分析住宅專項維修資金檔案的管理及開發利用

文/龔慧珍，張家界市城建檔案館

近年來，此項工作的不斷深入，住宅專項維修資金檔案管理以及開發成為了住宅維修資金管理部門需要解決的重要問題。若想發揮檔案資源在民生服務中的作用，必須要解決當前實際存在的問題，比如信息資料不規范以及利用率不高等問題，進而提高檔案資源的利用率。

1 住宅專項維修資金檔案的特點

此類檔案除了具有法律性和動態性特點外，還具有成套性特點。具體體現如下：1）法律性。因為住宅維修資金的交存和使用以及監督管理活動，是其自身法律性決定。檔案管理是否到位，直接影響著住宅所有權人的合法權益。2）動態性。因為資金從交存到使用、續交等全過程，都會生成相應的檔案材料，因此其檔案管理具有動態性。3）成套性。資金繳存和使用等各個環節產生的各類文件材料，其記載并且反映了資金的活動，構成了一個有機整體。

2 住宅專項維修資金檔案管理和開發利用的重要性

從檔案管理和開發利用的角度來說，其具有重要性，具體體現如下：1）為研究物業維修資金政策和處理有關問題的依據。在實際工作中，管理工作人員利用檔案信息，能夠全面掌握以及調控資金使用，做好資源整合，合理調配使用范圍和地域，積極引導工作執行人員完善管理模式，形成完善的資金管理方法。2）是維護相關主體權益的有效憑證。一般來說，相關管理部門開展相應的業務時會產生很多檔案信息資料，形成完整的維修資金檔案，準確記載并且反映業務開展的實際情況和管理內容。目前，業主方和物業方、管理部門的矛盾不斷增加，健全檔案管理，能夠為維護各方利益提供有效憑證。

3 住宅專項維修資金檔案的管理和開發利用策略

3.1 加強科技管理

管理以及開發利用檔案，必須要著力解決科技性不強的問題。在具體實踐中，嚴格按照相關規定，構建適合住宅專項維修資金檔案管理工作要求和需求的信息化系統，通過文字和圖表以及聲像等形式保存具有利用價值的信息，高質量完成資金收集和整理以及歸檔等相關工作。構建管理系統時，要做好質量的把控，具體如下：1）采取結構化組件方式，構建完善的業務流程圖。2）對于網絡系統和數據庫系統等，要設置相應的權限，運用高強度的加密算法，強化對系統安全的保護，避免出現誤修改以及泄密等問題。3）嘗試運用多層結構設計方式，優化數字檔案管理系統。后臺設計時，使用Oracle，即大型分布式數據庫，進而滿足業主的基本需求。4）應用糾錯系統，做好數據完整性的查看，提高檔案資源利用率。在實際工作中，對于資金檔案信息的存儲，使用各類電子設備，比如掃描儀等，保存具有價值的信息，全部錄入到信息系統中，增加檔案管理信息化系統的功能，比如調閱等，并且以房屋坐落和產籍號等為信息檢索點設計系統查詢功能，提高優質的檔案服務。

3.2 加強標準化管理

從維修資金檔案管理實踐來說，為構建完善的管理形式，實行統一化、科學化以及規范化管理方式，必須要完善管理標準體系，明確檔案資源管理原則和基本要求等，提高檔案信息的收集和檔案分類等工作效率。以某地區為例，在住宅專項維修資金檔案管理工作中，為提高管理水平和檔案資源利用率，組建了工作小組，對保管的資金檔案進行了調查和分析，明確檔案資源的使用情況。為保證調查工作的有效落實，制定了相應的量化工作指標，并且構建了管理標準體系。在實際工作中，先后接待業主超過150人次，提供檔案信息復制件270余件。除此之外，檔案查全率達到100%，獲得了不錯的檔案管理效果。

3.3 加強法制管理

從檔案資源管理實際來說，必須要加強法制管理，并且從檔案管理實際出發，制定相應的管理法規以及文件，將此項管理工作融入到領導議事議程中，優化管理工作流程，保證檔案管理以及開發利用的效果。對于制定的各類管理法規以及文件，必須要明確檔案管理各方額職責和工作內容。除此之外，要明確檔案管理工作原則以及方法，比如檔案信息收集和整理等。檔案資源的有效利用，必須要注重檔案生成和管理各個環節的質量把控，嚴格按照住宅專項維修資金檔案管理工作要求執行，精準記錄，合理開發利用檔案資源，為相關工作的開展提供保障。

3.4 做好動態化管理

從住宅專項維修資金檔案的管理實際來說，若想保證檔案資源合理利用，必須要注重動態化管理。在具體實踐中積極引入信息化技術，搭建信息化工作平臺，實現檔案數據信息生成現場和管理后臺的有效連接，及時收集和整理檔案信息，實時更新檔案資料，為相關工作的開展提供支持。需要注意的時，要做好檔案數據信息質量的嚴格把關，保證住宅專項維修資金檔案的利用價值，發揮其作用。除此之外，要不斷反思和總結工作的不足，積極創新檔案管理方式方法，最大程度上保障住宅專項維修資金檔案資源的合理利用，推動住宅維修工作的全面開展，實現工程建設的效益目標。

4 結束語

綜上所述，住宅專項維修資金檔案管理以及開發利用，要注重創新檔案管理工作方式方法，依托信息化技術和科學手段，提高檔案資源的利用率。在具體實踐中結合當前檔案管理存在的不足，提出完善方法和策略。