如何加強《出生醫學證明》檔案管理

文/霍向潔，河北省婦幼保健中心

1 《出生醫學證明》及檔案管理的重要性

《出生醫學證明》是依法許可的醫療保健機構依據《中華人民共和國母嬰保健法》的有關規定為新生兒出具的法定醫學證明，有著“人生第一證”之稱，其作用不僅證明該新生兒的出生狀態，而且可以為判斷血緣關系提供最原始、最科學的原始依據，為獲取中華人民共和國國籍提供醫學依據，為公民進行戶口登記、取得公民身份證號碼的原始法律憑證，為兒童能依法獲得保健服務的科學憑證。隨著經濟發展和社會進步，孩子入托入學、出國留學居住、遺產繼承等都需要《出生醫學證明》作為憑證，其實用價值愈來愈大。正是由于《出生醫學證明》的重要性，對《出生醫學證明》的檔案管理也顯得非常重要。所以，隨著社會的發展和進步，生活中越來越多地利用到《出生醫學證明》檔案，健全《出生醫學證明》檔案管理工作勢在必行并迫在眉睫。

2 目前《出生醫學證明》檔案管理中存在的問題

2.1 保管部門不明確，影響管理質量

由于國家相關部門尚未出臺統一的《出生醫學證明》檔案管理規范，造成各個簽發機構的檔案管理缺乏統一性，僅出生醫學證明檔案管理科室就五花八門，有的將檔案存放在病案室，由檔案室統一管理；有的因新生兒出生在婦產科，由婦產科負責管理；有的則由婦產科存放一定時間后，再統一上交到醫院的檔案室管理。由于管理部門的不明確性，造成其檔案管理的不規范性，不同程度地造成《出生醫學證明》檔案材料的破損、混亂，甚至丟失，不同程度影響到保管的質量，造成《出生醫學證明》檔案管理質量不高，管理水平參差不齊。

2.2 檔案管理無序，影響服務質量

筆者在調研時發現，目前《出生醫學證明》檔案管理中尚存在諸多薄弱環節，比如個別簽發機構對申請材料審核不嚴，出現缺少重要證明材料；比如有的新生兒家長為孩子入托入學，以丟失證件為名，弄虛作假，通過補發證件等非法手段私自更改出生日期，造成證件與原始檔案不一致；再如《出生醫學證明》檔案管理人員缺乏必要的管理知識，對出生醫學證明的檔案隨意排序，不便查詢；還有的機構雖實現電子化管理，但由于歸檔資料項目不全，甚至有缺錄現象，造成查詢困難，費時費力，沒有發揮電子化管理的優勢。

2.3 管理交接脫節，造成人力重復

盡管醫療保健機構強化《出生醫學證明》檔案的專業管理，但由于具體管理人員不固定，人力資源合理流動等原因，致使出生醫學證明檔案經常發生移交現象。加之個別醫療保健機構對《出生醫學證明》檔案重視程度，明顯比其他醫學檔案弱，時常發生移交脫節、管理混亂現象，在分娩量不多、簽發數量少的醫療保健機構尤為突出，導致新接收的管理者進行重新整理、重新歸檔等，既造成人力資源的重復勞動和浪費，也導致《出生醫學證明檔案》管理缺乏連續性和規范化，管理水平往往原地踏步，創新乏力。

3 提升《出生醫學證明》檔案高效管理的對策

3.1 加強學習，提高責任意識

提高《出生醫學證明》檔案管理的有效性，首先要提高從簽發機構到具體管理者的檔案管理意識，保證《出生醫學證明》檔案的真實性、完整性、有序性。衛生健康行政部門和醫療保健機構，要定期對簽發科室和檔案管理人員開展《出生醫學證明》檔案管理知識的培訓，提高有關人員對《出生醫學證明》檔案管理重要性的認識，樹立“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的工作理念，從而強化責任意識，提高做好本職工作的自覺性。

3.2 規范管理，實現服務高效

對于《出生醫學證明》的檔案應實行統一要求，規范管理。各醫療保健機構要明確對《出生醫學證明》檔案管理的科室或部門，并將《出生醫學證明》檔案管理納入到機構檔案統一管理范疇，變分散管理為統一管理。要強化分類管理，明確《出生醫學證明》檔案的歸檔種類，統一于簽發類、專業類檔案，與管理類檔案區別開來。由于《出生醫學證明》檔案具有歷史存檔和即時調取的雙重作用，因此在整理時應對散在的檔案進行條理化整理，通過分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗、錄制電子檔案等流程，組成有序的管理體系，并在整理過程中遵循檔案的時間特性和形成規律，保持檔案文件材料之間的有機聯系，并根據檔案的價值實行分類管理，為后續管理工作和服務工作提供方便。

3.3 互聯管理，實現快捷服務

隨著信息化步伐的加快，醫療保健機構要適應新時代的要求，創新對《出生醫學證明》檔案的管理手段，加大對硬件設施的投入，對《出生醫學證明》檔案實行電子化管理。對簽發《出生醫學證明》時形成的檔案材料同步錄取電子檔案進行歸檔，確保檔案的真實性。醫療保健機構檔案管理部門可以利用信息化管理平臺，暢通《出生醫學證明》檔案管理的信息化通道，實現嬰兒出生、簽發證明、錄取信息三同步，既減少差錯、避免不良事件的發生，又可以實現對同一檔案進行統一管理。

3.4 實施監管，促進管理規范

實施有效監督，有利于提高《出生醫學證明》檔案管理質量。衛生健康行政部門和檔案管理部門應將《出生醫學證明》檔案管理工作，納入到重要議事日程，強化對醫療保健機構的日常監督指導。醫療保健機構要建立《出生醫學證明》檔案管理監督管理機制，完善相關制度，加強日常監管，重點對《出生醫學證明》的換發和廢證管理、信息管理、檔案管理等環節的督導檢查，并將結果納入績效管理，與相關科室及人員獎懲掛鉤，從而提高管理科室和人員的責任意識，調動工作的積極性、主動性，克服麻痹思想和應付態度，確保將《出生醫學證明》檔案管理納入到醫療保健機構科學化、規范化管理軌道。