淺談人力資源檔案管理

陳志強

四川省渠縣人力資源執(zhí)法監(jiān)察大隊 四川達州 635200

人力資源管理水平的提高，在很大程度上能提升公司的總體工作環(huán)境。望此篇文章對我國各企業(yè)人力資源管理能有一定的幫助。

1 健全制度流程

提高重視程度，爭取將人事檔案工作納入企業(yè)年度績效考核。持續(xù)完善人事檔案管理工作制度，每2～3年修訂一次，明確管理權(quán)限，細化業(yè)務(wù)流程。將該制度納入企業(yè)制度匯編予以印發(fā)，確保管理人員熟悉，普通員工知曉。加強管理隊伍建設(shè)，堅持先培訓后上崗，培訓內(nèi)容包括法規(guī)制度、行業(yè)標準和實操技能。每年集中開展1次工作講評或業(yè)務(wù)交流。通過企業(yè)內(nèi)部展板展屏、媒體刊物，定期介紹工作動態(tài)和相關(guān)知識。對擬提任干部，在報上級組織人事部門審批前由專人負責審檔；審核發(fā)現(xiàn)人事檔案不完整、不規(guī)范的，要求限期整改，確保其規(guī)范性和嚴肅性[1]。

2 增擴渠道范圍

根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，抓好“自選動作”，對不同崗位的人事檔案適當開展“私人訂制”，改變傳統(tǒng)檔案“千人一面、千篇一律”的面貌。除組織人事部門的材料外，應(yīng)適當納入由各級職能部門、工青婦等群團組織形成的榮譽嘉獎材料，由紀檢監(jiān)察部門形成的黨內(nèi)外懲處材料，以及函授培訓、繼續(xù)教育、比賽競聘、資格或注冊考試等材料。要潛心分析崗位特點，分層分類的開展收集。如對業(yè)務(wù)部門員工，著重業(yè)績成果證明材料；對綜合部門員工，著重反映管理、協(xié)調(diào)和應(yīng)急能力的材料。尤其要將員工在重大活動、重點工作、突發(fā)情況中的表現(xiàn)及時入檔。通過上述舉措，努力將人事檔案打造成選拔培養(yǎng)、人崗適配的高質(zhì)量依據(jù)。

3 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

想要做好個人檔案管理工作，需要工作人員對檔案管理的相關(guān)理論知識爛熟于心，并且需要能夠熟練的了解計算機技術(shù)，還需要具有相當高的責任感以及職業(yè)道德和認真謹慎的態(tài)度。企業(yè)需要對檔案管理人員定期展開思想教育工作，使其充分的了解到檔案管理工作的重要程度以及實際意義。另外還需要增強工作人員自身的責任感和榮譽感，以助于提高工作的效率[2]。

探索檔案資源利用價值。在檔案管理中，應(yīng)用檔案服務(wù)其他部門工作提供切實支持是檔案資源開發(fā)利用的一個重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內(nèi)的有關(guān)單位做好信息鏈接，發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢，完善檔案社會信用體系的構(gòu)建。另外，還要加強補充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強對其政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作績效、道德品質(zhì)等方面資料的收集，確保及時反映個人狀況，為干部人事管理服務(wù)。信息化手段服務(wù)檔案管理。人事檔案管理工作中要積極利用新技術(shù)服務(wù)于信息化水平的提升，在掌握現(xiàn)代檔案管理理論與模式的基礎(chǔ)上，配合管理工作需求積極開發(fā)相關(guān)管理軟件，對人事檔案做動態(tài)化管理與維護，提升數(shù)字化水平，建立數(shù)據(jù)庫與備用數(shù)據(jù)庫，利用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)有網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢提升辦公自動化水平與管理信息化水平，服務(wù)檔案動態(tài)化管理，并逐漸充實、優(yōu)化個人檔案的建設(shè)與管理，減少遺漏與損壞。

4 勞動人事檔案管理工作服務(wù)手段現(xiàn)代化

為適應(yīng)現(xiàn)代社會經(jīng)濟的發(fā)展，盡快拋棄過去那種手寫筆抄落后的服務(wù)手段，利用計算機電腦技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)實現(xiàn)服務(wù)手段現(xiàn)代化已迫在眉睫，在勞動人事檔案管理工作服務(wù)方面切實推進數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化，運用計算機電腦軟件、大數(shù)據(jù)建立檔案電子化、自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)勞動人事檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢。建立勞動人事檔案網(wǎng)站平臺和信息服務(wù)中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡(luò)支持，為勞動人事檔案管理服務(wù)社會創(chuàng)造條件，利用計算機信息系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)進行檢索、編目、登記、借閱，使利用者快速準確便捷地查找檔案信息[3]。

5 保證職工檔案的安全性

如果職工檔案被不法分子利用，并且職工檔案管理人員，不能及時的發(fā)現(xiàn)，被做了手腳的檔案有問題，或者不能及時發(fā)現(xiàn)，某個職工的檔案被竊。那么，將會對職工的利益有所損失。并且受害者在遭受損失的同時，職工檔案管理人員，也將會，因為職工檔案管理不當而被處罰。所以為了大家的利益著想。人力資源管理部門應(yīng)該做好職工檔案管理的安全工作，時刻確保職工檔案處于安全狀態(tài)。

6 職工檔案管理有關(guān)部門要更新觀念，擴大服務(wù)范圍

人事制度不斷變遷。職工檔案管理工作也在不斷地遇到新的難題。傳統(tǒng)型的職工檔案管理工作，它的服務(wù)方式比較閉合，主動服務(wù)能力差，職工檔案管理的方法也比較簡單，這種傳統(tǒng)型的職工檔案管理服務(wù)，并不能長盛不衰，并且存在著許多缺陷。所以我們應(yīng)該及時變革，不斷優(yōu)化，我們的職工檔案管理服務(wù)，才能在服務(wù)這塊市場上長久立足。我們應(yīng)該主動服務(wù)。經(jīng)常了解各單位對職工檔案管理的需求，可以采取問卷調(diào)查的方法，對各單位開展跟蹤式人力資源管理服務(wù)，把服務(wù)工作做到最需要之處，爭取最大限度地，發(fā)揮出職工檔案管理工作的作用。

因為現(xiàn)在是科技信息化時代。所以，職工檔案信息也加入了科技領(lǐng)域的行列里，現(xiàn)代職工檔案管理的模式可以借助電腦進行存儲和備份，并可直接登錄系統(tǒng)進行查閱，這在很大程度上節(jié)約了職工檔案管理工作的時間和成本。職工檔案管理工作的開展，為人才的培養(yǎng)提供了合理發(fā)展計劃。極大程度上，人力資源管理水平被提高。我相信，人力資源管理的輝煌發(fā)展指日可待！