國際化背景下國企外事管理的實踐與思考

文/王姣 李陽，華能瀾滄江水電股份有限公司

1 國企外事管理工作當前存在的問題

1.1 法規建設不夠完善

目前，我國國有企業外事管理工作的適用法規還不夠健全，既有法規的可參考性不強，主要表現在兩個方面。一是不健全的法律文書。對于外事管理的工作所要依據的法律文書幾乎沒有，只得根據內部的幾條規章制度來辦理事務，而且在實際運行中，一些相關的制度和文件過多的涉及到了國家的機密，缺乏公開和透明性，很難在社會的層面上廣泛執行以及推廣。二是，現有法律文件相對陳舊。即使有一些相關的法律文件，也是很多年以前的，已不再適合當前新形勢下外事管理工作。

1.2 統籌規劃難度較大

隨著全球經濟化進程的逐步加深，外事工作已不再是傳統意義上的迎來送往，也不僅是外事部門一方之責，它涵蓋的內容更豐富化，知識更全面化。很多大公司、企業，通過自己的渠道開展了對外交流合作，但沒有配套設立專門的外事部門和人員，導致外事隊伍素質不夠，管理體系不成熟，無法形成合力，給外事主管部門實現統籌規劃管理增加了難度。

1.3 外事管理工作缺乏廣泛認知性

隨著國際化發展速度的增快，外事管理工作職責和內容發生巨大的變化，涉及到辦理護照和簽證的繁瑣手續和復雜資料、單位內外部的協調以及其他外事管理工作，但其他部門人員認為外事管理工作就是“走走流程”、“簽簽字”的簡單程序性工作，嚴重缺乏對外事管理工作的了解，甚至提出出訪就要求立馬或短期內拿到護照和簽證，完全忽略團組審批、準備的復雜材料、辦理護照和簽證等所需要的周期，給外事管理工作人員施加極大的壓力，加深了外事管理工作的難度。

2 外事管理的有效措施

2.1 在外事工作管理上增強規劃性

外事部門應結合企業中長期發展愿景，重點規劃管理方案，明確每一個階段對外工作的主要方向、重點目標；同時，根據人員出訪動態，分析出訪規律，制訂關鍵崗位出國（境）計劃，提前做好出行預案。這樣不僅能有效提高項目運作的時效性，還能提升外事管理水平。

2.2 建立外事管理信息系統

新形勢下,為滿足國企國際化迅速發展和大批量外事工作的需求,國企要充分借助信息化技術手段建立外事管理信息系統。外事信息系統中包括出訪計劃和任務團組及接待外團的審批、護照信息及電子照片的采集、國際信息、數據分析等模塊，讓“數據多跑路，人員少跑腿”、“讓信息化代替手工”，以最簡便的方式、最快的速度獲得資源、辦理業務、準備資料，提高外事管理工作效率，應付外事急件，讓國企以最快的速度響應國際市場，增強國企在國際市場競爭中的競爭力，促進國企國際化發展。

2.3 成立工作平臺

一方面，彰顯外事管理工作平臺（特指地方政府）的作用，作用具體表現在空間供應、溝通及時、服務優化、合作機會增加、合作范圍拓展等方面，彰顯這一平臺的優勢，不僅能夠增進合作交流，而且還能在項目討論的基礎上，加快項目落實速度，全面降低項目證件辦理難度。另一方面，成立外事信息服務平臺，這一平臺能夠匯集大量信息，并負責信息獲取、整理，以便為外事管理工作開展提供信息支持，有利于增強國企領導者的全局意識，加快資源整合速度，這對國際經濟效益增加有促進作用。此外，成立文化傳播平臺，通過文化有效管理為外事管理提供思路，這不僅能夠統一員工價值觀念，而且還能提高員工認同感，這對文化傳播、員工民族感增強有促進作用。

2.4 規范國際差旅報銷，加大督查力度

外事管理工作中，營造一種務實、質樸的工作作風也是一項重點內容。企業應建立相應完善的國際差旅費用報銷制度，制定適合自身特色的國際差旅報銷準則，嚴格執行涉外財務結算規則，憑出國(境)申請批件統一結算國際差旅費用、境外保險費用等，做到涉外結算有據可依、有證可查。外事管理人員必須具備正直高尚的道德品質，積極配合企業紀檢部門按照國家政策和上級單位的要求，對涉外財務結算進行核查，杜絕公費旅游、外派人員滯留不回等情況，樹立嚴謹規范、公平公正的外事管理風貌。

2.5 注重日常工作中全程信息管理歸檔工作

外事檔案是企業重要的信息資產，包含了外事工作中形成的多語言不同形式的原始記錄及涉外信息，是企業陸續開展國際交流的重要借鑒。外事管理部門應在日常工作中，建立健全企業外事制度、出國（境）管理工作、外事活動、資料翻譯、邀請外國人來華等各業務模塊的基礎檔案，力求做到“件件有記錄、項項可追溯、事事合規范”，通過不斷完善、規范信息庫的建立，積累寶貴的經驗、減少重復性工作、減少差錯率，做到專業、規范、嚴謹、權威。

2.6 建立外事管理全程信息集中管控機制

作為企業重要的信息類資產的外事檔案，不但記錄了企業在外事的工作，分為不同類型的語言，記載了各種外部的信息，因此必須整理和保存好，它可以作為借鑒內容為以后的對外交流提供寶貴的經驗。外事管理部門可以建設一套更加統一、更加規范的數據庫以及信息化的交流平臺，增加其的儲存功能以及分類利用的功能，這樣以來既可以有效的減少外事工作重復的可能性，還在無形當中節約了人力資源。

3 結束語

綜上所述，國有企業外事管理工作在新常態背景下要想取得良好的效果，應在掌握基本內容以及外事管理意義的基礎上，樹立外事管理的正確思路，提供外事管理的有效決策，這不僅符合現階段國際市場穩定發展的需要，而且還能為外事管理工作提供發展機遇，有利于降低外事管理工作失誤率。此外，有利于國企培養大量外事管理人才，確保外事管理工作能夠為國企帶來經濟效益。這對我國綜合國力增強、國家良好形象樹立有重要意義，并且我國國企外事管理工作能夠穩步推進，這對海外市場拓展具有促進作用。