信息化建設在基層檔案管理中的應用建議

文/李娟，德州市園林綠化服務中心

信息化建設在基層檔案管理工作中的應用已經(jīng)是社會發(fā)展的一個必然趨勢，只有加快其信息化建設的速度，才能有利于檔案資料的有效利用，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動我國檔案管理事業(yè)質(zhì)的飛躍。

1 信息化建設在基層檔案管理中的重要作用

1.1 有效的提高了檔案的利用率

傳統(tǒng)的基層檔案管理工作只是對檔案資料的機械化儲存，充其量檔案管理室只能算作是一個儲藏室，只是加大了對檔案的保管力度，卻沒有提高對檔案資料的利用率，再加上不同地區(qū)的檔案管理水平也存在著很大的差異性，一些地區(qū)根本沒有專門的檔案管理人員，在檔案的查詢和使用中，會顯得非常的麻煩，而信息化建設在基層檔案管理工作中的應用，不僅可以提高整個基層檔案管理工作的質(zhì)量和速度，而且還能夠滿足人們對資料查詢的需求，達到為人民服務的目的。

1.2 有效的實現(xiàn)了信息資料的共享

在互聯(lián)網(wǎng)+的社會背景下，信息化建設在基層檔案管理工作中的應用，可以有效的實現(xiàn)了檔案資料的共享。因為檔案管理的信息化建設可以突破地區(qū)的界限，通過網(wǎng)絡信息來進行各地資料的交流與互動，有效的實現(xiàn)全國各地資料的共享，這樣就使檔案的利用率得到大大的提升，更促進了我國現(xiàn)代化建設的進程，實現(xiàn)了各項檔案信息的統(tǒng)計和應用，避免了資源的浪費。

1.3 有效的降低了管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費大量的人力、物力和財力，而且管理起來還缺乏規(guī)范性，而信息化建設在基層檔案管理工作中的應用，不但能夠提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，實現(xiàn)資料的合理利用，而且還能夠節(jié)約大量的人力和物力，只要把大量的檔案信息資料存入網(wǎng)絡硬盤或計算機等等平臺中，就能夠?qū)崿F(xiàn)隨時隨地的提取和查詢，為人們提供更大的便利性和更周到的服務，同時也節(jié)約了大量的時間，有效的降低了基層檔案管理成本。

2 信息化建設在基層檔案管理中應用的幾點建議

2.1 增強信息化管理意識

在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

2.2 配備信息化管理設備

加快檔案信息化的建設，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財力，當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設加快發(fā)展。

2.3 建立完善的管理機制

建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制，創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該制定適應信息化建設的檔案管理制度。其一，健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。其二制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準，因為標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一，如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

2.4 提高管理隊伍建設

檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。

3 結(jié)語

總而言之，基層檔案管理的信息化建設不但有利于檔案資源的開發(fā)、建設和管理，更有利于檔案的儲存和使用，只有結(jié)合當?shù)氐墓芾憩F(xiàn)狀，進一步加大投入力度，提高管理意識，建立相應的管理機制和管理者的綜合素質(zhì)，才能實現(xiàn)基層檔案管理工作的實效性。