淺析如何提高辦公室工作效率

文/李玲梅，國能集團(tuán)寧夏煤業(yè)集團(tuán)梅花井煤礦

1 企業(yè)辦公室管理工作的作用

企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要部門,其在企業(yè)發(fā)展中也具有重要的作用。在企業(yè)發(fā)展過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行很多決策的制定,而這些決策的制定則需要有良好信息數(shù)據(jù)作為支撐,而企業(yè)辦公室則是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助部門,其能夠為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準(zhǔn)確的企業(yè)管理信息數(shù)據(jù),并為重要決策的制定提供建議,同時其還要進(jìn)行決策文件的傳達(dá)和落實,從而能夠提升企業(yè)決策執(zhí)行的力度。

企業(yè)辦公室還具有協(xié)調(diào)各個部門工作的作用,企業(yè)辦公室管理工作需要進(jìn)行整體部門的優(yōu)化,來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展整體合力的形成,同時其還需要對企業(yè)各部門進(jìn)行有效監(jiān)管,保證企業(yè)員工具有良好的工作態(tài)度,來推動企業(yè)能夠高效運轉(zhuǎn)。

另外,企業(yè)辦公室不僅需要對企業(yè)的內(nèi)部提供各種辦公服務(wù),同時還是和外界進(jìn)行聯(lián)系的窗口,其代表著企業(yè)的形象,其在文件的處理以及來訪的接待等,都發(fā)揮著重要的作用。

2 新時期辦公室工作中的缺陷

2.1 管理觀念問題

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高,在新時期環(huán)境下,對企業(yè)辦公室管理工作也提出了更高的要求,作為企業(yè)發(fā)展中的中樞部門,就需要企業(yè)充分認(rèn)識到辦公室管理工作的重要性,及時進(jìn)行管理觀念的轉(zhuǎn)變,這也是現(xiàn)代化發(fā)展對辦公室管理提出的新要求。但是,在實際的企業(yè)辦公室管理中,由于受到傳統(tǒng)辦公室管理觀念的約束,還存在一定的管理問題,一些辦公室管理人員的行為和態(tài)度還是比較隨意,并沒有嚴(yán)格按照管理制度以及管理流程來開展工作,他們也沒有充分認(rèn)識和認(rèn)真分析傳統(tǒng)管理工作中的不足,這也導(dǎo)致了其辦公室管理水平滯后的情況。

在現(xiàn)代化辦公室管理中,傳統(tǒng)辦公室管理觀念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求,因此也就不能促進(jìn)企業(yè)能夠長期穩(wěn)定的經(jīng)營和發(fā)展。

2.2 辦公室工作人員不足

隨著新時期社會的發(fā)展與壯大,在辦公室工作中逐漸出現(xiàn)一些制約著辦公室發(fā)展的因素,導(dǎo)致辦公室發(fā)展不能及時跟上時代的發(fā)展趨勢,其中尤為重要的因素就是辦公室相關(guān)工作人員的不足。新時期,辦公室工作任務(wù)不斷復(fù)雜化,工作的時間比較長,辦公室工作員工經(jīng)常需要加班,工作壓力比較大,在這種情況下許多人不愿意來辦公室工作,另一方面由于辦公室招錄名額較少,來辦公室工作的年輕人員數(shù)量降低,使得辦公室人員隊伍年齡普遍較大。辦公室工作中專業(yè)的文秘人員十分稀少,很多地區(qū)的辦公室中,專業(yè)的文秘工作人員都只有一兩個,有專業(yè)文秘人員的辦公室,對文秘工作者沒有及時加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致在辦公文件寫作方面質(zhì)量不過關(guān)。由于人員的不足,導(dǎo)致許多地區(qū)的辦公室工作人員身兼數(shù)職,加大了工作量,工作起來顧此失彼,造成辦公室在各個環(huán)節(jié)上的不規(guī)范,不能滿足辦公室在新時期的發(fā)展。

2.3 缺乏完善的管理制度

由于管理制度直接影響著企業(yè)的發(fā)展,所以管理制度在企業(yè)的發(fā)展中就顯得尤為重要。只有建立健全管理制度,才能使企業(yè)形成一定的約束機制,從而辦公室員工就能夠有效約束自身的行為,進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理工作的順利開展。但目前來看,現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺乏完善管理制度的問題,在開展辦公室管理工作的過程中,辦公室員工沒有完善的管理制度可遵循,這在一定程度上阻礙著辦公室管理工作的有效開展。

3 解決辦公室工作問題的思考與建議

3.1 加強對辦公室工作的重視

一方面,加強新時期對于辦公室工作的重視程度,從領(lǐng)導(dǎo)做起,提高對于辦公室工作人員的選拔和提任工作,選拔優(yōu)秀的辦公室工作職工,打破各方面例如年齡的限制,提升綜合工作能力強的、工作業(yè)績突出的工作人員;另一方面,建立健全辦公室的工作激勵機制,對于工作認(rèn)真的員工進(jìn)行物質(zhì)獎勵,提高工作的重視程度,還需適當(dāng)提升辦公室的職位數(shù)量,對在辦公室工作時間長的員工,給予更合理的職務(wù)待遇,提高其工作的能力。

3.2 制定完善的管理制度

定崗定責(zé)制度是提高辦公室管理工作質(zhì)量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重,所以,只有將各項工作緊密聯(lián)系起來,才能推動整體工作的進(jìn)展。可見,在開展辦公室管理工作的過程中,現(xiàn)代企業(yè)必須認(rèn)清辦公室管理工作的規(guī)律,不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法,根據(jù)辦公室設(shè)置要求,制定頂崗頂責(zé)制度,讓辦公室員工根據(jù)相關(guān)制度開展工作。要想實現(xiàn)各部門的工作目標(biāo),并做好連接辦公室內(nèi)外的紐帶工作,現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度,為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據(jù),這樣辦公室員工才能各司其職、團(tuán)結(jié)共事,提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

