基于ERP系統的物料編碼應用與研究

（貴州航天控制技術有限公司 貴州 貴陽 550009）

1 引言

物料編碼是企業信息化的基礎，建立公司共享物料信息庫和物料管控流程，能夠使物料在TC、ERP、MES等應用系統實施中實現編碼一致、信息共享，更好地為整個公司信息化服務，從而降低科研生產制造成本，提高公司科研生產效率。物料編碼屬于基礎數據中最基本的數據，是ERP系統實施能否成功的關鍵因素，俗話說：“三分技術、七分管理、十二分數據，”這是中外企業信息化建設的實踐經驗得出的真理，從中可見基礎數據的重要性。

2 物料編碼的意義與原則

2．1 物料編碼的意義

物料編碼是用字符串或數字表示的唯一性代碼來標識物料。物料編碼涉及物料的名稱、規格型號、材質和計量單位等基本特性，還包括物料的采購方式、存放地點、稅率、價格和評估級別等。物料編碼伴隨著物料的整個業務周期，物料編碼的好壞直接影響公司的生產計劃、庫存管理、采購管理、銷售管理、成本核算等工作的規范性和準確性。對于實施ERP系統的公司，規范地物料編碼體系是實現管理精細化管理的基礎，更是成功實施ERP系統的基礎。

2．2 物料編碼的原則

⑴唯一性

唯一性是物料編碼最基本的原則。物料編碼要求各個物料的編碼能夠唯一識別，不可重復。保證相同的物料使用同一個編碼，一個編碼對應一種物料，避免一物多碼或一碼多物的現象。

⑵規范性

物料編碼開始時，對物料進行分析，制定統一的結構、格式，采用行業標準、國家標準或者國際標準規則進行編碼，規則一旦確定，所有的業務部門都要遵循。

⑶簡單化

設置合理、簡單易懂的編碼規則，減少編碼的出錯率。不必要把物料的所有屬性都反映到編碼中，對編碼的長度進行合理的預計，便于人員的操作。

⑷快捷性

設置能夠被快速識別、快速輸入和被計算機快速處理的屬性。在利于后期擴充的基礎上盡量減少編碼的長度，增加計算機的運行速度。

⑸系統性

建立完整、系統地物料編碼體系，不易頻繁變動，盡可能保持編碼系統的相對穩定性，有助于公司長遠的發展。

⑹可擴展性

編碼規則應留有余地，需考慮到未來物料物品增加及更新的情況，需在規劃內，增加擴編的余地，保證物料編碼在將來能被有效地擴充使用。

3 基于ERP系統公司物料編碼規則及流程管理

3．1 公司編碼規則

參照各類國家、航天標準，公司物料編碼結構由分類標識碼和特征標識碼組成。分類標識碼采用8位數字，參照標準，根據物品分類情況予以唯一指定。特征標識碼采用6位數字，按發布先后順序生成。

參照標準，將常用物料分為電子元器件、非金屬材料、金屬材料、機電產品及產品等四大類，分類層級分為大類、中類、小類和細類四層。其中大類、中類規定了索引碼，大類索引碼由一個字母表示，中類索引碼由兩個字母表示采取有序編碼方式。

3．2 公司編碼流程管理

公司物料編碼申請流程：用戶在電子表格庫中查找是否存在需要的物料編碼，如果不存在就按照預制模板填寫好提交數據管理員，數據管理員在ERP系統中生成物料編碼導入各個系統使用。

4 基于ERP系統的物料編碼存在的問題

4．1 手工查找速度慢

十院物料編碼多達十幾萬條，手工在電子表格中搜索查找物料各個屬性速度緩慢、光靠肉眼識別不準確，計算機負荷重，經常死機，降低了工作效率，影響用戶使用心情。

4．2 模板填寫不規范

物料模板眾多，每個模板要填寫十幾個左右的屬性值。用戶對物料分類的模板理解有差異，填寫電子表格不規范，無嚴格地約束條件，導致申請編碼流程反復。

4．3 存在一物多碼問題

ERP項目上線初期，未對物料進行嚴格地清洗，導致系統中重碼率很高。經常由于計量單位的一字之差而發不出料，無法開展科研生產工作，影響公司整體經營水平。

4．4 各系統間未有效集成

各個應用系統未實現有效集成，每天產生大量的光盤進行導入導出操作，既耗費人力、物力、財力又降低了工作效率，失去了系統集成的意義。

5 基于ERP系統的物料編碼解決方案

5．1 開發搜索工具，加快搜索速度

開發自動匹配和搜索物料屬性的工具，提高搜索速度。在申請物料編碼時與系統中物料編碼庫進行匹配，匹配失敗可以直接提交申請，自動進行相似性物料的查找，方便用戶和數據管理員對重復物料的判斷，從而提高圖紙設計效率，縮短研發周期，節約設計成本。

5．2 開發填寫工具，規范模板填寫

開發規范性地填寫物料編碼的工具，對每個物料編碼屬性值進行規范性約束，嚴格按照模板進行填寫。在數據源頭控制重復物料的出現，保證進入ERP系統中的數據的具有唯一性和規范性。

5．3 成立數據小組，清理重碼物料

首先應當在系統上線前成立物料編碼小組，集中對物料進行整理與清洗工作，保障數據的準確性；其次在出現一物多碼時，及時梳理并完善編碼，提出重碼；最后可組建清理編碼小組，集中時間、集中辦公將所有的一物多碼問題從頭清理干凈，降低重碼率。

5．4 實現系統集成，保證數據源統一

協商各個應用系統廠商開發接口，實現在ERP系統中生成物料編碼自動返填到TC系統的技術，實現系統同步更新物料編碼，保證數據的一致性。

6 結論

物料編碼是ERP系統乃至企業整個信息系統建設過程非常重要的一項基礎工作。隨著公司各個系統應用的不斷深入，對統一的物料編碼的需要越來越明顯，保證數據源頭的一致性刻不容緩。物料編碼工作是一項嚴謹地、重要地、長期地工作，不容松懈，需要將此項工作常態化，才能保證數據的準確性和唯一，才能建好、管好、用好ERP系統。