干部人事檔案整理工作存在的問題及對(duì)策

文/王沛媛

干部人事檔案工作，是干部人事管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。做好干部人事檔案整理工作，能夠?yàn)楦刹啃畔⒉樵兲峁┍憷麠l件，同時(shí)也能夠?yàn)楦刹康穆殑?wù)晉升提供重要的參考依據(jù)。本文針對(duì)干部人事檔案整理工作中存在的一些亟待解決問題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，對(duì)加強(qiáng)干部人事檔案管理體制建設(shè)，提升管理方法和效能將會(huì)起到積極的借鑒作用

在人事檔案管理工作領(lǐng)域，干部檔案的管理是重點(diǎn)內(nèi)容。它所包含的信息比較豐富，不僅有干部的從業(yè)經(jīng)歷、個(gè)人政治表現(xiàn)，而且有其家庭生活信息，在很大程度上反映出了干部的政治水平和綜合素養(yǎng)。因此，做好干部檔案管理工作，對(duì)于干部培養(yǎng)和選拔具有重要意義。

一、干部人事檔案整理工作的重要性

1.有利于查詢和應(yīng)用

人事檔案管理的主要目的是為了向組織人事部門提供干部個(gè)人的相關(guān)重要信息服務(wù)的。因此，干部人事檔案信息的整理與完善，是保證組織機(jī)構(gòu)人事部門工作效率、質(zhì)量的前提。

2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題補(bǔ)充材料

在干部人事檔案信息管理過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息短缺不完整的問題，給組織部門在人事決策的時(shí)候帶來不便。所以，檔案人員在對(duì)干部檔案信息進(jìn)行整理的時(shí)候認(rèn)真查看相關(guān)的信息是不是齊全完整，如有遺漏和缺失一定要及時(shí)補(bǔ)充完善，從而保證干部人事檔案信息齊全完整，為組織人事部門考核、提拔干部提供準(zhǔn)確依據(jù)。

3.可以提升檔案人員政治業(yè)務(wù)素質(zhì)

干部人事檔案信息面廣量大，整理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求高，要想做好這項(xiàng)工作，既要政治可靠，又要有過硬的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。所以，在對(duì)干部人事檔案的整理和管理過程中，既是了解和掌握相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)、整理要求的過程，又是快速提升檔案人員業(yè)務(wù)能力和水平的有效途徑。

二、干部人事檔案整理工作中存在的主要問題

1.思想重視不夠，管理體制不健全

據(jù)了解，當(dāng)前許多部門和單位對(duì)干部人事檔案信息的整理、管理思想認(rèn)識(shí)不到位，缺乏重視，嚴(yán)重影響了干部人事檔案工作的正常開展。首先是很多部門和單位的檔案人員是身兼數(shù)職，大部分人員對(duì)做好這項(xiàng)工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，工作處于應(yīng)付狀態(tài)，缺乏積極主動(dòng)性。特別是對(duì)干部人事檔案信息缺失平時(shí)管理的意識(shí)，導(dǎo)致干部人事檔案信息不完善。有些干部人員的檔案信息僅保留在初期入職階段，而對(duì)于后期在工作崗位中的個(gè)人業(yè)績、職業(yè)成長以及所獲得的榮譽(yù)稱號(hào)等相關(guān)信息，并未及時(shí)有效地補(bǔ)充到個(gè)人人事檔案中，這對(duì)于開展好組織人事工作十分不利。其次是在管理體制方面，組織單位并沒有建立有效的管理體制，管理流程不規(guī)范、不科學(xué)，導(dǎo)致檔案人員在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，工作目標(biāo)、工作質(zhì)量、管理效果都不盡如人意。

