淺談檔案管理現代化

文/王青干

20世紀90年代以來，人類社會快速進入信息化時代，使得社會生活發生很大的變化。檔案管理工作也受到了一定的影響。為與現代信息社會相適應，作為提供社會服務的檔案管理工作現代化是必然的趨勢和選擇。為此，除了重視檔案管理的規范化和標準化建設外，還需要不斷更新管理人員觀念，完善現代化管理手段，提高檔案管理的效率和水平，為經濟和社會發展提供高效、優質的服務

隨著信息時代的到來，檔案管理事業發展面臨著前所未有的機遇和挑戰。傳統的檔案管理工作過程中依靠手工檢索、人工調卷等手段，已經難以滿足人們對檔案利用的需求，因此不適應經濟建設和時代發展的要求。檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。要完成檔案管理現代化的轉型，不僅要重視設備、軟硬件設施的更新換代，更要重視管理者的整體素質、服務意識的提高。惟其如此，才能積極主動地融入信息社會的洪流，更好地實現檔案工作現代化發展。

一、檔案管理現代化的必要性

（一）是檔案工作自身發展的客觀需要

隨著社會發展和建設事業的不斷推進，檔案事業也得到了飛速的發展。與此同時，由于檔案本身所具有的原始性、真實性等屬性，因此社會各界對檔案信息的需求也日益增長。在此背景下，傳統檔案管理中查閱速度慢、不利于珍貴檔案文件保護等弊端開始顯現，這在一定程度上阻礙了檔案事業的現代化發展。從這個意思上來說，要推動檔案工作的健康、有序發展，實現現代化是必然的選擇。通過采用現代化手段，借助檔案管理軟件快速進行檔案編研工作，在提高檔案管理的效率和質量的同時，也可以有效提升檔案的價值。更重要的是，檔案管理現代化也使得檔案工作人員的工作條件得到了質的改善。

（二）是信息化社會發展的需求

信息化、全球化依然是這個時代最鮮明的兩大特點。科技浪潮的革命借助全球化撲面而來，促進了中國社會全面、快速的發展。其中一個具體的表現就是辦公自動化技術得到了廣泛應用和深入發展。雖然傳統的辦公模式依然存在，但是一種新興的辦公模式——無紙辦公已經興起，以自動化、網絡化、數字化為顯著特征的辦公模式成為了信息時代發展方向，由此也給檔案工作注入了新鮮的活力和生機。借助于網絡和科學技術，在起草文書、簽發文件和對檔案的保存、歸檔等一系列的過程中，可以采取通過計算機和通信線路中進行，取代傳統的檔案書寫歸檔等繁瑣的過程，將在很大程度上減輕檔案部門工作人員的勞動強度，同時也降低了物力和財力的成本支出，從這個意義上來說，檔案工作現代化適應了信息化社會發展的需求。

（三）是滿足消費群體的需要

當下的社會是一個緊密聯系和相互影響的工業化社會，每個個人、行業、組織都是工業化社會發展中的一個環節，因此檔案資料和信息的研究和利用并不只是局限于本部門的工作人員，而是有著很強的社會性和服務性。由于對于信息的需求不僅數量增大，而且對于信息的完整性和準確性也較之以往有了更嚴格的要求，這就需要檔案管理部門能夠及時提供相關的具有一定知識含金量的檔案信息，以此來滿足消費群體的需要。

二、檔案管理現代化過程中存在的問題

（一）檔案管理的標準化程度不高

檔案管理現代化不僅僅只是對使用的設備進行更新換代的問題，而是由多方面因素組成的一個系統化的工程，需要形成一個規范化的標準體系。從這個意義上來說，檔案管理工作是否標準化和系統化是實現檔案管理現代化的一個重要的先決條件。由于歷史及社會發展等多方面的因素，在實際進行的檔案管理工作中，各個部門的管理水平卻有天壤之別的差異，具體到實際工作層面，許多部門的文書收集、整理歸檔、編目檢索、傳遞利用等都沒有形成一套完備的規范體系。因此，案卷質量不高、檔案管理松散、信息挖掘利用不到位、檢索工具不完善等問題屢見不鮮。這些問題在很大程度上導致了檔案管理的標準化不完善，效率和質量低下，服務效果不明顯。很多信息材料一進到檔案部門，基本上就處于“退休”狀態。為了加速檔案行業的現代化水平，急需要一個科學的標準體系來規范各部門的檔案工作。

