信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理途徑

文/李真真，湘潭市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

1 引言

基于普適計(jì)算與互聯(lián)網(wǎng)，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用也獲得了廣泛的普及。作為信息寶庫(kù)中的一種重要信息源，檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的推廣和應(yīng)用，對(duì)于社會(huì)的健康發(fā)展來說，意義尤為關(guān)鍵。目前，數(shù)據(jù)庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)、通信、計(jì)算機(jī)等技術(shù)現(xiàn)已基本發(fā)展成熟，基本上已經(jīng)可以建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。因此，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理要點(diǎn)進(jìn)行深入研究意義重大。

2 信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代檔案管理的本質(zhì)

信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代檔案管理指的是，對(duì)于數(shù)字化檔案信息，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，并將其保存到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行整理，然后通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)輸給用戶，進(jìn)而保證檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、保存和查詢。通過將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可對(duì)大范圍檔案資料進(jìn)行管理和共享，因此，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理符合檔案社會(huì)化服務(wù)實(shí)際需要。在信息網(wǎng)絡(luò)化背景下，檔案管理人員需要應(yīng)用科學(xué)合理的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行有效管理，是社會(huì)信息化服務(wù)發(fā)展的必然需求。

3 信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理中的不足

3.1 檔案管理人員受重視程度較低

在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案資料的數(shù)量較多，并且形式多樣，而檔案管理專業(yè)人員數(shù)量比較少，并且文化層次差別比較大。有些檔案管理部門工作人員不僅需要負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)還需要忙于其他工作，很難全身心投入檔案管理工作中，這樣就會(huì)影響檔案信息服務(wù)水平。

3.2 服務(wù)方式水平較低

通常情況下，檔案部門的服務(wù)對(duì)象是黨政機(jī)關(guān)部門，很多檔案資料的管理以及應(yīng)用是處于封閉環(huán)境中的。但是，在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案資料的服務(wù)對(duì)象是人民群眾，很多信息化檔案要求公開、透明的工作，可接受工種的考驗(yàn)，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露出很多弊端。

3.3 檔案信息化建設(shè)成果不理想

在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案信息建設(shè)難度較大，在較短時(shí)間內(nèi)很難實(shí)現(xiàn)，對(duì)于檔案資料中的圖片、文字、書籍等等，需要進(jìn)行數(shù)字化處理，然后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募Ａ硗猓瑢?duì)于檔案資料，還需加強(qiáng)規(guī)范化管理，做好遠(yuǎn)程服務(wù)工作。除此以外，在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全問題越來越突出，在檔案管理中，黑客侵入的問題比較常見，這樣就會(huì)造成計(jì)算機(jī)中毒或者計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)此，必須加強(qiáng)安全防護(hù)，同時(shí)還需要做好數(shù)據(jù)備份管理，保證所有檔案資料均處于可用狀態(tài)。

4 信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理

4.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代檔案管理人才

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已逐漸被推廣應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，信息化時(shí)代管理要求、服務(wù)智能均是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵，對(duì)此，應(yīng)積極培養(yǎng)具有較高素質(zhì)的檔案管理人才。信息技術(shù)下的檔案管理需要培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)“專、通”兼?zhèn)涞娜瞬牛瑫r(shí)還需要具有創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)意識(shí)等等。為了提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作水平，要求檔案管理人員熟練掌握電子文檔操作步驟，在檔案管理信息化中，要適應(yīng)時(shí)代，適應(yīng)挑戰(zhàn)，成為檔案信息化的探索者，更好地將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合。

4.2 將管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型事業(yè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作，只是很單一的管理類工作，并不帶服務(wù)性質(zhì)。而在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，幾乎在瞬間完成共享與傳遞信息的，所以群眾對(duì)便捷度和渴求度提出了更高的要求。這便要求檔案管理部門從根源上轉(zhuǎn)變管理工作性質(zhì)，更多地為客戶提供服務(wù)。借助信息化的突出優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)客戶，使其可以更好地利用數(shù)據(jù)資料和個(gè)人信息，并按檔案的特殊性要求，科學(xué)地確定檔案相應(yīng)的服務(wù)對(duì)象。當(dāng)今時(shí)代，人民對(duì)信息與資料也有諸多要求，其中以提高信息獲取速度為首。所以，檔案管理部門應(yīng)不斷擴(kuò)充和改善這項(xiàng)服務(wù)的內(nèi)容與質(zhì)量，促使管理服務(wù)增強(qiáng)社會(huì)化與豐富化。

4.3 提升檔案信息化建設(shè)水平

4.3.1 化被動(dòng)為主動(dòng)

以前檔案管理主要面向枯燥的材料，而目前服務(wù)對(duì)象逐漸轉(zhuǎn)向客戶。所以，為了將服務(wù)質(zhì)量提升，則應(yīng)將被動(dòng)的需求滿足型管理及時(shí)變?yōu)橹鲃?dòng)提供服務(wù)。比如，自動(dòng)上傳并替換客戶的更新信息，在有信息更新需要時(shí)，主動(dòng)提供提示。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)拓展延伸服務(wù)，使其親臨對(duì)象環(huán)境，讓客戶在家即可享受服務(wù)。比如，提供網(wǎng)絡(luò)查詢數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)人上傳與修改信息、推行個(gè)性化、網(wǎng)上平臺(tái)咨詢等服務(wù)。這樣就能通過檔案管理主動(dòng)服務(wù)客戶。

4.3.2 化實(shí)體為虛擬

現(xiàn)階段，在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，現(xiàn)代檔案管理已不再需要太多的紙質(zhì)資源，而逐步轉(zhuǎn)向無紙化的管理，而且從客戶與管理需要出發(fā)，在不斷拓展個(gè)人資料的形式與類別。工作人員在管理檔案時(shí)，要通過數(shù)據(jù)采集，將實(shí)體資料轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M資料。與此同時(shí)，針對(duì)信息進(jìn)行分類時(shí)，也逐漸擺脫了以前的書架等，并轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)軟件，這既便捷又科學(xué)。而在發(fā)布資源的方面，也轉(zhuǎn)變了以前的公眾實(shí)體查閱資料的形式，而采取發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化信息的模式，并集成了在線檢索、傳輸?shù)裙δ埽苑奖闳罕姽蚕黻P(guān)鍵信息，讓檔案管理真正實(shí)現(xiàn)共享的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案管理工作正面臨著空前的機(jī)遇和巨大的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員也在不斷提高工作水平與效率，已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工管理，逐漸轉(zhuǎn)向基于計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理。以往的檔案管理現(xiàn)已無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，這勢(shì)必是檔案管理的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。所以，在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，必須加快建設(shè)檔案管理信息化的步伐，加強(qiáng)檔案管理工作，以促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，最終滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的相關(guān)需要。