淺析網上報銷系統對企業內部控制的影響
——以G公司為例

□ 龔于潔

(重慶理工大學 重慶 400054)

隨著近年來ERP系統的廣泛應用，網上報銷系統作為其中的一個分支，為企業的發展提供了良好平臺。通過網上報銷系統，報銷人員可根據報銷需求隨時隨地進行報銷單的填寫、提交和實時查詢報銷進度。也可通過網上報銷系統的集成，解決企業內部控制、預算控制和財務分析等問題，能夠及時準確地提供信息支持，實現信息共享，為管理層決策提供幫助。

一、G公司原有報銷現狀

G公司成立于1998年，主營電器銷售，經過多年發展，G公司已經奠定了其所在城市同行業的領跑地位。然而G公司在信息系統建設方面并不完善，尤其是網上報銷系統存在的問題較多。在建立新的網上報銷系統前，G公司在報銷方面主要存在以下內部控制問題：(1)報銷涉及行政部、銷售部、市場部、物流部、監察部、人力資源部等部門，原有的報銷流程較為繁瑣，且領導需審核各個部門主要費用的發生情況，存在信息不準確、不及時的問題。(2)報銷與預算脫節，預算數據可能為一紙空文。在報銷過程中透明度低，領導無法準確知悉員工或項目的報銷額度，容易導致費用超報。(3)由于報銷涉及政策較多，且對每個費用項目沒有明確的歸類，導致后期報銷單增多之后，不能準確的進行歸集，也不能實時查詢費用項目發生情況。(4)員工提交的報銷發票存在虛報現象，財務審核人員在核查發票方面投入了大量的精力；且報銷憑證靠財務人員手工操作，效率不高。

二、G公司網上報銷系統的應用

網上報銷系統作為ERP系統的一個子系統，在設計時與其他業務模塊相集成，能更好起到管控作用。G公司通過網上報銷系統的集成，形成了組織、制度、信息技術等“三維”的內部控制模式。將組織及費用項目細化，通過操作及管理制度來規范報銷的每一個流程。該網上報銷系統主要由費用管理、預算管理、報表管理、稅務管理、資金管理等五個模塊構成，整個網上報銷系統主要流程及各自功能如下：

圖1 網上報銷系統主要流程圖

(一)費用管理

G公司從整體上定義各個部門組織及項目名稱，不僅僅涉及員工個人的報銷，還包括公司業務類的報銷。員工報賬需據實填寫報賬金額和報銷項目，個人報賬金額據實際出差情況及報銷制度計算得來，員工填列時在個人或業務的報銷額度范圍內方可填寫成功。同時錄入報銷發票的信息，發票信息查驗無誤后，最后提交報銷單由領導審批。填報過程完成后無須財務人員再次審核。

(二)預算管理

預算管理主要控制企業業務和項目類支出，G公司各部門根據本部項目資金使用情況進行預算數據的錄入，再由各部門匯總為整個公司的預算表。并將其錄入系統，在員工進行報銷時就能進行額度控制。

(三)稅務管理

報銷人填報發票的主要信息，通過與航信系統對接，實時驗證發票真偽并自動獲取發票的全票面信息。如若發票信息有誤，則報銷人不能提交單據。且報銷完成后，發票信息自動保存至ERP系統稅務管理模塊，方便企業進行發票管理。

(四)報表管理

領導審批完成后，可以通過報表管理功能進行多維度分析。如查詢報銷人的各項費用發生情況，某項費用項目的報銷情況，以部門為單位查詢某項費用項目的發生情況或預算數執行情況等。

(五)資金管理

報銷單經出納審核后，生成憑證并將報銷人銀行賬戶信息向ERP系統資金模塊推送，通過付款功能確認付款，實現付款歸集并發放。

三、網上報銷系統對G公司內部控制的影響

(一)積極影響

1.便于內部監督控制

在系統內根據崗位設置出差標準，通過出差天數計算出交通費及差旅費標準，從報銷源頭杜絕額度差錯。同時通過預算管理控制，也減少了核算人員工作量，保證數據正確性。其次，管理人員可實時查詢報銷統計報表及預算執行數報表，及時分析是否存在不合理的報銷信息，加強監管，方便內部監督控制，提高整體報銷質量。