2.檔案人員管理意識(shí)薄弱，專業(yè)水平不高

據(jù)了解，目前在干部人事檔案信息整理工作方面存在的主要問題，就是檔案人員管理意識(shí)薄弱，專業(yè)水平不高，導(dǎo)致人事檔案管理工作在實(shí)際執(zhí)行過程中，存在較大程度的局限性。首先，管理人員對(duì)待干部人事整理工作，缺少正確思想認(rèn)知。表現(xiàn)在工作態(tài)度上不夠端正，比較隨意化。其次，管理人員在人事檔案信息整理方面的操作技能和專業(yè)水平還有待進(jìn)一步提高。表現(xiàn)在整理裝訂不規(guī)范、信息遺漏差錯(cuò)多。特別是在利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理干部人事檔案信息管理方面，缺乏積極主動(dòng)性，跟不上形勢(shì)需求，導(dǎo)致了整體工作效率低下。

3.管理責(zé)任劃分不規(guī)范

在干部人事檔案管理工作中，管理責(zé)任劃分不夠明確一直是組織單位面臨的主要問題。首先，管理人員不斷變動(dòng)，容易造成工作中出現(xiàn)失誤，而且無法查明主體責(zé)任，增加了檔案管理工作風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在干部人事檔案信息整理過程中，檔案目錄不斷更新，原始數(shù)據(jù)和記錄容易被新數(shù)據(jù)所覆蓋，始終存在高強(qiáng)度的風(fēng)險(xiǎn)隱患，這些都會(huì)嚴(yán)重影響到組織單位人事檔案管理體系的建設(shè)。

4.管理技術(shù)體系缺乏創(chuàng)新

據(jù)了解，在當(dāng)前的干部人事管理工作領(lǐng)域，在管理技術(shù)體系的建設(shè)上，仍然比較滯后，所依賴的工作載體仍然以人工操作為主。也就是說，工作人員通過搜集和整理與干部歷年來的個(gè)人業(yè)績以及職業(yè)表現(xiàn)等紙質(zhì)資料，然后發(fā)掘有效信息進(jìn)行人事檔案整理與完善。但是，此種方法整體來講比較傳統(tǒng)和落后，同時(shí)也伴隨著一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。因?yàn)榧堎|(zhì)資料在整理過程中很可能會(huì)出現(xiàn)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，或者因?yàn)槿斯げ僮魇д`或者疏忽，也會(huì)導(dǎo)致干部人事信息整理不完善。歸根結(jié)底，因?yàn)楣芾砑夹g(shù)缺乏創(chuàng)新，導(dǎo)致干部信息整理，無論是在工作效率還是在質(zhì)量方面，都存在較大程度的局限性。

三、優(yōu)化干部人事檔案整理工作的幾點(diǎn)對(duì)策

1.高度重視，健全體制

在干部檔案建設(shè)與管理領(lǐng)域，為保證相關(guān)人事信息整理工作更加高效，組織單位需要在思想上、體制上進(jìn)一步規(guī)范。首先，在思想上，組織單位必須加強(qiáng)重視。作為單位管理者，必須在注重基層檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，高度關(guān)注干部人事檔案隊(duì)伍建設(shè)，從而為單位進(jìn)行干部考核、選拔提供充分的參考依據(jù)，保證干部考核和選拔操作得更加公平、合理。同時(shí)，在正確思想理念支撐下，組織單位需要圍繞干部人事信息整理，建立完善的管理體制。明確干部人事檔案信息整理的主要目標(biāo)、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、整理操作方法。以便工作人員在具體進(jìn)行信息整理的過程中，能夠嚴(yán)格履行組織單位提出工作規(guī)章體制，保證檔案信息整理工作更加規(guī)范，減少工作疏漏和疏忽。此外，組織單位需要針對(duì)干部檔案信息整理工作，建立完善性的監(jiān)督體制。重點(diǎn)監(jiān)督和考核工作人員在信息整理方面，所呈現(xiàn)的具體工作表現(xiàn)。通過體制監(jiān)督規(guī)范檔案信息整理工作環(huán)境，端正工作人員信息整理工作態(tài)度，從而促進(jìn)干部檔案體系的高效建設(shè)與管理。

