信息化在解決傳統公證服務問題中的優勢與應用

關鍵詞 公證服務 信息化 措施

作者簡介：李寧，山西省太原市城北公證處。

中圖分類號：D926.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.12.188

隨著互聯網技術發展及信息化水平提升，公證行業中普遍應用互聯網技術，這對傳統公證行業提出新的要求。公證主要提供公共法律服務給社會大眾，需要結合市場需求進行創新，切實滿足社會發展的需求。互聯網時代公證行業要意識到創新的重要性，聯系行業實際情況探索互聯網時代提升公證業務效率的措施，全面發揮公證行業承擔的社會職能，推動和諧社會的建設。本文就此展開論述。

一、傳統公證行業服務的主要問題分析

（一）行業發展面臨內外壓力

當前幾乎所有行業都在推進信息化改革，公證行業作為服務領域中相對特殊的行業，落實信息化改革已成為必然。信息化改革背景下對公證機構產生較大的壓力，加之普通群眾中公證機構的口碑一直不好，最為詬病的地方就是辦事效率低下。在這樣的背景下提前進行信息化改革的公證機構贏得更大市場，相對保守的結構則要承受較大行業壓力。各類公證機構面臨行業競爭情況，需要推進信息化改革已滿足市場發展需求，實現自身的長遠發展[1]。

（二）無法滿足審查工作需求

公證服務的對象只要為基層群眾，傳統公證服務審查工作中存在嚴重的信息不對稱的問題，直接影響到公證工作高效進行?，F階段我國各行業都在推動服務質量與提升效率改革，使得傳統公證服務審查低效化的問題愈發凸顯，無法滿足時代發展的需求。

分析傳統公證服務審查工作的條件與運行情況，審查工作開展時由當事人提出公證申請，但此時公證機構并不了解當事人情況與各類材料的真實性，當事人也不知道公證結構需要材料的類型，信息不對稱使得大多數公證在第一次接待時無法完全或直接處理，至少需要公證人進行兩次申請。而具體到實際情況，當事人前往公證結構的次數大多超過2次，直接對公證服務效率產生影響，使得人們普遍不認同公證服務行業。

（三）信息化建設經費、人才的問題

大多數公證機構管理者并不重視信息化建設，或是沒有清楚認識信息化建設，使得大部分公證機構信息化建設停留在配置計算機設備、安裝計算機基本管理軟件，影響到公證機構信息化建設速度，無法有效提升服務質量。這個問題的存在直接阻礙公證機構信息化建設。

各公證機構信息化建設時主要影響因素之一就是經費，建設經費不足的話直接影響到信息化建設質量。各公證機構信息化建設過程中受到各類因素影響，使得信息化建設程度存在差異。如，公證機構建設時經費數量充足，有足夠資金購買相關軟件、系統等，大幅度提升信息化建設程度。但部分公證機構經費不足，存在信息化設備長期不更新或更新緩慢，不利于公證機構建設;大部分公證機構采取傳統管理模式進行，整體信息化水平較低，對于專業系統、設備操作及網絡技術的了解偏少。同時公證機構內存在人員結構斷層的情況，中青年人的比重偏低，尤其是缺少計算機信息技術專業類的管理人員，整體信息素養水平偏低，無法滿足公證機構信息化建設與管理的要求，影響到公證機構長遠發展。

二、公證行業引入信息化技術的優勢

（一）滿足信息化時代的需求

現代社會已經步入互聯網和信息化技術時代，人們生活與思維方式呈現出信息化特征，如，人們習慣通過移動互聯網與智能終端申請相關業務。這種習慣滲透到社會各層面，直接貫穿大眾生活的領域。在這樣背景下，基層群眾對各類社會服務有著較高的信息化需求。時代發展背景下，公證行業從自身發展及滿足受眾需求方面，需要對自身信息化服務能力進行完善，必然受到時代淘汰，不利于自身長遠發展[2]。

（二）實現各類資源的共享

公證機構信息化建設也是機構改革的主要渠道，公證機構信息化建設，通過信息技術實現高效整合與管理信息、有效存儲于處理，實現信息資源的共享，也可以通過信息平臺推廣信息資源，促進工作與學習效率的提升。公證機構信息化建設，可以提高公證機構信息資源的使用率，實現資源利用最大化，提升信息化管理水平。

公證機構管理實力使用合適的信息化技術，可以推動公證機構現代化發展，促進公證機構整體水平的提升，降低管理人員工作難度，并對當事人需求進行精準解讀，推送個性化發展。因此，只有高度重視公證機構信息化建設工作，改善傳統公證機構管理模式的不足，為推動公證機構信息化改革貢獻一份力量。信息化時代下通過共享信息資源直接打破公證行業的區域壁壘，直接消除行業內部非集約化發展造成資源限制問題。各個公證機構將人才資源信息在網絡上共享，幫助各機構準確、快速獲取日常工作中所需的業務精英，也可以在線上快速借調處理遠程業務。

（三）提升公證機構審查效率

雖然公證服務的對象是面向社會大眾的，但是公證機構所提供的服務信息和當事人所提出問題需求之間存在明顯的信息不對稱或者信息不透明的問題，這就導致當事人在解決問題時，公證機構很難在第一時間內快速、有效、準確的獲取當事人所要進行公證的事務的全部信息和資料，最終導致當事人在獲取服務過程中因為資料不完善而反復往返，浪費時間和精力。

