檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用途徑探討

徐桂珍

牡丹江師范學院檔案室，黑龍江 牡丹江 157011

在信息技術極為發達的當下，社會各個領域都在面臨諸多挑戰，很多行業已經逐步完成信息化轉型，各類新型的通信技術也得到廣泛應用，檔案數字化建設逐漸趨于完善。各類新技術的應用使檔案內容信息化并實現海量存儲和快速傳輸，檔案室的管理工作也實現現代化的飛躍，工作效率更是大大提升[1]。檔案數字化建設是檔案管理邁向現代化的必經道路，能順利地將高科技技術與檔案室進行整合，讓檔案事業得以順利邁向未來。近些年來，人們對檔案信息資源的需求量日漸增大，檔案管理工作也發生巨大的變化，面臨挑戰的同時也充滿新的發展機遇，所以就需要檔案管理部門將現代化信息技術和檔案信息資源的利用相結合，完成數字化和信息化的轉型，滿足人們日益增長的需求量。目前的數字檔案建設已經取得較好成績，但是仍面臨諸多的問題，檔案信息資源的利用途徑就是重要問題之一，本文將著重討論這一點。

1 利用檔案信息資源的必要性分析

將檔案信息數字化能實現快速檢索和瀏覽，且使用更加方便，還能節約儲存空間，其優勢非常明顯，同時還能讓原件尤其是一些珍貴的檔案資料得到良好的保存，不至于因為過度翻閱而損壞。現實中對檔案資料進行妥善保管和管理以及開發，其實也是為了充分利用檔案信息資源，這是檔案發揮自身價值的最佳途徑[2]。社會各個領域都有大量的檔案資料，并沒有專門的檔案館和企事業單位等，其種類和級別都非常復雜，同時社會各界人士對檔案信息資源的需求量又非常大，而且正在不斷增多。顯而易見，雙方是供需關系，并且存在諸多的合作空間和機會，為雙方搭建起溝通交流的橋梁是必然之舉，而檔案信息資源的利用價值也將得以體現，將海量的信息資源釋放出來不但是社會公眾所期盼的，也是檔案信息資源的利用方式，最終實現資源共享并造福社會，也讓檔案事業得到新的發展機會。

2 數字化背景下利用檔案信息資源的特征

2.1 提供信息更加準確和快速

在社會經濟飛速發展的當下，檔案信息資源正在大量累積，有些領域更是呈現出幾何式增長的態勢，正可謂是海量信息資源。在這種情況下，傳統的手工檢索已經無法應對，由于人的記憶力又非常有限，不但低效而且非常耗費時間和體力，顯然不能滿足現代化發展的需要[3]。科技的發展帶來數字化和信息化，電子工具讓檢索工作更加方便和快捷，且更加準確無誤，還有超大量的儲存功能，使工作效率得以大幅度提升，彌補了傳統檔案管理工作中的不足。

2.2 讓檔案原件得以妥善保存

數字化出現以前，檔案絕大部分由紙質承載，對于一些非常珍貴的紙質檔案來講，多次翻閱和調用都是對原件的極大損耗，整個過程中難免會有磨損甚至是損壞現象，更甚者可能會遺失，進而造成不可挽回的損失。數字化技術很好地解決這一問題，使紙質檔案尤其是一些珍貴的檔案資料得到妥善的保管，只要以電子形式展現給使用者即可，同時也提升了檔案信息資源的利用率。

2.3 突破空間限制實現資源共享

在傳統的檔案管理工作中，各個檔案部門基本都獨立運營，其中一些檔案屬于機密類資料，所以相互之間的溝通和交流非常少，因此帶來的重復保存和分散保管現象也在所難免，造成空間和人力以及財力的浪費，更不可能實現資源共享。在計算機技術和信息技術大力發展的今天，檔案目錄中心等一系列體系逐漸建成，從而打破檔案館之間的空間限制，增強彼此溝通和交流機會，為檔案信息資源的共享打下了堅實基礎。使用者只需要通過計算機和互聯網就能隨時查找到自己想要的檔案信息資源，讓檔案從以往的封閉式環境中得以解脫，為公眾提供開放式的服務，實現了檔案信息資源共享。

2.4 自動化和更高效的整合分析

檔案管理工作的重點就是整合與分析，這兩項貫穿于檔案的收集、整理和保存以及利用環節。傳統的檔案管理工作主要靠人力來完成整合與分析，非常耗費時間和人力，還有較高的出錯率，數字化讓這些問題都得以解決。檔案信息的整合與分析在各個軟件的幫助下可以快速實現，并且準確率極高，自動化的分析能力更是值得稱贊，還能自動生成一些報表，從而讓檔案的整合分析工作更加有效和高效。

