如何充分發揮企業文秘人員的參謀助手作用

王欣榮

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雖然辦公室工作人員的水平逐步提高，但由于辦公室工作人員的思想政治教育工作也不盡如人意，這將反映在秘書的日常工作中。

1 企業文秘人員的參謀助手作用

在企事業單位中，辦公室是后勤綜合管理與行政協調管理的主要場所，承擔著內部繁重且冗雜的各類行政管理工作，需要不斷就實際問題請示上級領導，匯報事件發展近況與處理進度，還要第一時間向下級傳達指令與任務，保證各項細節工作的落實。另外，辦公室不僅要協調企事業單位的基層工作，還需平衡內部人員的關系，嚴格遵守現行法律法規與內部制度條例積極做好外交工作，確保對外商貿活動的有序開展。由此可知，企事業單位文秘工作人員的工作效率、質量與內部綜合管理息息相關，為此，企事業單位必須加大對辦公室文秘工作的重視度，采取必要的措施增強工作時效性與精確性[1]。

2 提高辦公室文秘工作效率的具體策略

2.1 樹立價值觀念，強化服務意識

（1）樹立創新意識。作為辦公室文秘人員，要順應時代發展趨勢，切實轉變思想觀念，創新工作模式，并深度剖析本職工作的內涵，通過總結實踐經驗優化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發揮文秘人員的職能優勢，實現自身經濟價值與工作崗位價值的統一。

（2）強化風險意識。作為企事業單位的文秘人員，應深刻認知辦公室在企業運營體系中發揮著重要作用，積極倡導愛崗敬業精神，嚴格遵守行業的職業規范，為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中，由衷的關心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業單位的運營創造有利條件。此外，文秘人員還要強化工作作風，顧全大局，在事件處理過程中，綜合考量多方面的制約因素，將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動，實現集體利益與個人利益的協調統一[2]。

2.2 要練就好文筆，確保充分發揮公文作用

公文的主要作用是總結工作、安排工作、傳達會議的精神和領導的要求，它是一個單位的臉面。公文寫作的水平影響了一個單位的形象和信息傳播的有效性，而秘書工作的核心是書面工作，就主要體現在公文撰寫上。因此，做好辦公室秘書工作，確保公文的規范化，具有十分重要的意義。要充分發揮公文的作用，必須加強理論知識的研究，加強對上級文件和領導干部的研究，跟上上級的要求。同時，文秘工作者應該表現出良好的寫作能力和較強的理解能力，制定標準和精細的工作模板示例，實現文檔處理標準、流暢、安全，文檔內容要簡潔，表達要準確。

2.3 必須加強對辦公室文員的學習

辦公室文秘要想細化工作內容，做好各項工作，則必須有明確的政治立場和扎實的專業素質，要非常了解單位執行的有關行政辦公類制度，如值班制度、公文相關制度、會議相關制度、檔案有關制度等等。當前，通過系統培訓與深入學習可切實提高文秘人員的工作效率與服務質量。對此，文秘工作人員應當明確工作方向和自身工作內容、重要性，強化主動學習思想，積極學習技能，開闊視野。與此同時，可邀請專家和上級領導組織文秘人員進行培訓，開辦講座，全面提升文秘人員的專業素質和業務水平。除此之外，必須加強禮儀知識的學習，規范文秘人員的行為舉止，針對禮儀進行專項培訓。然后，辦公室內部應當建立健全的考核體制，并實施嚴格的獎懲制度，對于表現優異的工作人員可予以經濟獎勵，違規者必須嚴懲[3]。

2.4 協調處理企事業單位基層業務的平衡關系

（1）轉變文秘工作的被動局面。對于企事業單位來說，大部分辦公室工作需要聽從管理決策層的統一差遣。但這并不代表辦公室工作是完全被動的，文秘人員作為領導決策層的軍事參謀，應當著眼于全局。對此，文秘人員應以集體利益為重，維護企業的運營與社會形象，以企業可持續發展為宗旨組織參與多元化的公共活動。同時文秘人員還要強化自身職責意識，協調處理領導交辦的各類事物，不斷積累實踐經驗，摸索規律，以此為基準，監督引導其他職工的工作。（2）協調繼承與創新的關系。繼承優良傳統是萬物尋求創新的根本保障，而創新理念也是繼承的進一步拓展。文秘人員需在日常工作中，延續以往實踐積累與驗證的優良工作手段，不斷解放思想，創新工作模式。只有保證繼承與創新的協調配合，才能開創企業運作的新局面。

2.5 注重文秘檔案管理信息化建設

隨著互聯網時代的飛速發展，專業的工作人員要將傳統工作和信息化技術融合發展，這樣才能夠提升工作效率，讓工作更加準確穩定地進行，所以開展文秘檔案管理信息化建設是非常重要的。由于文秘檔案管理工作較為復雜，所以現代的信息技術有著很大的發展方向和應用空間，這種技術可以將工作的標準進行統一，科學檢索和錄入檔案信息，以此來提高工作的規范性。而且在實際的工作中，我們需要找到一條高效的信息化工作道路，這是現代文秘檔案管理工作發展的最主要方向。

3 結語

綜上所述，企業在新時期的發展和進步離不開高效的經營和有效的管理，企業的辦公室秘書工作具有極其重要的地位和作用。辦公室秘書人員要不斷提高自己的業務能力，總結自己的工作方法，提高主動意識，協調好員工與領導、部門和部門之間的關系，提高工作效率，不斷創新和進步，為單位工作的順利開展提供堅實的保障。