檔案管理與信息化建設

文/王春霞 魏紅紅，.山東省東營市中心血站；.東營市建設工程質量監督站

檔案作為信息資源的一種，也是信息與載體的統一。它是在社會活動中由機構、組織和個人直接形成的文字、圖表、聲音、圖像等形式和載體的歷史記錄。檔案管理的產生來源于社會的需要，其不斷的深化得益于社會的發展。目前，事業單位中檔案管理已成為基本管理的主要部分。然而，不可忽視的是，許多單元在文件管理方面存在著大量冗余、搜索效率低、存儲條件差等問題。可見，實現檔案信息化管理已變成檔案管理對社會信息化發展適應的必然要求。

1 檔案信息化建設的必要性

所謂檔案信息化，是指在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，將現代信息技術應用到檔案管理活動中，對社會進行處置、管理和服務。也就是說，檔案信息化是檔案管理模式由以檔案實體為中心向以檔案信息為中心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，現代信息技術檔案部門應不斷采用，從而大大提高檔案管理和利用的現代化水平。

檔案管理發生這種變化的原因主要是社會生活的重大變化，人們對檔案信息利用的需求不斷增加。為了使檔案服務更加便捷高效，檔案管理信息化成為檔案管理發展的大勢所趨。

一方面，檔案信息化建設可以保證檔案的完整性和準確性。準確是檔案管理的基本要求。沒有準確性，文件材料將失去其價值。檔案信息化建設能夠充分、準確地反映紙質檔案的原始面貌。由于紙質檔案在長時間的管理和儲存過程中容易變黃變脆，需要大量的人力和物力進行修復，很容易因人為失誤造成檔案材料的損壞或丟失。通過檔案信息化建設，可以有效解決上述問題，電子檔案可以保證檔案資料的準確性和完整性。

另一方面，檔案信息化建設可以大大降低辦公成本。在過去的檔案管理工作中，檔案材料的數量與工作人員的工作量呈正相關。隨著各種檔案資料的增加，需要配備的人員也逐漸增加，這導致了管理成本的增加。在數字檔案管理,過去的紙質記錄更成數字文件,只需要打印在檔案繼承,實現數字圖像文件轉換,借助掃描、拍照、排序或輸入方法,如將其保存在信息系統中,在未來需要查詢或檔案材料,只需要登錄信息系統,可以很容易地提取檔案材料。這不僅節省了管理成本，減少了文件人員的工作量，而且使用起來更加方便。

2 新形勢下檔案管理信息化建設的主要內容

2.1 建設檔案信息資源

在我國國民經濟發展中，檔案信息資源是基礎數據支撐，也是社會各界發展的重要戰略資源之一。所以，建設檔案信息資源要尤其重視，把檔案信息資源的開發利用作為建設檔案管理信息化的重點。根據檔案信息的種類和應用的方面進行分類管理，及時將檔案信息提供給有關單位或個人，突出檔案管理的服務和效益。

2.2 應用檔案信息化系統建設

只有科學的檔案信息應用系統才能為檔案信息資源的應用提供基本的技術支持。應用系統的建設應基于管理檔案信息化的標準，對海量數據加以滿足、覆蓋區域廣、服務范圍廣的標準，建設速度加快，建設質量保證，將信息化檔案建設的綜合效益實現最大化。

2.3 信息基礎設施建設

在建設信息化檔案管理的過程中，信息基礎設施建設是不可避免的。信息化建設中基礎設施建設是重要的內容之一，對管理檔案的質量有直接的影響。正常而言，文件管理的基礎信息設施主要包含交換設施、傳輸設施等。

2.4 檔案管理的規范和規范建設

在新形勢下，建設信息化檔案管理必須有科學的標準和標準體系，以確保管理檔案既規范又標準，從而實現檔案管理的科學化和高效。檔案信息管理主要包含檔案資源的描述、查詢、分類、存儲、傳輸和應用?？偣驳倪@些過程都要建立與之對應的規范標準，形成標準信息系統。