3 檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用途徑以及策略

3.1 確定服務方向并以用戶為中心

檔案管理部門屬于公共服務系統，其主要工作就是為公眾提供檔案信息資源，所以必須確定自身的服務方向并樹立正確的服務理念，即以用戶為中心。在確定自身的服務方向時應該與黨和國家的工作重點保持一致，結合科學技術和自身的特點來公開檔案信息，為資源共享做出應有的貢獻，也提升了檔案資源的利用率。此外還要樹立正確的服務理念，要以用戶為中心，傳統的服務理念已經不能滿足當下的社會發展需要。由于過去的管理方式較為封閉，且不提供主動服務，只等用戶上門即可，所以服務理念較為滯后。有些檔案館以往只為政府單位服務，與社會公眾處于隔絕的狀態，檔案資源的利用率非常低，更沒有體現出自身應有的價值[4]。隨著社會的發展，人們逐漸意識到檔案資源的重要性，對檔案資源的需求量更是與日俱增，所以傳統的檔案管理工作必須要進行全面改革才能跟上時代發展的腳步，滿足社會公眾的需求。

3.2 更新服務方式并拓展檔案信息資源的利用途徑

在網絡技術和信息技術的支持下，檔案部門已經可以實現通過網絡為用戶提供服務，比如利用建設網站為用戶提供檔案信息資源。這種在線服務方式為用戶帶來十分便捷的服務，用戶可以根據自己的需要隨時在線檢索和查閱，網站上可以設置明確的欄目分組，讓檢索和查閱以及閱覽都變得更加方便，同時檔案部門還及時更新資料和信息，實現數據同步，從而為用戶提供更加及時和貼心的服務，也提升了檔案信息資源的利用率。

檔案部門不但要對過去的事件進行記錄和保存，保持自身的權威性，還要對黨和國家目前的政策方針進行宣傳，所以提供現行文件的共享服務也是檔案部門的工作重點之一。檔案管理部門需要一改往日的被動服務理念，敢于面向社會和公眾，為文件和用戶搭建起暢通無阻的橋梁，同時充分利用多媒體和自媒體，盡可能地建設起電子文件閱覽室，讓現行文件的核心價值得以體現。

數字化和信息化讓人們的知識出現大幅度增長，各類信息一涌而出，并且還在不斷增多，信息量不但巨大而且內容更為豐富和繁復。面對這種情況，靠單一的檔案部門很難將所有信息和資料全部收集起來，更談不上整合分析與利用，所以增強合作機制實現橫向聯合是未來的發展趨勢，只有這樣才能打破壁壘實現強強聯合，讓檔案信息系統更加完善和完整，同時檔案的潛在價值也得到進一步發揮。

檔案館作為公共服務體系也需要進行合理宣傳，比如與科學文化類的公益性刊物進行合作，也可以將檔案館列為重要的旅游景點進行介紹，通過合作使檔案館進一步走進公眾的視野，宣傳得當的情況下會讓檔案館的用戶量大幅度增長。所以對本地區已有的且廣受讀者好評的刊物善加利用是可取的宣傳路徑，可以不斷提升檔案的利用率。

3.3 提升工作人員的綜合素養從而提升服務質量

當下的檔案管理工作需要提升服務質量，而工作人員的綜合素養就是決定性因素。目前的檔案信息資源已經初步完成數字化，且數量正在大幅度增加，同時公眾對檔案信息資源的需求量也在不斷上升，在這種大背景下，提升工作人員的綜合素養已經迫在眉睫，只有這樣才能為公眾提供更加優良和全面的服務。工作人員首先需要端正自己的態度，保持主動積極、認真負責、嚴謹細致的精神狀態來為公眾提供服務，還需要保持耐心，仔細傾聽用戶提出的要求，協助其盡快檢索和查閱到想要的檔案信息，對于用戶提出的問題也要耐心回答，并對相關意見做出及時反饋。還要順應時代的發展，工作人員要敢于創新，積極主動地學習新知識和新技能，并與自身的工作實現對接，這樣才能滿足數字化發展的需要。檔案工作說到底就是以服務為主，工作人員需要通過各種辦法來滿足用戶的需求，同時也就需要極高的責任感，堅持以服務大眾為自己的工作準則，并努力學習新知識，比如計算機技術和網絡技術等。只有堅持不懈的努力，才能為公眾提供更加全面和優質的服務，為數字化檔案信息利用做出自身應有的貢獻。

4 結語

綜上所述，在當下時代背景中，檔案數字化建設是必然之舉，也符號時代發展的需要，但檔案信息資源利用才是檔案管理工作的重點，需要與時代保持同步，結合自身特點和現代技術，提升數字化檔案信息的利用率，從而為公眾提供更加高效便捷的服務。提高檔案管理工作的效率要靠數字化來實現，而建設完善的數字化檔案室是目前的工作重點，盡管其建設和管理目前都存在一些困難和挑戰，只要通過樹立正確的服務理念，確定服務方向，增強合作機制，提升人員的綜合素養和服務質量并不斷拓展利用途徑，就能有效提升檔案的利用率。