2.加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，在很大程度上決定著干部人事檔案信息整理工作的質(zhì)量。因此，為保證人事檔案信息整理工作操作更加的高效，組織單位需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高管理工作質(zhì)量。首先，加強(qiáng)檔案工作人員管理意識(shí)的宣傳教育。通過學(xué)習(xí)宣傳，檔案人員了解干部人事檔案建設(shè)方面的政策、體制、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)具體工作要求，使他們能夠在思想上加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，端正工作態(tài)度。其次，組織單位需要加強(qiáng)工作人員信息整理工作技能培訓(xùn)。針對(duì)當(dāng)前干部人事檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息整理工作體系。對(duì)工作人員進(jìn)行入職培訓(xùn)，就具體信息整理操作流程進(jìn)行崗位培訓(xùn)。同時(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)在職員工職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)。將新時(shí)期與檔案管理以及信息整理有關(guān)的實(shí)踐技能和操作，有效傳授給工作人員。讓工作人員能夠在思想上重視業(yè)務(wù)能力的提高，積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和整理操作方法，進(jìn)一步規(guī)范工作人員信息整理操作態(tài)度和行為表現(xiàn)，從而保證干部人事信息整理工作更加科學(xué)、高效，保證干部人事檔案建設(shè)的高效性與穩(wěn)定性。

3.規(guī)范檔案整理職能劃分

為了有效解決干部檔案整理工作職能范圍模糊問題，組織單位需要對(duì)具體職能進(jìn)行明確與劃分，從而保證信息整理工作在規(guī)范、有序的環(huán)境下合理進(jìn)行。首先，針對(duì)干部人事檔案信息整理工作，需要對(duì)工作人員的工作范圍、職能權(quán)限進(jìn)行明確，使工作人員清楚了解自身需要負(fù)責(zé)哪些工作內(nèi)容，避免因職能交叉或者工作重復(fù)而造成的信息整理過程中出現(xiàn)的問題或者風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，就是出了問題也可以及時(shí)找出責(zé)任人，從而化解風(fēng)險(xiǎn)，保證干部檔案建設(shè)與管理工作環(huán)境更加安全、穩(wěn)定。此外，針對(duì)干部檔案信息整理工作中信息目錄不斷更新導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)被覆蓋的問題，組織單位需要做好原始數(shù)據(jù)備份，或者利用其它的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)和記錄，從而為后續(xù)責(zé)任主體的明確提供重要的參考依據(jù)。

4.加強(qiáng)信息化整理體系建設(shè)

在干部人事信息整理工作中，為保證整理工作操作更加規(guī)范、高效，組織單位需要重點(diǎn)加強(qiáng)信息化技術(shù)的引進(jìn)，以信息技術(shù)為載體，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化信息整理體系，從而保證干部人事信息整理工作，更加符合新時(shí)期檔案管理工作要求。首先，組織單位可以利用信息掃描設(shè)備，對(duì)干部人事信息進(jìn)行電子掃描和整理，從而保證信息整理工作更加高效。同時(shí)，組織單位需要建立現(xiàn)代化檔案體系，圍繞干部人事信息建立電子檔案平臺(tái)，對(duì)干部人事信息進(jìn)行數(shù)字化管理。在實(shí)現(xiàn)信息有效整理的基礎(chǔ)上，為后續(xù)干部人事信息的查閱和利用提供了十分便利的操作條件。利用信息化技術(shù)進(jìn)行原始信息數(shù)據(jù)備份與整理，保障干部人事信息安全。此外，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員信息化操作水平、整理工作技能的培訓(xùn)，讓工作人員了解相關(guān)的干部人事檔案信息整理理念，促使工作人員盡快熟悉信息化信息整理工作體系，熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范、有序地做好干部人事檔案信息整理工作。

總之，做好干部人事檔案信息整理，具有重要的意義，既能為干部信息查詢提供便利條件，同時(shí)也能為干部人員職務(wù)晉升，提供參考依據(jù)。因此，相關(guān)單位須認(rèn)真做好人事檔案整理工作。針對(duì)當(dāng)前干部人事管理在思想、體制、工作人員素質(zhì)等方面存在的問題，提出解決措施，進(jìn)一步優(yōu)化干部人事檔案信息整理工作環(huán)境，提高干部人事檔案整理工作的整體水平和質(zhì)量。