從根本上講，公證機構的主要職責就是為社會大眾提供高效公正的服務，因此為保證其工作的效率和完善性，就需針對信息不對稱、不透明等問題進行針對性處理。而針對該問題最有效的解決措施就是針對信息渠道進行完善和優化，借助先進計算機和信息技術分門別類進行分類和歸納總結，加強與其他機構和信息平臺間的聯系，以便全面快速獲取當事人信息。在當事人提出需求的第一時間內對其所提供的各種材料進行甄選和篩查，一旦發現其所提供的信息存在缺漏，就可以利用網絡渠道從其他相關機構和信息平臺進行獲取，提升工作效率，縮短和降低當事人所花費的時間和來回往返次數，全面提升人民群眾的滿意程度。

三、公證服務中應用信息化技術的措施

（一）搭建信息平臺，構建咨詢服務平臺

公證機構信息化建設時，全面考慮當事人需求，搭建合適的學習平臺，并將技術人才培養作為建設目標，實現平臺資源共享的目的。推動公證機構信息化全面建設工作，并考慮當事人學習特點，搭建合適的學習平臺，方便當事人申請活動的開展，當事人查閱資料與學習交流，提升當事人辦事效率;拓展公證機構信息方式的內容，讓當事人在平臺學習時依據自身需求選擇合適的資源與內容，構建獨立的知識系統。當事人掌握相關的內容，全面滿足當事人業務申請需求[3]。

在進行公證機構的工作中，傳統公證機構的工作人員需要和對資源有需要的人進行一定的溝通和交流，對所需要得到的資源進行分類。而現在，在公證機構的信息化管理中，可以充分使用信息平臺與當事人進行相關的溝通。這就需要建立一定的咨詢平臺，方便了解當事人的“疑難雜癥”，及時溝通，及時解決。通過咨詢平臺對當事人進行調查，認真收集當事人的意見和建議，進而“對癥下藥”，采取一定的改革措施，從而使公證機構的信息化服務水平得到提升。公證機構發揮當事人咨詢服務平臺的作用，吸引當事人主動利用公證機構信息平臺了解相關內容，全面發揮公證機構的作用。

（二）結合行業情況，合理應用信息技術

根據以上內容可知，就目前為止，我國公證行業在執業區域內還存在一定壁壘，究其原因主要是因為在區域之間和各公證機構之間無論是信息資源還是其他資源的共享率極其低下，限制了行業的發展與相互間的競爭，同時也在一定程度上對公證資源的利用率進行限制。因此在未來公證行業發展過程中可以通過加強行業內部建設的方法加強平臺間信息的相互流通和共享，以此來解決行業內資源利用率低下的問題，而且加強行業間信息共享，有助于加強行業內相互間的競爭力，提高工作和服務效率。

至今為止，我國各地區和各公證機構在工作過程和信息化采集時所依據的數據處理標準存在各自差異化，這對行業內資源共享是一種限制，同時也不利于行業間的相互交流和信息互通。而很多政府部門對于證據類信息在采集和求證時要求極為嚴格，過程也較為繁瑣，而對于不同公證機構而言，因為所依據的數據處理標準不同，相互間保存的主要信息也因此存在明顯差異，面對當前信息共享度低下的情況，公證機構就會要求當事人從其他機構來獲取相應信息來滿足自身工作需求，但若在數據標準相對統一時，公證機構就完全可以越過當事人，直接與有關機構取得聯系，獲取相關資料和信息，不僅加大資源的有效利用率，而且快速提高工作效率。

（三）重視檔案管理，推進信息化的建設

檔案管理是對公證機構乃至國家檔案進行保存和加密，是公證機構生命軌跡的續寫方式，所以 一個公證機構對檔案資料的管理程度決定了一個公證機構運行的好壞。而在檔案管理環節中，檔案管理人員更是對公證機構檔案管理起著決定的作用，檔案人員素質的高低、業務能力的強弱無疑決定了公證機構檔案管理的成效。而在我國大多數機關事業公證機構檔案管理中，管理人員的素質和工作意識不強，只是一味的照本宣科，無法將責任意識落實到實處，從而導致了公證機構或是個人完成嚴重的損失[4]。

機關事業公證機構檔案管理方式必須與時代接軌，充分利用信息化的方式，建立起一個綜合的信息化公證機構檔案庫，形成系統的平臺。將檔案工作逐步由紙質版過渡到電子檔案資料，并且完成錄入，整理，歸納與查詢等，充分利用信息化技術提升公證機構檔案管理的效率。檔案管理工作人員的素質提升后，需對管理工作進行明確分工，設置專門檔案管理工作的資料收集整理專員，根據的相關管理要求，可以有效提高檔案的真實性，完整性和連貫性。制定一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應的管理制度，并嚴格貫徹執行，按高標準做好基礎資料，嚴格考核，避免發生材料不規范、文件遺失等現象，從源頭上為文件資料的建檔打好基礎。完善檔案管理制度是完善檔案管理制度的重中之重的環節，機關事業公證機構想要運行規范需要保證檔案質量。要規范檔案材料，制定完善健全收集制度，將檔案材料分類，管理創新收集手段，并且收集照片，錄音帶，錄像帶等實物，并且根據各類檔案資料管理要求進行整理，方便檔案的保管。

四、結語

總之，和諧社會建設中公證行業承擔著重要責任，互聯網時代公證行業需要創新公證服務模式，促進工作效率與質量的提升，塑造出良好的工作氛圍。公證行業要依據實際情況，全面推進改革與創新，實現公證機構的自我完善，達成提升機構服務意識的目的。

參考文獻：

[1]賀小梅.信息化在解決傳統公證服務問題中的優勢與應用策略[J].法制與社會，2019（20）：146-147.

[2]黃桂平.基于公證信息化的公證質量問題探析[J].中國公證，2018（2）：35-40.

[3]鄺志強.深入學習貫徹黨的十九大精神 全力打造優質公證服務[J].中國公證，2018（1）：52-55.

[4]張繼承.“互聯網+”時代下公證服務模式的創新與發展[J].黑河學刊，2017（3）：14-16.