政府會議紀要起草“四字訣”

周金明

（山東省濰坊市人民政府辦公室，濰坊 261000）

引 言

會議紀要作為一種反映會議基本情況和會議精神的公文，有著傳達會議議定事項和會議精神的功能。尤其是政府機關的會議紀要，更是依法行政和進行公務活動的重要工具。要把會議紀要整理得相對得體，合乎規范，應該把握好“實、簡、精、快”四個特點。

一、“實”

是指會議紀要的內容要忠實于會議實際，客觀、如實地反映會議內容，表述真實會議精神。為此，對撰寫人來說，在起草會議紀要之前，首先要吃透會議精神。通常情況下，召開一次會議，都涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與。但無論是何種情況，紀要起草人都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況，特別是對會議的宗旨、目的，各項議題，要弄明白、搞清楚，做到了然于胸、心中有數，確保撰寫的會議紀要不“失真”不“跑調”。

其次，要真實記錄會議內容。會議紀要具有較強的紀實性特點，其內容要緊扣會議實際，不能人為地拔高、深化和填平補齊。會議記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據，因此，在起草會議紀要之前，必須做好會議記錄。要忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等。尤其要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢，更不能隨意篡改會議精神，增刪會議內容，變動或更改與會者議定的事項，修改會議達成的共識等。

二、“簡”

會議紀要不同于會議記錄，不是會議的全文實錄。紀要紀要，就是“紀其主要”。因此，會議紀要在內容上要簡練，要詳略得當、重點突出。首先，要進行通篇考慮、全盤謀劃，以會議討論的議題為單位，分層次、劃項目，逐一展開，布好寫作格局。其次，圍繞各議題內容，按照由繁到簡、由表及里的概括方法，逐步去粗取精、層層深入，實現會議內容由無序變有序，由繁雜冗長變條理清晰，進而準確地體現會議議定的事項。最后，語句表述要簡練。如果語句含糊其辭、拖泥帶水將會產生歧義，勢必會影響傳達貫徹會議精神的效果。在述及會議要求的事項時，要綜合概括、去浮辭、免冗長、不矯飾，力求簡潔明了、通俗易懂，切不可你中有我，我中有你，能用一句話表明的決不用多句話來陳述。語句表述要寫得清楚明確、句穩詞妥、通體通暢，達到直言其事、表意明確、言之有物、言必有中。

三、“精”

是指圍繞會議主旨，深入提煉會議精髓，使其提綱挈領、重點突出、精辟入理，準確精當地介紹會議成果。

會議紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。首先，要善于發現要點。要掌握會議的要點，關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。如，會上凸顯的新思想、新觀點、新思路；討論爭議較大的問題；與會者就某些重要問題所達成的共識，提出的解決辦法；領導特別是主要領導所做的總結性發言，對會中提出問題的具體答復，等等。這些都是會議內容的精要所在。

其次，要注意把握要點。撰寫會議紀要既不可凌駕于會議內容之上，夸夸其談，喊口號；也不可脫離會議中心，冥思苦想，搞創作，要切實達到任務清楚、目標明確、責任到位。在反映會議決議的時候，要直截了當、開門見山、直言其事，切勿含糊不清、華而不實，尤其是對會議中未達成一致的觀點或未最終形成決議的事項，切不可任意發揮、恣意想象；在明確工作目標的時候，要切合與會單位工作實際，符合事物發展客觀規律，切不可虛無縹緲、言之無物，搞“超前主義”或“慢步主義”；在明確責任事項的時候，不僅要寫明要辦理的事項，而且要寫明辦理的期限和所負的責任，以免各單位互相推諉扯皮。

最后，要用好規范語言。會議紀要是會議記錄的再加工，因此撰寫會議紀要必須注意語言的使用技巧。要做到規范、專業、精準，對紀要中的每一個句子、每一個詞語甚至每一個標點符號都要認真推敲，不用含糊不清、模棱兩可的話，盡量去除“口語”，確保表述不產生偏差和歧義。通常是用一些約定俗成的專用語言來表達，如常用的規范語言有“會議聽取了”“會議原則同意”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調”“會議確定”等。紀要初稿形成后，根據實際需要，可以征求相關部門、單位的意見，特別是相對專業的議題，一定要采用專業、準確的表述。

四、“快”

快速地寫出紀要，不僅是加快會議確定事項落實與推進的必然要求，也是提高工作效率、高效快捷作風的體現。因此，作為紀要撰寫人員，必須樹立一種能快則快的意識，以一種時不我待的精神快速擬文、快速送審，原則上會后三個工作日以內就要完成會議紀要的起草并呈相關領導審定。當然，在整體求快的同時，也要講究寫作的節奏。因為會議紀要的準確、便于執行是關鍵，切不可一味求快而草草應付。