3.3 立足服務(wù)全行大局,切實發(fā)揮“參謀助手”作用

辦公室是參謀部,是出材料、出辦法、出宣傳的地方。要在落實“參謀助手”的要求上再下功夫,在學(xué)有所思、思有所用上再下功夫,努力做到參在點子上,謀在關(guān)鍵處。一是加強調(diào)查研究。要圍繞全行深化改革的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、主攻方向,圍繞經(jīng)營管理的熱點、重點、難點問題,深入開展調(diào)查研究,加強綜合分析運用,切實提高對策建議的含金量。要帶頭踐行群眾路線,主動策劃選題,因時制宜、動態(tài)靈活地開展調(diào)研。大力弘揚求真務(wù)實的優(yōu)良作風(fēng),實事求是、不遮不掩,既報喜又報憂,架起行黨委和基層的“直通車”。二是提高信息質(zhì)量。行務(wù)信息要關(guān)注新情況、新問題、新要求。當(dāng)前,綜合改革、資產(chǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展、網(wǎng)點轉(zhuǎn)型、營銷重點客戶和重大項目等都是行黨委高度重視的領(lǐng)域,辦公室要當(dāng)好“千里眼”和“順風(fēng)耳”,把各方面新情況、新成績、新亮點及時收集上來,歸納綜合,宣傳報道,第一時間提供全面精準(zhǔn)的信息服務(wù)。南京農(nóng)行有許多工作走在全國、全省系統(tǒng)前列,辦公室要善于總結(jié)提煉,通過各類信息平臺把全行好的做法、成熟的經(jīng)驗分享出來,積極向上級行上報,宣傳經(jīng)驗做法,爭取工作支持。三是加強隊伍建設(shè)。文字能力和協(xié)調(diào)服務(wù)是辦公室同志的看家本領(lǐng),是必修的兩個科目,但現(xiàn)在往往缺乏的是文字人才。辦公室要帶頭倡導(dǎo)以文立身、以文輔政的鮮明導(dǎo)向,推動各行、各條線加強綜合文字人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè),重視文字工作的“傳幫帶”,研究工作、研究問題、動手動筆,防止文字工作出現(xiàn)“青黃不接”。

3.4 大力發(fā)揚工匠精神,確保辦文辦會辦事優(yōu)質(zhì)高效

一有目標(biāo)感。對照標(biāo)桿找差距,把工作干得更好、干得更快、干得更巧。農(nóng)總行辦公室黃濤主任曾對辦公室全體人員講工作方法,提出要能“知不足”,目的就是要敢同強的比、向高的攀、與勇的爭、跟快的賽,把不足變成潛力,最后變成實力。從自身實際看,就是要以總行“六維方略”為引領(lǐng),積極踐行省行“九個并重、九個更加重視”新理念,堅持更高站位、更有作為,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率,努力在系統(tǒng)和同業(yè)中做出成績、發(fā)出聲音、創(chuàng)出品牌,確保在系統(tǒng)條線考核中均名列前茅。二有責(zé)任感。大力發(fā)揚工匠精神,即使從事的是1%的平凡的事情,也要投入100%的專注。要把嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致貫穿于工作始終,以嚴(yán)格的規(guī)范和極高的標(biāo)準(zhǔn),把各項工作做得止于至善。不管任務(wù)多重、事情多忙,都要抓好每一個細(xì)節(jié),做到周到、周密、周全,站好每個崗位,嚴(yán)把每個關(guān)口,守住每道防線。三有時間感。辦公室工作對時限要求很高,任務(wù)落實講時效,情況報告講時效,應(yīng)急處置講時效,如果拖拖拉拉、空轉(zhuǎn)不作業(yè),很可能耽誤事情。現(xiàn)在,各項工作節(jié)奏很快、要求很高,必須進(jìn)一步強化責(zé)任意識、效率意識,練就辦事快、處理快、反饋快的能力本領(lǐng),力求做到案無積卷、事不過夜。

3.5 加強現(xiàn)代化管理建設(shè)

隨著信息科技的迅速發(fā)展,越來越多的先進(jìn)信息科技逐漸的應(yīng)用到了各行各業(yè)中,這也為企業(yè)辦公室管理工作提供了良好的條件,因此,為了實現(xiàn)新時期經(jīng)濟市場發(fā)展的提高,就需要企業(yè)加強辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

企業(yè)可以利用信息科學(xué)技術(shù)來構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺,網(wǎng)絡(luò)平臺具有諸多的功能模塊,并對企業(yè)不同人員進(jìn)行登錄權(quán)限的限制,而辦公室管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺的工具,通過對各個部門共享工作數(shù)據(jù)信息,來進(jìn)行企業(yè)管理工作落實情況的分析和監(jiān)督,這種方法不僅有效減少了企業(yè)的工作量,同時具有快速、準(zhǔn)確以及智能化的特點,另外,企業(yè)還可以建立企業(yè)管理風(fēng)險監(jiān)控系統(tǒng),來對企業(yè)發(fā)展中的各種風(fēng)險進(jìn)行分析和掌握,從而為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起到保障作用。

4 結(jié)論

在新時期要想不斷加強辦公室的工作,就要對辦公室的工作意識進(jìn)行不斷強化。引進(jìn)專業(yè)化、年輕化的人才,改善辦公室的工作作風(fēng)問題,加大服務(wù)力度,確保工作效率和工作人員工作的積極性,為縮短新形勢下有關(guān)要求與如今辦公室工作情況之間出現(xiàn)的極大差距,不斷提高新形勢下辦公室工作的發(fā)展速度。