外貿信息化與外貿會計工作初探

陳朝玉

摘 要：外貿信息化建設有利于外貿會計工作的進行，能夠對數據、員工和流程3個方面起到規范作用。探究了企業信息化和會計工作的目標，分析了外貿信息化建設和外貿會計工作中存在的問題，并提出了發展對策，希望能夠為有關機構和人士提供一些參考。

關鍵詞：外貿信息化;會計工作;財務管理

文章編號：1004-7026（2019）19-0160-02? ? ? ? ?中國圖書分類號：F230? ? ? ? 文獻標志碼：A

21世紀以來，隨著全球貿易不斷發展，企業之間的競爭也越來越激烈。越來越多的外企進駐我國，對本土的企業造成了較大沖擊。在信息化時代，對企業的管理和建設也需要運用信息化手段，這是目前有效增強企業競爭力以及提高企業管理效率的重要手段。財務對于一個企業來說是十分重要的，在企業實行信息化建設后，可以在很大程度上提升企業財務會計工作效率[1]。

1? 企業信息化建設存在的問題及對策

縱觀近年企業的發展趨勢，已經明確認識到信息化對于企業建設和發展的重要意義。進行信息化建設，不僅是企業未來發展的必然要求，同時也是國家經濟發展的重要手段和方式。

1.1? 存在的主要問題

目前，在我國企業化建設進程中，還存在許多問題，其中最嚴重、最主要的問題是在整體建設中缺乏完善和先進的發展方案。從企業內部來看整體規劃，規劃應與企業中長期發展戰略相結合，在企業的每個層面上識別信息資源和獲利機會，并借此構建新的競爭優勢。

但是，在落實到具體規劃工作中，由于涉及到的范圍非常廣，所以要從整體上進行規劃，不要過于糾結其中的細節問題。遠期規劃要確定企業管理系統建設的大方向，近期目標可操作性要強，遠期規劃和近期目標要有機結合。由于我國大多數企業正處在工業化進程中，尚未掌握完善的現代企業管理方法，企業缺乏對自身發展戰略的考慮，因此很難在推進本企業信息化建設方面做好總體規劃，會直接影響到企業信息化建設的成功實施。

1.2? 解決對策

企業信息化總體規劃在戰略層面上應當與城市發展戰略相結合，與城市的產業結構相適應。在戰術層面應考慮整個城市企業運作的結構特點，考慮建立高效、低耗的企業信息交換平臺。在實施層面，要科學合理地構建為企業服務的公共基礎信息資源庫。

2? 企業信息化對規范財會工作的重要性

在一個企業的財務管理工作中，通常比較注重以下方面。首先是企業的預算是多少，即預算清楚。其次要對企業相關的業務或工作進行準確的財務核算，即核算準確。再次是及時管理企業的相關財務工作。最后要決策有據。而要做到這4個方面，需要在企業內部形成一套比較完善的工作流程和結構。凡是企業中涉及到的財務數據，都需要相關財務部門進行規范的數據統計和管理，并實時對這些數據和信息進行分析，進而優化企業內部的資金和財務結構。而這些都是以信息化建設為核心[2]。

對于現代企業來說，要實現對財務信息化改造是不太容易的，因為它已經遠遠不同于以往財務部門使用的“電算化”財務軟件，要做好這方面的工作，需要注意3個方面，分別是數據、人員以及流程。

2.1? 數據的規范

在規范企業財務信息化管理工作中，要注意數據規范。在企業中各方面的信息在經過相應部門的操作后最終都會轉入財務部門，這些信息主要包括以下方面。第一，數據信息部分。這部分的信息主要是各種數據信息。在這部分信息當中，數字占據了大部分，比如各種貨物的價格、生產的數量等，所以在規范方面比較困難，稍不注意就有可能出現差錯，要格外注意[3]。第二，標識信息部分。這部分的信息主要起標識作用，包含訂單信息、合同信息等，而這部分信息十分重要，一旦出現差錯就可能給企業帶來很大的困擾。第三，文字信息部分。主要是客戶的名稱、項目的名稱等。在這部分數據中，幾乎包括了一個企業在各個方面的信息和數據，所以必須要對數據進行規范，不僅能夠保證企業高效運作，而且還能讓管理者更好地掌握企業信息，在企業做相關工作部署時能夠起到分析和幫助作用。

2.2? 人員的規范

對數據進行規范只是第一步，還需要相關人員操作這些數據。所以，還需要對企業人員進行規范，不僅僅是財務相關工作人員，而且要對企業的所有員工進行規范，讓員工接受信息化的培訓，讓他們可以充分意識到在自己手中流動或者輸入的數據對企業發展的影響[4]。

2.3? 流程的規范

在做好數據與人員方面的規范后，接下來就是流程方面的規范，在企業信息化建設過程中，流程規范必不可少。如果流程上的規范工作不到位，那么前面兩個步驟的規范工作就很可能付之東流，降低了企業的工作效率。而在傳統的流程中，存在比較大的弊端。

一方面，傳統的財務軟件在靈活性和智能性方面是不夠的，它需要相關財務人員手動輸入相關的財務數據，接下來的記賬、核對等工作都需要由相關的財務人員進行，這樣不僅工作效率比較低，而且容易出錯，出現問題的概率較大。而信息化的財會系統更加智能，財務人員只需要把最基本的數據信息輸入進去，不用對數據進行分類和分析，接下來的工作就交給信息化財務系統就可以了。系統會根據輸入的數據進行分析，然后根據相關財務規定對這些信息生成規范的記賬憑證，顯然由機器來操作更高效且合理。另一方面，在傳統流程中，相應的財務軟件是由財務部門使用，其他部門沒有使用權限，可以說過去的財務部門主導了企業的財務流動信息[5]。而在信息化背景下，這樣的情況得到了很大改善，通過信息化系統將財務信息和企業其他信息進行整合和歸類，不僅僅是財務部門，其他的業務部門也能夠對財務信息進行查詢和監督，為實現財務管理目標打下了堅實的基礎。

3? 企業信息化與財務管理的目標

首先，核算準確。核算準確是信息化系統比傳統電算化軟件最具優勢的環節，因為信息化系統把數據信息的多次錄入變為一次錄入，徹底改變了數據重復錄入所造成的數據誤差，做到了數據信息全程共享，從這個意義上說信息化是核算準確的基礎[6]。做好預算管理是企業事前管理的一個有效手段，而實現企業整體信息化后，企業中每項業務支出或行政支出都要進行預算，并經過嚴格審核才能確定業務員是否可以進行這單貿易。當企業這樣的預算數據積累到一定程度，可以為管理者提供一份有價值的預算方案[7]。

其次，管理及時是指事中管理，企業實施了信息化建設后，企業的數據傳輸上有了新途徑和新方法，因而企業在數據的傳輸上變得更加快捷和方便，就更貼近地分析各種動態報表，多角度進行貿易情況分析[8-9]。

再次，決策有據。所謂決策有據，從字面意思來講就是決策或決定是要有依據的，從實質上來講，就是企業的事務決定都要經過信息化系統對企業內部的情況和數據進行詳細分析和判斷，然后將分析判斷過后的信息進行整合，企業的相關人員根據信息化系統整理和分析出來的信息對相關事務作出科學決策。而正是由于這些科學、正確的信息，讓企業在發展建設中遇到的各種問題時可以迎刃而解，促使企業健康發展，同時為增強企業競爭力而不斷積累和創造有利因素和條件。