燃氣施工項目建設期設備檔案管理

文/吳秀杰，河北省唐山市燃氣集團有限公司

建設期設備檔案在燃氣項目施工中起到了較為關鍵的作用。其中，項目檔案主要包括三個階段：前期論證、施工過程及項目竣工驗收的文件資料，檔案主要包括初設、施工、安裝及驗收等各個環節，將投資項目檔案單項驗收作為申請燃氣施工項目竣工驗收的最后一個必要環節。

1 燃氣施工項目建設期設備檔案管理要求

1.1 設備檔案管理的同步性

國家對檔案管理實施國家檔案管理標準和檔案法，并在貫徹實施的基礎上對設備資料的內容、時間及來源進行完善，在此基礎上對檔案規章制度進行合理完善。另外，檔案制度中對檔案管理、設備的運輸及安裝過程等管理進行有效規范，并且在檔案管理過程中，需要將不同管理內容進行有效同步，以保證檔案管理的公正性。同時，檔案交接必須與設備交接同步進行，設備檔案管理和招標同步實施。對于設備的管理，最為主要一點就是燃氣施工項目管理和檔案管理進行有效的銜接，以保證不同管理之間的同步性，確保設備檔案管理信息化的正常實施。

1.2 設備檔案組卷的一致性

國家對檔案有嚴格的管理措施，其中對文件的排列及組卷有較為嚴格的規定。從標準方面來看，對檔案組卷的一致性有較為明確的規定，通過對設備周期的設定來豐富設備檔案具體內容。另外，由于設備具有不確定性，會隨著經濟的發展出現產權和場地的變動，但設備檔案管理標準不會產生變化，并且對檔案管理保持原有程序進行，做到承包者標準化管理設備檔案，能夠為檔案管理納入燃氣施工項目體系管理程序創造了有利條件。

1.3 設備檔案的可靠性

我國在設備檔案可靠性的維護中頒布了《建設工程文件檔案整理規范》文件，主要對檔案的真實性、完整性及有效性提出了明確的要求，以保證檔案內容的可靠性。燃氣施工項目質量監管在我國逐漸完善，在此基礎上在質量體系管理中納入燃氣施工項目檔案管理，能夠有效提高設備檔案的可靠性。另外，對設備檔案的維護與管理還能夠通過第三方進行監管，使設備檔案安全有序的進行。

2 燃氣施工項目建設期設備檔案管理問題分析

2.1 合同模板簽訂與實際不符

在燃氣施工項目建設中，商務合同主要是通過主管單位評審后的合同模板，對設備采購使用統一條款，但是需要對設備進行性質的劃分，在清點設備過程中往往出現設備與實際不符，比如對軟件的清查時，廠家不能根據合同中的具體條款提供保養手冊與圖紙等。另外，合同條款的簽訂在很大程度上不具有全方位控制性，并且失去了約束的能力，直接導致在后續執行過程中與實際脫離，致使合同大大降低操作性。

2.2 歸檔資料無法溯源

對較多檔案資料在進行整理歸檔過程中，易出現前后不統一的現象，比如設備在某時間通過了專家評估和調研，但是檔案資料的歸檔中沒有體現出該設備的評估與調研情況，無法找到相對應記錄，主要是由于評審后沒有紙質文件或者調研未寫會議紀要等，導致資料的匯總與收集不及時或無法實現。同時，檔案資料具有不可再生性質，歸檔資料的缺失無法通過補寫的方式重新獲得，這就導致歸檔資料的缺失無法溯源。

2.3 清點資料與合同配件無法匹配

在對資料進行清點時，易出現的一個問題就是合同清單與配件資料內容的一致性有較大差異，比如壓力儀器、控制柜及增壓泵等配件，無法在現場進行收集，主要是因為廠家采購過程中已對設備進行了一次安裝，一些資料在第一次安裝的過程中丟失，廠家發貨后資料與合同資料出現不一致情況。另外，一些設備開箱過程中，會收到閥門檢測報告、流量計檢定證書及控制部件合格證等重要資料，這就增加了設備檔案不能有序進行整理分類，直接導致對檔案的查詢造成一定的影響。

3 燃氣施工項目建設期間設備檔案管理的合理建議

3.1 規范合同條款簽訂

燃氣施工項目建設部門在具體工作中需要提前進行核對，其中商務合同談判過程中，就需要對招標文件清單通過合理的方案擬定。由于商務合同是通過雙方確認并蓋章的有效文件，具有較強的法律效力，因此合同中的不同條款都需要一一滿足，在法律層面有較強的強制性，比如在對資料進行清點的過程中，若出現與設備資料不一致或者設備的缺少，應當根據合同具體條款向供貨商實施更換與補充，若合同一方不按合同條款履行，視為合同違約，可以通過法律的手段要求賠付或者補償。

3.2 收集歸檔資料的原始資料

燃氣施工項目建設中，一般情況下檔案的歸檔是通過在某個項目完成后實施，并且簽訂《移交單》。這在較大程度上方便檔案管理部門與設備建設部門之間的交接工作，能夠有效降低交接頻率，但是一些資料的缺少主要出現在交接的過程中，有些資料由于具有一定的時效性，無法再次收集獲得，直接導致設備檔案無法歸檔。在此基礎上需要燃氣施工項目建設在資料收集過程中以邊獲得邊收集形式保存。

3.3 按照采購性質分類

新增設備應當根據性質不同，使檔案資料的移交也有較大差別，對于新增設備供貨商需要提供具體資料；若根據國家劃分，分為國產與進口，進口設備與國產相比，資料更多，保證后期檔案歸檔的合理性。

4 結語

由此可以看出，完善設備檔案管理在燃氣施工項目建設中尤為重要，是燃氣施工項目建設與完工的保障，并將對燃氣施工項目建設的全過程進行永久性保存，同時也是企業的一種信息資源，這就需要在對檔案進行管理過程中，必須要保證檔案的真實與完整，這就需要檔案管理部門與燃氣施工項目建設部門進行信息的交流。

[1]陳慕潔.電力施工企業工程檔案管理淺析[J].企業改革與管理.2016(23)