有所幫助。

1 存在問題

1.1 檔案統計數據不真實、準確

數據的真實性、準確性是檔案統計工作中的核心問題，統計數據的不準確主要還是源頭數據的不準確造成的，主要表現為以下幾個方面：

有的單位檔案數量在不銷毀的情況下，應逐年遞增才對，但卻是減少的，大多數單位存在每年的增量和前一年的總量加起來不等于今年檔案庫存的總量，咨詢后也說不出所缺檔案數量的去向，是一筆糊涂賬，文書檔案鐵路局從2014年之后就按“件”進行統計了，可大多數單位都是以“件”統計完，又把裝了幾盒算在文書“卷”的統計內，造成重復統計。

有的單位檔案數量與檔案編目數應呈正相關，即檔案數量增長，檔案編目數量也應隨著增長才對。但有的單位其中以“件”為保管單位的文書檔案，其歸檔文件目錄卻呈減少狀態，他的機讀文件目錄也沒有增加，以“卷”為保管單位的科技檔案、會計檔案、專門檔案等的卷內目錄和案卷目錄也呈現下降趨勢，2014年后鐵總又要求統計全引目錄，我們鐵路局這項內容的數據基本沒有。這有問題的原因可能是實行電子文件管理后，沒有再進行文件目錄錄入，或壓根就沒有做目錄錄入工作造成的。

各單位的錄音、錄像磁帶、底圖、照片、實物檔案的數量每年不是增長，反而是有的年份數據突然急劇下降，或某單位的某類檔案直接就消失為零了。現在隨著鐵路局管內基礎建設項目的增加，照片、錄像等實物檔案是應該增加才對，不應該出現這種現象，經詢問后發現大多單位要么是之前統計數量不準確，要么是之前的東西找不找了，要么是不知道項目建設施工中的照片、錄像、牌匾、公章、錦旗等需要歸檔等情況。

在統計檔案人員情況這塊，每年的數據變化較大，有的檔案專職人員不干檔案工作，只是為走職稱，那他究竟算不算檔案專職人員呢，兼職檔案人員更換更是頻繁，幾乎年年都在換，沒有固定數據，專職檔案人員的專業情況均是以參加培訓為主，鐵路局沒有一名人員是科班出生。

2 檔案的提供利用名存實亡

每年檔案利用數據均邏輯合理，但以時間橫向對比卻發現異常。現在審計，監察逐年加大工作量，可我們的年利用率只有2%，有的單位一年到頭甚至一卷檔案都沒有提供利用，這不符合實際情況。原因可能是：有的是利用的電子文件，不做登記；有的是怕泄密，壓根不給借閱；有的借閱時手續不規范，不做登記等。

3 基礎建設情況與實際不符

3.1 原因分析

一是檔案統計管理制度不健全，每年的統計工作都存在錯報漏報、拖拉、不報的現象，但作為他們的上級單位，我們并沒有對此做出任何考核。每年統計工作的通知發到各站段辦公室后，因辦公室檔案管理人員身兼數職，只是有空時再做這項工作，或交給別人來做，造成統計工作斷層、拖拉、數據不準確等現象。更主要的是單位領導不重視，沒人管這項工作，下去檢查發現沒有一家單位制定過檔案統計工作的具體制度、辦法、流程和工作職責等。

二是檔案的基礎工作不扎實，有的單位沒有檔案年度和歷年統計臺賬，有的則有臺賬但記錄不全、不詳細，不及時更新數據，必然就會出現統計時拼湊、估算或照搬之前的數據等現象。

三是從事統計工作的專兼職人員業務水平不高，對統計指標的理解有差錯。如：不理解密集架“組”的含義，不清楚“全宗”的意思，不明白統計表中各項數據的邏輯關系等。

四是檔案統計工作須各部門協作，辦公室、財務部、基建部、設備部、綜合部要提供、審核、匯總上報統計數據給本單位具體管此項工作的人員，統計人員進行合理的判定后，再向我們鐵路局上報。但負責統計的人員并不清楚其他檔案，所以對上報的數據審核不出問題，形成“死數據”。還有一些大口單位也需統計他所管的下屬單位的數據，但由于他本級的數據不清楚，導致他所匯總的數據整體不準確。

4 對策建議

4.1 建立系統的檔案統計工作制度

建立檔案統計工作負責制，要想使統計工作得到領導重視，有人管起來，基層站段就得形成具體的、切實可行的檔案統計制度及流程要求和工作職責，還需各部門統一配合，高效優質的完成統計、審核、上報工作；局級檔案館還應建立檔案統計年度考評機制，將其納入各單位年度的綜合考評中，促進檔案基礎工作的扎實有序進行。

4.2 建立檔案統計基礎單位和統計人員目錄

對于鐵路局來說，基層站段的組成基本是固定的，但隨著這幾年機構合并改組，有些單位的檔案存在漏統或重復統計的現象。要想數據準確，一定要把好數據來源關，清楚統計單位來龍去脈，就能知道檔案數量的去向；至于統計人員目錄是為了將統計工作落實到人，便于開展管理、培訓、考核。

4.3 合理規劃檔案人員的培訓

因為從事檔案統計人員大多數為辦公室兼職人員，他們平時還有許多其他工作要做，再有就是兼職人員的頻繁更換，加之我們培訓班的時間和年底統計工作之間時間拉的較長，到年底統計時大都忘了去年是怎么統計的，并且我們的培訓形式大多以講解為主，沒有讓大家親手操作過。所以今后培訓人員是涉及到檔案統計類別的部門都要參與培訓，并將培訓課程化整為零，利用微信公眾號將基礎知識時常學，到年底統計工作前一個月，在集中授課。或為提高學習效率，可邀請大家來檔案館實地進行統計，并時常利用微信、電話和大家討論、交流，或邀請鐵路總公司專家來授課答疑等。最后可通過考試、展示等形式，檢驗學習成果。

總之，通過上述辦法，將檔案統計工作與其他檔案基礎業務形成環環相扣態勢，不孤立于其他部門，使統計數據正確率、利用率都能得到提高。