科研院所項目管理中的計劃與檔案管理研究

丁文宏

（福建省建筑材料科研院有限公司，福建 福州 350000）

引言

科研院所是科學研究的重要組成部門，它是主要的科研項目管理單位，具有非常重大的責任，而在科研項目日益增多的情況下，一些問題也隨之暴露出來，只有建立起科學有效的項目檔案管理機制，才可以使項目檔案管理清晰明了，為科研項目管理提供強大的保障，讓科研成果發揮實質性的作用，提升科技創新能力。接下來，從科研院所項目和檔案管理所存在的問題以及如何進行科學有效的管理這兩個方面做了詳細的闡述。

一、科研院所項目管理存在的問題

（一）項目管理人員和部門職責混亂，項目管理過程缺乏統一分配

目前，科研院所的項目管理人員和項目管理部門逐漸增多，部分管理人員出現渾水摸魚的現象，沒有明確自己的職責所在，管理部門對此也是睜一只眼閉一只眼，這就導致整個科研院所項目管理機制出現混亂，再加上項目管理過程中，主要負責人沒有進行統一分配，使得科研項目的管理十分混亂，有可能會出現科研項目丟失的情況，對科研成果造成極大的損失。

（二）科研項目和檔案缺乏具體的分類，科研計劃過于粗略，缺乏層次感和清晰度

科研項目按照研究內容和性質可以分為許多類型，而目前科研院所對于項目和檔案只按照其大小進行了粗略的分類，這就會延長搜尋項目和檔案的時間，不能快速地尋找出想要的科研項目和檔案，在搜尋過程中必定會出現一些將檔案科研項目整理錯亂的情況，對項目管理造成不必要的影響。科研計劃是科研院所管理科研項目的前提，而目前絕大部分的科研院所制定的科研計劃都過于粗泛，缺乏層次感和清晰度，整個科研項目和檔案的管理呈現出一團糟的情況，這對科研成果的利用造成了極大的阻礙。

（三）管理計劃與控制脫節，并且缺乏復雜項目的管理手段

在完成管理計劃制定后，控制環節是最為核心的環節，許多科研院所為了應付差事，只是敷衍地制定了管理計劃，在控制環節中并沒有嚴格按照計劃進行控制管理，導致計劃與最終的效果大相徑庭，對科研項目和檔案管理造成了一些不必要的損失，嚴重影響了科研院所的聲譽。除此之外，科研項目中包含一些較為復雜的項目，這就要求多個科研單位和部門共同協作才可以完成管理，而科研院所并沒有針對這些復雜項目設立專門的管理手段，導致復雜項目與其他項目混淆，增大了管理難度。

二、如何科學有效地對科研項目和檔案進行管理

（一）選拔優秀管理人員，明確各部門職責，對項目管理進行統一分配

針對科研院所項目管理人員和部門職責混亂的情況，科研院所應主動采取措施，選拔優秀負責的管理人員對科研項目和檔案進行管理，明確各管理部門的職責。同時，要對項目管理進行統一的分配，防止出現混亂。

例如，科研院所應對每個部門進行嚴格考核，揪出渾水摸魚的管理人員，并予以開除，同時，要對那些在部門表現優異，責任心極強的人員予以褒獎，提高管理人員的積極性，為科研項目和檔案的管理做出貢獻。同時，科研院所應制定詳細的責任規劃書，將管理責任分配到各個部門，使各部門明確自己的職責所在，按職責和程序辦事，以防出現管理混亂的情況。除此之外，科研院所可以建立監督管理機制，對各個部門和管理人員實行有效的監督，確保在整個項目管理過程中不會出現失誤，為科研項目和檔案的管理保駕護航。科研院所還可以利用互聯網對項目管理實施統一的分配，將每個項目的管理人員和部門的管理數據呈現在電腦上，一目了然，這大大節省了實地勘察的時間，更便捷更高效的實現對科研項目和檔案的管理。

