職業教育檔案管理工作策略分析

王海峰

摘 要：隨著新時期發展，為了不斷提高職業教育檔案管理水平，要重視結合工作實際，有效的進行管理實踐，從而才能充分結合有效的管理模式，進一步落實管理工作，以不斷提高職業教育檔案管理水平，希望通過實踐分析，能夠為相關工作人員提供有效參考。

關鍵詞：職業教育;檔案管理;策略分析

為了不斷完善職業教育工作，需要提高對于檔案管理的認識，在有效的開展職業教育檔案管理工作過程，要提高對于職業教育檔案管理的認識，以此才能有效的運用完善的管理方式，進一步加強管理水平，從而為職業教育檔案管理工作提供有效保證，下面進行具體分析。

1 職業教育檔案管理的重要意義

各類檔案的歸集整理工作在職業院校整體工作中具有較大的比重，這部分工作所體現出的價值和意義較為深遠，對各類教學、科研、榮譽等歷史文件材料的系統整理不僅可以大力促進職業教育的整體發展，還能從基礎工作層面提升對文檔綜合管理工作的質效，因此當前的職業教育機構應高度重視對歷史遺留文檔的管理工作，并應用較為先進的理念和方式對各類檔案進行有序而系統的管理。從目前的職業教育機構的檔案內容來看，大致可以將現存檔案歸為下列幾類：一是關于日常的教學材料;二是基于教學活動的科研項目的記載材料;三是教育機構的各層級人員檔案及相應的獎懲記錄;四是與教育教學相關的其他材料。可見，職業教育機構的檔案管理內容較為龐雜，涉獵范圍廣泛，整理任務艱巨，必須采取較為專業、系統的管理方式對其進行有效的整理備案，否則將影響到教學質量及學校的長遠發展。職業院校需建立相應的管理系統及制度規范，以標準化的制度規范歷史文件的整理行為，并增強信息科技在檔案整理工作中的參與力度，運用科學手段提升本機構對日常檔案的管理水平。

2 職業教育檔案管理創新的具體措施

通過對職業教育檔案管理的重要意義的分析，進一步提高了職業教育檔案管理的認識，為了有效的進行管理，需要重視結合實際，有針對性的制定更加完善的管理模式，從而才能有效的提高管理質量，下面結合工作實際，有效的分析具體的管理措施。

2.1 對職業教育檔案管理思路進行創新

從目前職業教育機構的檔案管理成效來看，大多院校對檔案的管理只停留在保存階段，認為檔案管理工作的重心便是保存文件信息，對檔案的進一步歸類整理、查詢使用職能應用率不高，因此檔案管理水平一直處于基礎階段。對此，職業院校應徹底轉變對檔案管理工作的定位和認識，除了有效管理和保存以外，還需加大使用檔案歸集整理和后期查詢的職能，讓檔案管理工作真正發揮自身價值，幫助學校形成一套具有較強系統性的統計文檔的模式。良好的文檔管理可以作為該院校的歷史發展縮影，通過檔案記載便能夠清晰了解該院校的教學、科研發展狀況及教育人員、學生的素質水平，同時可從歷史檔案中提取有效的信息，以指導當前的教學實踐活動。因此檔案管理同樣具有服務教學和推動機構發展的職能。

2.2 對職業教育檔案管理模式進行創新

檔案管理的理念和方式的科學性決定了對其管理的效果水平。因此相關工作人員需科學探索有效方式，來實現對檔案的高質量保存和整理。建立科學、實用的工作制度是進一步規范管理行為的前提，按照制度執行管理操作，可以切實保障檔案管理的最優效果，同時在檔案查閱、檢索過程中，也需根據實際情況盡量減少不必要的環節和要求，以便捷為本，高效發揮檔案的價值和作用。檔案整理和保存的最終價值是為了向日后的查詢行為提供文字和數據依據，其服務功能是進行檔案管理的核心。若想將文檔整理工作的核心職能發揮至最優，則需對現存的檔案內容進行有序整理和區分，提高檔案歸集的系統性，將信息手段應用到檔案管理工作中，用數字化的編碼方式將不同類別檔案進行編碼整理，這樣在查詢時便能夠有效縮短不必要的時間浪費，檢索人可以依據一定的線索進行方向明確的查詢，提高信息獲取的速度。在管理工作中，也應加大信息處理技術的應用力度，將各類檔案信息及目錄以電子文檔形式保存在系統中，一旦需要檢索查詢，便可以通過系統快速獲得所需的信息，充分顯現其服務特性。

2.3 重視檔案管理人員的專業技能培訓

從業者整體能力的提高，是推動文檔管理工作有序改善的重要方面。制度與模式的執行、應用都要依賴于人員的專業素養。因此對職業人員的能力與素質培養不可或缺。尤其是職業教育的檔案管理工作更具特殊性，相較于一般檔案管理工作來說，更應接受系統的專業培訓，以提高從業人員的職業技能。與此同時，從職業道德和理念層面，也應有所轉變，強調檔案管理的核心職能為服務，增加檔案查閱的高效體驗感。與此同時，為了提高與管理設備和技術的匹配性，相關從業人員還應相對提高系統的應用能力和設備的操作水平，只有從業人員熟練掌握并使用設備和系統對檔案信息進行管理，才能從根本上提高檔案管理水平。讓適當的人員從事與能力相匹配的工作崗位，并定期參加職業技能學習，豐富從業經驗，提高職業能力，從每個人的自身出發合力推動整體工作水平的提升。

2.4 促進職業教育檔案信息資源的開發利用

新時期，為了提高職業教育檔案管理水平，要重視合理的開發與利用，從實際分析，衡量文檔整體管理水平和效果的一貫標準，是其對檔案的保存、處理等方面的效果，而檔案管理所應表現出的查詢、服務職能尚未被有效開發和使用。職業教育檔案所記載的都是分布于各行業、各領域的職員，其職業教育經歷、職業素質都會體現在個人檔案中，因此職業教育的檔案對在職人員在本行業的提升相當關鍵。若想有效利用檔案信息，一方面從職業院校的需求出發，明確檔案管理工作的職能和發展方向，細化工作目標和方式，通過先進的管理方式將現存的檔案材料進行歸類整理，用以今后的查閱和檢索;同時，還要改變被動存儲的工作狀態，主動搜集和歸納相關檔案材料，盡量減少檔案信息的覆蓋死角，讓檔案儲備完善化、細致化。相關的單位也應重視發展檔案信息的職能，充分基于檔案信息優化資源配置，讓管理工作有據可依，依據切實的信息資源合理規劃人員和教育資源，推動整體文檔處理工作向縱深邁進。

3 結束語

總之，隨著新時期發展，為了保證職業教育檔案管理質量，要采取科學的管理手段，不斷提高管理認識，從而才能為職業教育檔案管理工作開展提供有效保證。希望通過以上研究，能夠不斷提高職業教育檔案管理效率。

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