3 檔案管理信息化建設措施

3.1 軟件建設

3.1.1 樹立現代管理意識，對復合型人才進行培養管理

管理檔案的現代化和信息化進程跟檔案管理人員的管理意識有著主要的關系。因此，現代化管理檔案的實現的前提內容是將現代化轉型在管理思想中實現。這個請求文件管理者堅定地依賴于科學管理和科技進步理念，建立現代意識的文件管理，變更管理光使用，封閉保守的經營理念，使檔案管理工作的服務更加活躍和開放，單位發展中檔案可以更好提供給廣大用戶良好的服務。

3.1.2 加強檔案管理人員的培養和管理隊伍建設

管理現代檔案意識轉變的基礎上，將管理檔案隊伍建設積極推進，將復合型檔案管理人才加以培養。逐步提高檔案工作的信息化意識，對全市電子文件的特點和電子文件管理規范加以掌握，對檔案的自動登記、歸檔輔助、歸檔、記錄、檢索、信息網絡傳輸和安全利用獨立完成?？傊瑱n案管理人員要積極參與信息化的教育培訓，在自身工作的基礎上更新專業知識，提高專業素質和工作水平。應該創建企業和機構，必要條件提供檔案信息技能培訓，有利于他們對計算機、網絡工程和其他方面的信息知識的認知，對檔案管理中應用的相關現代科學技術以及檔案的應用發展趨勢及時了解和掌握，工作技能與之不斷提高。

3.1.3 規范信息檔案管理機制

現代事業單位檔案信息化應明確責任，確保網絡和數據安全，這就要求管理者從自己的實際情況出發，檔案信息管理系統的標準加以建立和完善，不斷創新，以符合建設信息化檔案管理系統的要求，提高技術規范和業務流程，將具體的鏈接和電子檔案工作的步驟細化，并且將一系列必要的安全措施在電子文件和電子文件中制定，以保證安全和完整的電子檔案。此外，還需要對檔案實施嚴格的管理標準，包含整理檔案標準、統計標準、服務標準、各種技術標準等，作為衡量檔案管理效率的尺度。只有參考統一的標準，才能保證文件信息網絡的有效流動和資源共享。

3.1.4 制定檔案管理信息化總體規劃

為了更好地實現檔案管理信息化建設，應在遵循事業單位發展戰略的基礎上，制定總體規劃。總體規劃之前，經理應該進行深入調查和科學論證的前提下，分析自己的特點和發展目標，制定可行的短期計劃和長期計劃，然后建立一個相對完善和標準化的網絡管理模式，促進檔案信息化的協調發展。

3.2 硬件建設

3.2.1 建立和完善信息平臺，促進設備和技術的現代化

為了實現信息化建設，現代化辦公設備也必須及時在檔案管理所加以裝備。同時，要發揮充分現代技術和微格式技術應用在文件管理中，對最新通用實用的軟件采用積極，加快文件信息的數字化。檔案工作者應對現有的信息資源利用充分，逐步普及信息資源，提高信息檔案質量。

3.2.2 控制實施電子信息檔案風險

對企事業單位來說信息化檔案管理的建設更加快捷方便，杜絕了以期紙質檔案易丟失、易破損的不足。然而，肯定有一些缺點。電腦本身也有一些缺陷。企業事業單位在建設檔案信息化中一定要將風險防范工作做好。首先，應該積極引入最新的技術使電子信息文件更加安全可靠，包括電子信息文件的加密設置和招聘專業的計算機技術人員實施管理和控制，以避免信息資源被外部因素損壞，確保信息的安全性和可靠性。

4 結語

綜上所述，隨著科學技術的進步，檔案管理領域已經無可阻擋的應用了信息化，信息化建設檔案管理的推進必不可少。檔案管理者應積極提高現代管理意識，加快軟硬件建設步伐，使信息化檔案管理工作為事業單位的發展建設提供更好的服務和保障。

[1]鄭玉梅.檔案信息化建設的制約因素及實現路徑[J].應用能源技術，2011（11）：9-13.

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