檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用

文/毛欣陽，天津泰達濱海清潔能源集團有限公司

檔案信息資源的開發利用是指充分發掘檔案中蘊藏的有利用價值的檔案信息資源，并及時、準確、全面、有效地為檔案利用者提供所需的檔案信息材料，為經濟社會發展提供服務。因此，做好檔案信息資源開發利用工作，對于推動經濟社會科學發展具有極其重要的歷史和現實意義。

1 檔案信息數字化的概念與特征

1.1 概念。檔案信息數字化是隨著信息技術發展和在檔案工作的應用而出現的，它指的是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質文件、聲像資料，系統組成有序結構的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質檔案掃描并存儲于檔案信息數據庫，實現檔案信息資料傳輸的網絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。

1.2 特征。檔案信息數字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優勢。不僅節約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現信息資源共享，提高檔案信息傳輸的安全性與可靠性。同時還能強化檔案信息的實時性與動態性，方便對信息資源的整理與加工。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應用也變得更為廣泛。

2 檔案信息資源開發利用的必要性

2.1 有利于檔案信息資源共享的實現

檔案信息呈現出多元化和無序化的特征，而且網絡環境下檔案信息組合和載體更具多樣化，檔案信息質量參差不齊，呈現出分散及無序的狀態。這對檔案信息資源的利用帶來了較大的阻礙，因此需要通過對檔案信息資源的有效整合，從而加快推動檔案信息資源共享的實現。

2.2 拓展了檔案信息采集途徑

當前檔案信息化建設有效的打破了傳統檔案管理模式，檔案信息資源網絡建設速度不斷加快，使檔案信息采集途徑得以進一步拓寬，人們獲取信息的途徑更具多樣化，而且數據庫的建立，為檔案信息共享提供了必要的基礎，有效的促進了檔案信息資源的開發利用。在這種大環境下，為了能夠增加檔案信息的存儲量，檔案信息與其他信息資源一體化的步伐也得以加快，為檔案信息資源的開發利用打下了堅實的基礎。

3 檔案信息資源開發利用的原則

3.1 優化整合。該原則主要強調在開發檔案信息資源中，應做好整合工作，可采取開放館藏檔案的方式，若有涉密文件，可進行標注，單獨管理，防止有泄密或失密問題存在。具體整合中，可根據相關規定，對可開放利用的資源范圍劃定，確保檔案文件能夠切實對外開放。

3.2 效益原則。開發利用過程中，應注意以該準則為指導，做到圍繞社會需求出發，以低投入換取高回報，達到開發利用的目標。

3.3 安全原則。由于檔案文件本身可作為原始信息，要求在開發利用中保證其安全性。其中的安全性不僅表現在信息資源內容層面，也應注意使信息資源的載體達到安全標準，避免出現重要信息資源泄密或失密等情況。

4 加強數字檔案信息資源整合利用的對策

4.1 更新傳統的檔案信息資源管理的理念

在長期的檔案管理工作中其模式存在較為老舊的現象，數字化已經成為檔案管理的主流與趨勢，這要求相關部門以及工作人員在實際對檔案信息資源進行管理時必須不斷更新自身的管理觀念。部分人員不能實現對檔案信息資源管理工作的充分認識，甚至認為該項工作可有可無。相關檔案信息資源管理人員必須在及時改進上述態度的基礎之上合理的改革與創新檔案信息資源管理工作，這不僅可在一定程度上對傳統管理模式進行改善，同時也可促使檔案資源信息管理工作實現向高效管理的轉化。

在改變傳統檔案信息資源管理工作人員理念時必須對定期對其進行培訓與宣傳，檔案信息資源管理知識以及理念都是其主要宣傳內容，這可以說是一種潛移默化的影響，管理人員長期處于這種環境之下其思想以及觀念會發生一定程度的轉變，這為檔案信息資源管理工作的整合打下堅實基礎。

4.2 加強基礎網絡設施建設

數字檔案信息資源的整合工作需要在多個部門以及工作人員的共同努力下完成，基礎設施在其中占據核心位置，同時也可以說是其基本保障。為在真正意義上促使檔案信息資源管理水平得到最大限度上的提升必須不斷的完善與優化基礎設施建設。檔案信息資源數字化管理的水平以及效率會受到基礎設施承載能力的直接影響與作用，這可在一定程度上說明基礎設計在數字化檔案信息資源中的重要性。

在實際建設檔案信息資源管理基礎設施的過程中必須對以下條件進行滿足。首先是對網絡建設進行有意識的加強，檔案信息資源管理工作帶有一定的特殊性，在整合檔案信息資源的同時也要建立健全檔案室數據網絡，注意保持這部分網絡的相對獨立性。其與互聯網之間應結合實際進行有效的區分，當前的辦公網絡與業務網絡之間必須呈現出一種相對獨立的狀態。為從根本上對檔案室的信息安全進行保障必須使用嚴格的安全措施開展數據交換工作。

4.3 加大對數字檔案信息資源管理人員的培訓力度

數字檔案建設效率與人才隊伍建設之間存在不可分割的密切聯系，因此如何建設一支高素質的人才隊伍是現階段檔案信息資源整合工作面對的主要問題。在實際進行人才選拔時必須實現對嚴格把關這一原則的遵守，主要是對綜合型人員進行選擇，不僅是需要具備檔案管理知識，同時需要熟悉與掌握信息管理知識，這部分人員參與到檔案信息資源整合工作中對上述工作的順利開展有積極作用。從在崗人員角度來說，必須在不斷加強培訓的基礎上促使其業務能力以及職業素養得到本質上的提升。

5 結語

總之，開發利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會的檔案信息需求，創造經濟效益和社會效益，是檔案工作的最終目的，這是檔案信息自身的特點決定的，也是經濟發展、社會進步的客觀要求。

[1]陳煒.檔案信息數字化與檔案信息資源的開發利用[J].科技進步與對策，2016（11）.

[2]崔立影.網絡環境下高校檔案信息資源開發利用研究[J].黑龍江科技信息，2015（08）.

[3]侯曉菊.強化服務意識提高檔案資料利用效果[J].蘭臺世界，2015（03）.