信息時代如何提升企業檔案管理人員素質

文/劉 葭

隨著科技的迅猛發展，信息技術在各行各業廣泛應用，企業檔案管理工作也不例外。筆者分析了信息時代背景下企業檔案管理工作的新特點，以及檔案管理人員工作的現狀和可能存在的主要問題，闡述了信息時代企業檔案管理人員應具備的素質，提出了企業檔案管理人員提升自身素質的有效途徑和方法，對進一步做好企業檔案管理工作，提升企業檔案管理工作質量和效率具有一定的促進和借鑒作用

在信息技術廣泛應用的當今社會，檔案管理工作也要適應新形勢的發展，因此，作為一名企業文書檔案管理人員，筆者認為，從事檔案管理工作，除了具備基本的檔案專業素質以外，還應當與時俱進，積極探索與創新，提高自身能力，提升職業素養，以適應信息時代檔案管理工作的發展和要求。

一、信息時代背景下企業檔案管理工作的新特點

筆者曾在撰寫的《企業文書檔案信息化管理利弊初探》一文中，對文書檔案的傳統管理模式與信息化管理模式進行過對比，簡言之，信息時代背景下，企業檔案管理工作主要有以下幾方面的特點：首先，省時高效。利用現代化的互聯網技術收集檔案數據，省去了中間不必要的環節和程序，提高了檔案管理工作的效率。其次，留痕備查。電子信息化技術在文書檔案管理上的應用，為電子檔案搭建了一個記錄整個整理歸檔過程的平臺，做到全程留痕和有據可查。再次，是資源共享。電子信息化技術，可以不受地域空間限制，使檔案資料、檔案信息管理動態等達到有效共享和交流，使檔案資料達到最大的利用率，實現其最終價值。第四，是保管便利。電子信息化技術節省了檔案保管的空間，使檔案保管不依賴特定的環境，優化存儲、方便利用。

二、信息時代企業檔案管理人員工作中存在的主要問題

（一）企業檔案管理人員思想政治素質有待提升。從事檔案管理工作的人員，要求具備一定的責任感和使命感，能夠依照企業檔案管理的各項規章制度認真負責地工作，但檔案工作的枯燥性和乏味性，以及企業對檔案工作重視程度不夠等職業特點，導致一部分檔案管理人員存在消極懈怠的思想，缺乏職業責任感和榮譽感，缺少對本職工作的熱愛，從而可能導致信息時代，企業檔案管理存在安全隱患。

（二）企業檔案管理人員業務能力不足。以筆者所在的陜西地礦集團有限公司為例，在職的23名檔案管理人員，因條件限制，多為兼職檔案管理人員，且無一人為檔案管理專業的畢業生，對檔案管理知識知之甚少，僅通過入職后的學習培訓、繼續教育、日常操作的形式和途徑來提高自身的業務水平和管理技能，故而導致了檔案管理技能和水平參差不齊。

（三）企業檔案管理人員綜合能力存在欠缺。在檔案信息化時代，不僅要求檔案管理人員對檔案管理業務知識充分掌握，更要求檔案管理人員對計算機、信息處理等技術方面有一定的操作和處理能力。檔案管理人員這兩方面的欠缺，會嚴重影響并制約信息化時代檔案管理現代化水平的提升。

（四）企業檔案管理人員不穩定性。筆者所在的陜西地礦集團有限公司檔案管理部門對下屬單位的檔案管理工作有指導、檢查和業務培訓的職責，筆者任職以來，先后3次集中培訓講解《歸檔文件整理流程》，仍然有新任職人員申請培訓。基層單位對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理不需要技術性操作，對檔案管理人員的選用，沒有嚴格標準和要求，對檔案管理人員隨意調配，使得檔案管理人才流失，不僅造成檔案管理工作出現混亂局面，甚至會導致重要的資料和檔案容易丟失等問題。

（五）企業檔案管理人員缺乏創新意識。如前所述，由于職業特性，人們總覺得檔案工作無關緊要，不僅外人輕視，部分檔案管理人員自身也感到困惑，對工作失去熱情、缺乏責任感，對知識更新失去主動性與積極性，沒有意識到時代發展對其自身工作的挑戰，在信息技術廣泛應用的時代，缺乏革新的動力，習慣于傳統的管理方式，不愿花費時間和精力適應新型管理模式和提高電子檔案管理技能。

三、信息時代企業檔案管理人員應具備的素質

信息時代下的企業檔案管理人員，不僅具有過硬的思想政治素養，遵守嚴格的組織紀律和保密條例，而且應當充分掌握檔案管理專業知識，并且具有互聯網思維，熟悉辦公管理軟件的應用，不斷學習先進的管理技術和經驗，逐步適應檔案管理現代化和信息化的需求。

