淺談我國企業檔案規范化管理進程特點與規律

摘 要：在我國政治經濟的大背景下，筆者根據國家有關部門發布的文件，將它分為幾個階段時期，并具體總結了各時期的特點和規律。

關鍵詞：企業檔案;規范化;特點;規律

1 我國各時期企業檔案規范化管理的特點

1.1 基礎的構建

1）企業檔案工作的內部框架建立。1957年，雖然國家檔案局《關于改進檔案、資料工作的方案》對企業檔案管理已涉及微觀管理，但是，它僅限于編目和借閱的一般要求。根據1960年的《提案》，結合實踐中總結的經驗，制定了一系列系統的檔案管理流程系統：在檔案的收集和整理中，將檔案的收集和整理范圍定義為：本單位的技術檔案。盡管這一系列標準對于檔案管理的實際操作仍然有一定的局限性，但涉及的方面更加全面，這表明我國已逐漸認識到科學管理企業檔案的必要性。

2）企業檔案規范化管理外部格局形成。1957年《關于改進檔案、資料工作的方案》只鑒定了專業和檔案機構的職責，沒有具體規定其他部門的職責。1959年的《關于技術檔案工作大連現場會議的報告》（以下簡稱《報告》）進一步解釋說明，國家檔案館監督、指導和檢查檔案工作，并各主管機關與檔案管理部門合作，并指導系統中的檔案工作。1960年，《技術檔案工作暫行通則》要求國家檔案局獲得各級技術檔案專業指導，首次明確了技術檔案管理的職能部門：“技術檔案室應該兼管技術資料工作，并對本單位內部各機構或車間的技術文件材料、技術資料的管理工作進行檢查、監督和指導[1]。”這樣，在我國企業檔案工作集中統一的原則下，各單位在“條塊結合”制度下，從國家檔案局到地方檔案管理部門，從各級專門機構到檔案館，都有相應的職責[2]。

3）企業檔案意識及檔案價值認識逐漸增強。1960年的《報告》首先描述了技術文件的價值，反映了業務管理的實踐，它還促進了對檔案價值的新理解。過去，在公司的業務活動中，更多地側重于對公司檔案工作的真實評估，從而為企業帶來了實實在在的利益。現在，要確定公司文件的價值，我們不僅必須考慮“參考”信息的價值，還必須考慮“憑證”工具的價值，更難得的是能夠保存歷史并延續文化觀點來檢驗無形利益。

1.2 挫折后的理念轉變

十年的浩劫將企業檔案的規范化管理扼殺在搖籃中，文革后企業檔案的恢復工作尤為重要。下表是恢復期和初始期規范化內容的簡單比較。

從表1可以知道，雖然在回收期內公司文件標準化是在退休期之前的延續，但也逐漸體現了企業文件管理理念的思想。可以看出，企業檔案的工作不僅在方法上具有創新性，而且已經開始從概念層面進行思考。

1.3 與時俱進的管理手段

在新時期我國政治經濟體制改革深入發展的形勢下，企業檔案的發展必然會面臨許多新的問題。企業檔案管理只有突破傳統的管理理念，不斷提高管理水平，才能適應社會的發展。

表2比較了改革、發展和恢復期間企業主要文件的內容。由此可以總結出改革開放時期的一些變化：“集中統一”的管理體制發生了變化，企業檔案工作的管理水平被削弱，企業檔案管理一體化的趨勢有所增強。

1.4 管理日趨完善

在市場經濟時代，我國企業檔案管理的規范化日益完善。無論是與改革和發展時期的縱向比較，還是對這一時期文件內容的橫向比較，我們都可以看到，中國企業檔案的規范化管理正在逐步成熟。

2 我國企業檔案規范化管理的規律

盡管中國不同時期的企業檔案規范化管理有其自身的特點，但總體而言，中國企業檔案規范化管理具有以下規則：

2.1 企業檔案管理方法：從傳統走向現代化

科學技術的巨大進步改變了傳統的公司文件管理模式。在當今社會中，由于信息的發展和迅速變化，計算機和電子文件的出現從傳統的手工操作轉向了檔案管理的智能化管理，建立了信息化企業，實施了企業檔案信息管理。在標準化初期，不涉及現代化和信息化的內容。當前《企業檔案工作標準》直接數字化檔案，是企業檔案工作的要求。提出了信息化、網絡化、企業電子文件歸檔、檔案管理系統建設等信息化建設的一系列要求。

2.2 企業檔案管理標準化從不完善到系統化

中華人民共和國成立初期，隨著檔案意識的提高，對檔案的收集、編目和標識提出了某些要求，并制定了一些粗略的規則。盡管公司記錄管理具有約束力，但其操作強度和強制性有待提高。目前，各企業針對文件管理的每個鏈接的細節形成了操作流程，完善的企業檔案管理體系更有利于實現企業檔案管理的總體目標，而可操作性的提高則凸顯了企業檔案標準化管理的科學性。

2.3 框架建立，由上至下，再次完善基礎

企業宏觀管理文件為其開發提供了自由空間。然而，在當前新形勢下，企業檔案管理出現了許多新的發展。僅從宏觀實踐的把握來看，管理層面缺乏一定的參考意義。同時，企業檔案微觀管理的一系列文件，又回到了實踐的基礎上，為檔案工作者提供了企業檔案管理實際操作的更多便利。

3 結論

總之，社會正在不斷發展，由于時間有限，作者的研究和創新能力不足，對企業檔案規范化管理發展的認識有待提高，后續還將做進一步的研究。

參考文獻

[1]覃兆判.企業檔案的價值與管理規范[M].上海：世界圖書出版公司，2016.

[2]王遁.我國企業檔案工作的發展之路[J].檔案學通訊，2013（4）.

作者簡介

呼艷萍（1982-），女，漢族，陜西省神木市人，本科，中級，研究方向：檔案管理。