（二）檔案管理人員素質和能力有待提高

檔案管理的現代化在本質上是人的現代化。因此，除了在檔案管理中廣泛應用現代技術設備外，更重要的是提高檔案工作者的能力水平。具體而言，就是要求檔案部門的工作人員必須掌握相關的科學技術知識，具備熟練運用新技術和新設備對檔案進行編目、檢索、歸檔和收集管理的知識和技能，只有這樣，才能滿足檔案工作現代化的需要。在人們的傳統認知中，檔案工作就是一項保密性工作，檔案員就是一個保管員，不需要開放，不需要過高的專業知識，這樣就造成了檔案工作的封閉，檔案人員的能力水平有限，具體表現就是檔案人員把工作的重心放在了對檔案的整理存檔、保管借閱上了，而對檔案信息的開發和提高其利用率考慮的較少，更難結合社會發展需求和檔案館的實際，有計劃、有針對性地開展對檔案材料進行編纂，忽視了對檔案信息的深層次加工這一重要的環節。這樣的工作能力和基本素質，顯然無法滿足信息社會對檔案工作者的基本要求。

（三）檔案管理設備和技術落后

檔案部門設備和技術的先進程度是由對其的經費投入決定的，而由于社會檔案意識的普遍偏低和檔案管理的重要性的認識不足，導致對其投入的經費較少，現代化的設備和設施配備不足。具體表現為：有些部門沒有獨立的檔案室，檔案資料存放的場所、裝具不符合要求、檢索工具不標準、種類少等等問題。這樣的基礎設施條件，在面對多種多樣的檔案信息資源和信息需求時，勢必會力不從心，也會嚴重影響檔案管理的現代化進程。

三、實現檔案管理現代化的途徑

（一）提高檔案管理標準化、規范化水平

檔案管理標準化、規范化是檔案管理現代化的一個至關重要的環節，是對檔案工作進行科學管理的一種手段，也是衡量檔案管理現代化程度的一個重要尺度，更是實現檔案管理現代化的前提和基礎。所以，無論是檔案行政管理部門，還是本系統、本單位在開展檔案的理論研究、制定檔案標準規范的過程中，首先都要依據檔案工作發展的規律和自身的實際情況，制定出切實可行的相關標準和規范，從而在保證檔案的真實性和完整性，維持好檔案工作秩序的基礎上，更加方便檔案的查找利用，最大限度的發揮好檔案的經濟和社會效益。其次還要在制定檔案標準規范的過程中，廣泛聽取和采納專業人士的意見、建議，力爭制定的標準規范科學合理、便于操作實施，從而為加快檔案管理事業現代化進程起到積極的作用。

（二）加強人才培養，提高檔案工作者的整體素質

人是管理的主體，現代化的管理主角是具有現代思維和意識的人才。所以現代化的管理要真正地實現，首要的就是改變人的思想觀念，要使檔案工作者具備和增強服務精神，牢固樹立依靠現代科學技術設備和方法來實現檔案現代化，從而更好服務社會和經濟發展的觀念。為實現這樣的目標，檔案工作人員首先要認識到自己工作的重要性，增強政治責任感和做好工作的緊迫感，樹立嚴謹的工作態度和良好的工作作風。其次要加強專業理論知識的學習，不斷提高自身的知識水平和職業技能，精益求精地干好工作。再次，還要加強對相關現代科學技術知識的學習，積極參加各種形式的培訓，跟上科技發展日新月異的時代大潮，不斷提高自身適應檔案現代化發展要求的知識水平和工作能力，積極主動地融入信息社會發展洪流之中，用自己出色的工作業績來彰顯出檔案工作對于社會發展和文明進步的無可替代的積極作用。

（三）加大經費投入，實現檔案裝備和技術的現代化

檔案管理現代化的真正實現，除了人才的培養這個“軟件”外，還需要非常重要的“硬件”支撐。換句話說，必須對檔案管理的硬件環境進行大的改造。當今社會是信息社會，隨著社會、政治、經濟、文化等方面的活動的不斷增加，所產生的檔案數量也隨之增多。單純依靠傳統的人工手段來管理檔案，已經遠遠不能滿足檔案事業發展的需要，因此運用現代化的技術和手段對檔案進行管理勢在必行。現代化的檔案管理與傳統的檔案管理一個很大的區別是對于技術和設備的依賴程度。為此，各行各業的業務和行政主管部門應該加大對檔案事業的硬件環境建設，根據具體的實際的情況，配備相應的設施設備，運用計算機等現代技術對檔案進行編目、錄入、檢索和收藏。這樣既方便了檔案工作人員，又滿足了利用者的需求。同時，借助現代存儲技術和檢索技術，可以建立館藏資源信息庫、數據庫和電子檔案閱覽室，還可建立覆蓋地區甚至全國的信息網絡，以實現檔案信息資源共享和異地跨館互為代查等功能。

總之，在以知識和信息為主要特征的新時代，實現檔案管理現代化已是必然趨勢。檔案管理工作者要緊跟時代發展步伐，發揚與時俱進，勇于創新精神，用新觀念、新思路、新方法、新舉措，建立起一整套與自身實際相適應的檔案管理體制機制，將檔案管理提升到一個全新的水平，從而使之更好地服務于經濟社會發展，為實現全面建成小康社會的宏偉目標發揮出應有的作用。