檔案管理的網絡信息化及開發利用

馬艷

（銀川市環境信息中心，寧夏 銀川 750001）

引言：隨著經濟技術的不斷發展，網絡信息技術已經很廣泛的運用在各行各業中，也促使相關單位的工作效率大大的提高。其中檔案管理工作也應該及時的運用網絡信息化技術，通過相關方面的開發利用，促使檔案工作的范圍可以得到拓展，也可以充分的開發利用檔案信息資源，促進相關單位的管理質量的不斷提高，為社會發展提供更好的服務。

一、檔案管理的網絡信息化的優勢

（一）提高工作效率

通過構建完善檔案管理的網絡信息化，可以將以往集中立卷式的檔案管理方式進行有效的改變，既可以使得檔案存放的空間得到很大程度的節約，并且也方便今后檔案的整理和查詢。[1]用以往陳舊落后的檔案管理模式，相關人員在進行檔案資料查詢時，需要根據檔案的分類編號進行找尋，這種人工手動查詢造成時間耗費很大，并且非常的不便利也容易出現誤差。所以通過運用網絡信息化的檔案管理方式，可以大大提高檔案管理工作的質量和工作效率。

（二）將檔案的原貌進行很好的保持

紙質檔案會因為時間以及保存環境的變化，進而出現發黃發霉等情況，不利于檔案的良好保存。尤其是時間較久的紙質檔案往往很難將原有的樣貌保存下來。通過運用網絡信息化進行檔案管理，可以將這個問題很好的解決，因為工作人員在錄入檔案的時候，一般會運用掃描機，在技能型掃描的過程也會將圖片進行修整，這樣的操作就可以將紙質檔案的原貌進行良好的保存。

（三）增強檔案檢索和查詢的便利性

網絡信息化的檔案管理方式，可以有效的提高檔案的查找效率。一般在網絡化的管理系統中，有高級查詢的功能。所以建立好檔案電子版的數據庫后，相關的檔案工作人員可以通過登錄系統進行查詢材料，加強信息查詢的針對性和效率性。

（四）加強檔案的保密性

有些企事業單位從事的工作具備保密性，通過將檔案管理工作進行網絡信息化的操作，并且對查詢者進行權限的設置，當操作者進行系統登錄的時候需要進行密碼驗證，只有通過身份驗證，操作者才可以獲得相關的材料，這在很大程度上減少了信息外泄的可能，加強了檔案信息的安全性和可靠性。

二、檔案管理的網絡信息化存在的不足

網絡信息化的發展下，很多檔案文件的數據和信息都在光盤，優盤等媒介中進行存儲，使檔案管理工作更加的便利和高效。[2]相比傳統的紙質檔案管理，紙質檔案管理會出現自然損耗以及因為人為原因導致文件破壞損毀。檔案管理工作朝著網絡信息化發展在提高便利性和實用性的同時，還會有一些自然或人為因素對操作安全性造成影響。尤其是檔案網絡信息化管理一般更重視信息資源的安全性，在信息技術越發發展的當下，一些網絡黑客也不斷涌現，他們會運用一些病毒來進行攻擊計算機系統，像是木馬程序以及電腦病毒都很有可能造成一些重要的檔案文件的損壞甚至丟失。并且一些檔案管理工作人員自身計算機技術以及具體操作方面都還很欠缺，這些都有可能損害一些重要文件，使檔案管理的安全性和可靠性得不到很好的保障。

三、檔案管理的網絡信息化的開發利用的舉措

（一）增強檔案信息安全程度

在檔案管理工作中，檔案信息的安全性可靠性非常的重要，只有在安全性得到保證的情況下，才可以保證網絡信息化構建的質量和效率。檔案管理工作要將殺毒軟件進行有效安裝，也要加強防火墻的設置和維護。[3]并且定時的對電腦進行安全檢查，運用殺毒軟件以及防火墻做好安全保障工作，減少病毒入侵。除此之外，還要將檔案資源的保密工作不斷的加強完善，通過制定完備的管理制度，促使檔案的網絡信息化管理可以依據章程開展。并且還要設置密碼，預防人為的破壞，更好的保護相關檔案資料的安全性。

（二）開發研究檔案管理軟件硬件設備

想要不斷的完善檔案的信息化發展，需要將相關的軟件和硬件進行適時地調節，促使這些軟硬件可以更好的適應檔案管理信息化的發展。[4]相關的企事業單位要進行專門的檔案運用軟件，使這些設備 可以更加切合本單位的要求和發展。在檔案信息化管理中，軟件硬件設施一般含有計算機軟硬件的基礎環境以及一些輔助設施，包含高速公路以及寬帶網，交換器，路由器等等。

（三）構建完善技術團隊

檔案管理工作從紙質向網絡信息化方向過渡的過程中，檔案管理工作的技術含量也在不斷的提高。在目前檔案管理網絡信息化的過小中，相關的技術人員非常的珍貴，但是目前的專業人才在檔案管理中比較匱乏，所以進行技術團隊的不斷構建和完善是非常有必要的。[5]在檔案信息化的管理中，需要進行信息處理，技術研發以及數據維護等，這些工作都是需要多個崗位的，相關的人員專業知識素養要非常雄厚，并且也要有相關的實踐經驗，這樣才能滿足檔案現代化發展的需求。相關的企事業單位在進行技術團隊打造構建的過程中，要招聘專業技術能力強并且自身素養高的工作人員。從而能運用網絡技術進行檔案管理工作的完善，為企業提供更好的服務。

結束語：總而言之，在新的時代背景下，檔案網絡信息化的管理已經是迫在眉睫。雖然對很多企事業單位來說檔案的信息化管理是非常艱巨困難的，但是相關的企事業單位以及其他部門要順應時代的變化發展，不斷是推進檔案管理朝著網絡信息化的方向構建完善。