2.流程透明化、易于管理

通過建立統一化、標準化的流程，從填制報銷單到資金支出全程無紙化辦公，使各個流程及環節更為可控。單據實現了在線流轉和各級領導的在線審批、移動審批、全程跟蹤，提高透明度，落實了內部控制。管理人員可查看小到每一個報銷單據，大至報銷的整體情況，提升效率的同時，使整個流程更具管理價值。

3.財務數據更科學準確

在預算數據編制過程中，充分考慮每個指標的科學性，更符合公司發展要求。發票信息直接經過稅務系統核驗，避免人工核實誤差。在報銷過程中，管理人員不能更改報銷人的信息，只能進行審核通過或退回操作；同時，財務人員在稽核時，稽核金額與報銷金額分開，財務人員只能修改稽核金額，使得數據更為真實準確。

4.財務職能轉化

預算、報銷制度的有效執行，審批流程的透明化，這極大地加快了員工的報銷進度，使財務工作更加高效，把財務人員從復雜繁瑣的工作中解脫出來，更注重分析和風險管理，實現了“核算會計”向“管理會計”的轉型。

(二)消極影響

1.內部控制執行力不足，維護過程具有較大風險

G公司在完成信息化建設后，相關財務人員并沒有進行明確的職責分工，在信息系統中會存在越權操作的現象。雖然系統日志可以記錄每個業務的操作，但是對沒有操作問題的業務不會有太多關注，這一過程就可能產生業務數據風險。財務人員需完成對整個企業財務流程的維護，系統權限一旦沒有設置好，信息不對稱產生的風險的可能性越大。

2.信息化內部控制的風險意識不高

G公司的會計信息化發展進程中，部分信息只能依賴于網絡傳輸呈現。這在提升信息傳輸便利性的同時，也為信息安全帶來了隱患。一旦網絡安全遭到破壞，必然會導致企業的關鍵性信息泄露，對企業的資金以及財務管理效果造成巨大影響。結合G公司的內部控制體系來看，其對于會計信息化管控風險意識較低，雖然有IT部門，但是對服務器、數據庫等基礎設施的維護力度不夠，相關人員對于信息化風險的嚴重性以及應采取的相應預防措施認識不到位。這為會計內部控制機制的運行造成巨大的風險。

四、加強內部控制的策略

(一)完善企業內部控制責任機制和規章制度

為了保障財務信息質量以及明確個人分工，可將系統功能進行進一步細化，減少差錯和事故的概率。各個部門結合本部實際情況，制定科學、合理的崗位分工，以及相應的組織和管理規章制度，這些制度能在一定程度上實現內部控制在管理源頭上的管控，以便于后期信息安全維護。

(二)嚴抓數據使用范圍，提高數據安全性

首先，加強系統培訓，培養風險意識；應重視信息系統的安全性，負責信息安全的技術人員應配置好計算機的軟件和硬件，并安裝安全防火墻及殺毒軟件，保護計算機操作系統的安全。其次，對系統的安全性開展持續監督和單獨評估，并按周期出具評估報告。對報銷的單據和會計憑證信息進行不定期抽查，如果發現問題及時上報，將責任追蹤到個人，設置獎懲機制并及時采取措施。

五、結語

網上報銷系統的使用，極大地提高了報銷效率，全流程的管控跟蹤，融入預算管理和內部控制制度，有效促進了業財融合的進一步發展。G公司網上報銷系統的運用縮短了財務工作人員的人工核查時間，同時提高了數據精確度，實現財務人員的職能轉變。網上報銷系統為內部控制帶來積極影響的同時，也有一些負面影響，應正確看待信息化帶來的機遇與挑戰，積極應對，完善內部控制制度，加強企業內部人員培訓和監督，讓信息化為企業發展更好的添磚加瓦。