信息化建設(shè)在勞鑒檔案管理中的重要性

宋桂榮

（遼源市退休人員管理服務(wù)中心（職工勞動能力鑒定中心），吉林 遼源 136200）

隨著科技發(fā)展和信息化管理水平提升，傳統(tǒng)檔案管理模式急需轉(zhuǎn)型升級和加強(qiáng)信息化管理的應(yīng)用，與此同時，職工勞動能力鑒定單位的檔案管理模式也需不斷完善、創(chuàng)新。在勞鑒工作中，將檔案工作信息化管理之后，將極大提高信息分類和處理的效。

一、勞鑒檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

由于當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展很快，一部分工作人員的思想仍停留在舊的觀念中，不愿意學(xué)習(xí)新的技術(shù)和知識，在一定程度上影響了檔案管理的信息化建設(shè)。在檔案管理中引入信息化思維非常重要，提高了思維意識，加強(qiáng)了對信息化建設(shè)的重視，能有效從思想觀念上提升檔案管理人員信息化素質(zhì)。

（二）檔案信息化建設(shè)不完全

目前，在大部分勞鑒單位內(nèi)部，都將檔案信息化建設(shè)誤認(rèn)為是將檔案做成電子文檔，在計算機(jī)上進(jìn)行保存，這種單純的用來存儲數(shù)據(jù)的信息化并不是真正的檔案信息化建設(shè)，真正的信息化建設(shè)是充分利用計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)資源的共享，突破時間、地點(diǎn)的限制，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案資源的利用率。

（三）硬件設(shè)施不夠完善

檔案管理信息化建設(shè)，對硬件設(shè)施要求很高，而部分檔案管理單位資金有限，無法購買齊全信息化所需設(shè)備，部分單位檔案管理信息過于陳舊而沒能及時更新，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享。因此，完善檔案管理單位的信息化水平，需首要解決硬件實(shí)施和軟件系統(tǒng)問題，為檔案資料的可靠性與真實(shí)性提供保障。

二、勞鑒檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）檔案查詢更加方便快捷

勞動能力鑒定檔案并不同于其他單位的檔案，因?yàn)殍b定目的有初鑒、再鑒、復(fù)查、輔具配置、因果關(guān)系等，所以每個工傷職工有可能參加一次或多次鑒定，對于參加多次鑒定的工傷職工，每鑒定一次就會形成一份檔案，而且年份的跨度也會很大，在這種情況下，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，查閱的時候就很容易漏查。而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，就可以快速查找出我們所需要的所有檔案資料，保證了檔案資料的完整性，查詢流程方便快捷，查詢結(jié)果一目標(biāo)了然。

（二）環(huán)境優(yōu)勢更加明顯

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是依靠紙張來進(jìn)行記錄，對檔案的存儲環(huán)境要求很高，既要避免因蟲蛀、潮濕的環(huán)境使檔案發(fā)霉，而導(dǎo)致檔案材料缺失，信息被破壞，又要防止被外部的各種因素所破壞，因此紙質(zhì)的檔案材料都不能長久保存。在對檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，就可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，既節(jié)省了時間和人力，又可以避免上述問題的發(fā)生，同時還可以根據(jù)搜索內(nèi)容，快速的查找出我們所需要的檔案信息，因此，檔案管理信息化比傳統(tǒng)的檔案保管更具有環(huán)境優(yōu)勢。

（三）有效提高檔案管理的工作效率

由于勞鑒工作的特殊性，檔案管理也相對復(fù)雜，僅使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難滿足工作的需要。比如，工傷職工申請鑒定報名后，材料未歸檔之前，單位想要查詢信息的話，如果是傳統(tǒng)的管理模式，就要浪費(fèi)大量的時間和人力，人工查找，而采用信息化管理之后，強(qiáng)大的計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠準(zhǔn)確地反映出每一個工傷職工的各種信息，方便辦公人員隨時進(jìn)行查詢，極大地提高了檔案管理工作效率。

三、勞鑒檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)勞鑒檔案信息化管理平臺的建設(shè)，促進(jìn)資源共享

加強(qiáng)勞鑒檔案信息化管理平臺建設(shè)，首先是在勞鑒檔案管理單位引入現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)既是勞鑒檔案信息的輸入端，所有勞鑒檔案初始信息均需錄入信息系統(tǒng)；同時信息系統(tǒng)也是輸出端，對檔案信息可以實(shí)現(xiàn)多口徑多維度查詢或者統(tǒng)計信息輸出；最后，信息系統(tǒng)還是員工辦公作業(yè)端，員工可以在系統(tǒng)進(jìn)行信息溝通，工作查詢資料、調(diào)整檔案信息，檢查檔案信息的完整度等，促進(jìn)檔案管理科學(xué)系統(tǒng)和規(guī)范。

（二）提高勞鑒檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案信息化管理水平，首要條件是提升管理人員的素質(zhì)，素質(zhì)提升可以通過培訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)等多途徑進(jìn)行，全面綜合提升信息化管理素質(zhì)。一方面要提高檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息化技術(shù)，并熟練掌握計算機(jī)操作技能，只有這樣，才能在檔案發(fā)展的過程中，跟上與時俱進(jìn)的步伐。二是要提高工作人員的道德素質(zhì)。由于勞動能力鑒定檔案具有的特殊性，它包括工傷職工和因病提前退休人員的個人身份信息以及傷情、病歷、康復(fù)情況的材料，為防止涉及個人信息資料的數(shù)據(jù)泄露，工作人員必須具備良好的道德品質(zhì)。因此，要加大對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，從而促使檔案管理更加順暢地開展信息化建設(shè)工作。

（三）完善硬件設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全保障

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先是要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序。由于檔案材料的數(shù)據(jù)量非常大，硬件設(shè)施必須適合存儲大量文件數(shù)據(jù)，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失材料信息。因此，職工勞動能力鑒定單位內(nèi)部應(yīng)定期對設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，避免因設(shè)備故障造成損失。

四、結(jié)束語

勞鑒檔案管理信息化是職工勞動能力鑒定單位管理水平提升的重要途徑，勞鑒檔案信息化管理的深入發(fā)展，也給檔案管理提出更高要求。檔案管理人員必須認(rèn)識信息化在檔案管理中的重要性，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)，檔案管理單位也要順應(yīng)趨勢，不斷推進(jìn)勞鑒檔案管理信息化向縱深發(fā)展，整體提升檔案管理水平。