管理人員和管理部門是科研院所管理科研項目和檔案的主要管理者，只有選拔出負責敬業的管理人員，明確各部門的管理職責，并對其進行有效的監督，才可以為整個科研項目和檔案的管理解決后顧之憂，保障科研成果不受損失。

（二）對科研項目和檔案進行具體分類，優化科研計劃，構建完整的科研計劃體系

針對科研項目和檔案的分類，科研院所應按照其內容性質和作用進行更為具體化的分類，以便于更好的管理和更快速地尋找項目。例如，科研院所可以為每一個科研項目和檔案貼上專屬標簽，并將其放到專屬的地方，這樣在尋找每個項目和檔案時可以直接按照標簽尋找，既節省了時間，又可以防止因在尋找過程中出現項目混亂的情況，科研院所還可以運用互聯網將每一個貼上標簽的項目和檔案錄入到電腦當中，做成一張清晰的表格，以便于科研項目和檔案的進出管理。

科研計劃是科研院所管理科研項目和檔案的必要前提，制定一個科學有效的科研計劃，就相當于成功了一半。因此，科研院所應從科研項目和檔案的特點入手，制定出詳細，切實可行的科研計劃。例如，科研院所可以設立專業的團隊，集思廣益，在眾多人才的共同努力之下制定出符合該院所科研項目和檔案管理的計劃。科研院所可以用甘特圖法和網絡計劃技術這兩種手段同時構建出科研計劃，甘特圖法可以規劃整體的管理布局，而網絡計劃技術則可以創建出非常有層次的計劃體系，二者相結合會使整個科研計劃變得層次清晰，便于對各個項目和檔案的管理進行有效的規劃，對于管理者來說，更是可以宏觀地了解整個項目，明確每個計劃的目標，完全掌握每個管理項目和檔案的動態。這種將兩項技術相結合的方法是制定科研計劃，實現項目管理最為科學有效的手段。

（三）有效連接計劃與控制節點，優化控制環節，對復雜的科研項目和檔案實行專門的管理手段

針對管理計劃與控制環節脫節的問題，科研院所應對此予以重視，因為控制管理環節是整個科研項目管理的核心所在，為此，科研院所必須采取有效措施，優化控制環節，實現計劃與控制環節的有效連接。

例如，科研院所應嚴格把控項目管理計劃的傳送環節，確保計劃在制定后可以第一時間傳送給控制管理部門，同時，要保證整個計劃的完整性，不可以出現缺漏的現象，對控制管理環節產生不必要的麻煩。與此同時，科研院所應對控制管理人員進行專業化培訓，全方面提升管理人員的項目控制能力，對計劃進行實時跟蹤，一旦出現問題，要立即做出調整，以免危害到整個科研項目與檔案的管理。在對項目檔案控制管理過程中，首先要根據計劃進度進行有效的監控，確保整個的項目檔案管理在控制之中，同時要清楚的了解每一項檔案的信息，對于信息密度較大的檔案要進行嚴格的控制，不可以出任何差錯。

除了優化控制環節之外，科研院所還應對復雜的科研項目檔案實行專門的管理手段，確保其可以被妥善管理。例如，科研院所應派遣各個部門的優秀管理人員共同管理復雜的科研項目檔案，并為其設置專門的管理區域，在入庫前要檢查復雜項目和檔案信息的完整性，保證這些項目檔案的安全，為科研項目保駕護航。

三、總結

科研院所是科研成果和科研項目的主要承擔體，是整個科學研究的重要儲存場所，目前伴隨著科研項目的逐漸增多，科研院所也應做相應的調整對科研項目和檔案進行科學有效的管理。科研院所要從管理人員和管理部門入手，明確其職責，建立完善的管理體系，對科研項目和檔案進行詳細具體的分類，優化科研計劃和控制管理環節，實現二者的有效連接，只有通過這些方法，才可以實現科研項目和檔案的有效管理，將科研成果的作用發揮到極致，提升整個科研的創新能力。