（一）思想政治素質

檔案管理工作的保密性，決定了檔案管理人員要有高尚的道德情操和職業修養，無論在何種情況下，都要嚴格遵守本單位的檔案管理制度，從而保證檔案管理工作的安全性和科學性。因此，思想政治素質是檔案管理人員應具備的基本素質。

（二）職業道德素質

檔案工作作為一項有專業技術要求的職業，負有記錄歷史、傳承文明的使命，企業檔案工作更是對企業生產和經營具有重要促進作用，作為企業檔案管理人員必須具有一定的職業道德素質，尤其是在信息時代，電子檔案在易于管理的同時，也更易于泄密，因此，要求檔案管理人員時刻堅守職業底線，強化職業道德素養，不斷保持愛崗敬業的精神。

（三）崗位專業素質

檔案管理工作看似簡單，而且不受重視、難出成績，但其作為一門專業技術知識，具有一定的綜合性和復雜性，檔案管理人員除了負責日常保管檔案外，還要審核檔案整理歸檔的規范性、完整性，確保檔案材料符合標準。特別是隨著信息技術與檔案管理工作的結合，檔案管理人員還要具備一定的計算機理論知識和電子業務技能，才能保證信息時代檔案管理工作的安全性和穩定性，提高檔案材料的利用率。

（四）管理創新素質

信息化時代下，企業檔案的主體是以計算機為載體的電子檔案。檔案管理工作不是固守成規的，其具有一定的時效性，隨著時代發展而發展。檔案管理工作人員也應該從根本上改變觀念，不僅隨之不斷提高自身的信息化水平和電子檔案管理能力，還可以試著改變現狀，開拓出新的管理模式，使檔案工作產生一定的社會效益和經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

四、信息時代企業檔案管理人員素質提升的途徑和方法

（一）加強政治理論學習

檔案管理工作是一項政治性和機密性很強的工作。因此，檔案管理人員必須具有堅定正確的政治方向和較強的政治敏銳感，忠于黨和人民的事業，在思想上、行動上與黨中央保持高度一致，提高自己的政治素質、業務能力和道德水平，認真學習領會習近平新時代中國特色社會主義思想，堅持不懈地用黨的十九大精神武裝自己，在實際工作中，增強運用政治理論指導檔案管理工作的自覺性和主動性。尤其是增強責任感和保密意識，嚴格執行國家法律和法規，遵守黨和國家各項規章制度，依法依規開展檔案管理工作和檔案信息化建設，確保檔案實體和信息的安全。

（二）加強專業知識學習

隨著信息化技術的發展和革新，檔案管理的形式、內容也相應發生了變化，作為一名檔案管理人員，只有通過不斷的學習才能跟上時代的步伐，適應電子檔案管理工作的需要。首先，從單位的角度來說，要積極為檔案管理人員創造學習和培訓的條件和機會，拓寬檔案管理人員獲取先進管理理念和技術的渠道，幫助檔案管理人員提升管理工作方法。其次，從檔案管理人員自身而言，要樹立自主學習意識，利用各種資料，多方位地汲取更多的相關知識，增強檔案管理的專業技能，特別是關于信息技術方面的內容，更要排除抵觸情緒，積極學習先進的電子檔案管理和保護技術。

（三）應用現代科技手段，提升檔案管理的創新能力和水平

眾所周知，現階段計算機技術在檔案管理領域的重要性不言而喻。檔案管理人員傳統的檔案管理經驗和方法已經不能勝任現階段的電子檔案管理工作，檔案管理人員要積極提高計算機和現代信息技術水平，掌握一定的計算機知識和技能，熟練操作現代化電子設備，了解檔案管理系統，學習檔案管理系統在計算機中的應用原理，促進電子檔案的普及和應用，更好地提升企業檔案管理水平。

（四）建立職業競爭激勵機制

如前所述，因檔案管理的職業特性，檔案管理人員在本職工作中缺乏主動性和積極性，筆者認為，現階段激發檔案管理人員的熱情和動力，需要單位實施行之有效的激勵措施，引導他們自覺自愿地提升科技手段的運用能力，提高檔案管理工作的質量和效率。首先，在制度上，構建完整的目標管理制度，制定具體的工作任務和目標，實行績效掛鉤，獎懲兌現，推動電子檔案管理工作的實現；其次，充分發揮榜樣作用，努力營造爭當先進的良好工作氛圍；再次，在人員管理上，推行優勝劣汰的管理模式，實現公平競爭、擇優上崗；最后，從企業文化上，通過加強企業的人文關懷，營造良好的工作氛圍，讓檔案管理人員有歸屬感、成就感，從而提升職業責任感，最大限度地調動檔案人員工作的積極性和創新性。

在不斷發展和進步的信息化時代，對檔案管理人員素質提出了更高的要求，我們檔案管理人員必須解放思想，與時俱進，加強學習，提高技能，完善自己的知識結構，拓寬自己的視野，把自己培養成為綜合素質高的復合型人才，才能推動檔案管理工作持續、穩定、健康的發展，才能更好地為企業服務。