分析如何做好高等學校檔案管理工作

周銀生

（南陽醫學高等?？茖W校，河南 南陽 473000）

隨著我國經濟的蓬勃發展，教育事業也在穩步前進著。我國高校自改革開放以來呈雨后春筍之象遍地生輝，隨著高校的逐年增加，教育任務的逐年繁重，高校檔案作為高校關鍵事項的記錄者及高校歷史的承載者，在高校中所發揮的作用也越來越大。

高校檔案作為高校的重要組成部分，有著無法替代的地位和特別的作用屬性，檔案管理水平的優劣一定意義上也決定著學校辦學水平、教育水平及綜合管理水平的優劣。高校管理者及相關工作人員只有深入了解檔案的意義及性質，重視檔案管理工作，提高自身專業素質，強化自身管理意識，才能更好地進行檔案管理工作，讓高校檔案實現其價值。本文將從高校檔案管理工作的工作特點、管理現狀及如何做好檔案管理工作三方面進行詳細地論述。

一、高等院校檔案管理工作的特點

（一）綜合性。

高校檔案囊括了文書資料、出版資料、基礎建設資料、財務資料、教學科研資料、學生信息資料、學校歷史資料等等，是一項極具綜合性的管理工作。并且高校檔案的作用也十分廣泛，學校的教育建設、基礎建設、會議記錄、學術交流、外事往來及學生的入學、課程、考研等諸多方面都需要高校檔案管理工作的展開，只有將這些方面與檔案管理工作相配合，高校一系列工作才能取得最優化的效果。所以，高校檔案管理工作是各方面工作得以展開及順利進行的保障。

（二）系統性。

高校檔案是一個完善的系統，它通過高校全部的行政管理部門產生，并且有著極多的類型和部分，且隨著信息化及互聯網的飛速發展，高校檔案也不再全都以傳統的紙質載體呈現，更多的是以電子版呈現、如音像、電腦文件等等。而信息化的高速發展也有利于高校檔案的分門別類和集中整理，使得高校檔案的系統性及規范性更強，便于管理工作的實施，大大地提高了工作效率。

（三）應用性。

高校檔案有著較強的應用性。因為社會的進步及經濟的發展，高校承擔著培養人才、教育建設、科學研究等重擔，高校檔案的管理工作更不能脫離社會發展趨勢，應通過各種方式向社會輸送優質資源，推動社會的進步與發展，增加檔案管理工作的服務范圍，提高檔案管理工作的應用價值及利用價值。[1]

二、高等院校的檔案管理工作現狀

（一）檔案管理工作相關人員缺乏專業知識素養。

絕大多數檔案管理工作人員并不是檔案管理專業出身，其實并不具備檔案管理的專業能力。并且對高校檔案信息沒有深入的了解，所以管理工作并沒有什么起色，這一現象對高校檔案管理工作是一大阻礙。

（二）收集材料的不全面、不主動，且材料缺乏準確性。

高校檔案通過層層審核最后向上級提交，繁多的步驟難免會造成檔案準確度的下降，有時候需要提交的檔案過多，出現問題時工作人員也無法一一排查。

（三）對檔案的保護不夠。

保護不足集中體現在相關人員不能充分發揮檔案管理的作用。定期檢查檔案，保證檔案的完整性才能保證工作的順利開展，但是大多工作人員工作積極性不強，工作中還存在著一些不符合工作規定的情況，沒有檔案安全意識和保護意識。除此之外，檔案管理的權責界限也不分明，當發生問題使用責任機制追責時無法順利展開。

（四）學生檔案管理的不完善。

當下許多高校只是重視檔案的一部分，如教學檔案、活動檔案等，而對學生的檔案卻置若罔聞。并高校管理考核制度中并不包括學生檔案管理工作，這就造成了有關工作人員對學生檔案的忽視，同時也沒有專門的機構部門對學生檔案進行特定的檢查和管理，所以結果便是學生檔案的管理工作始終沒有達到規范化，大大影響了工作的進展。[2]

三、做好高等學校檔案管理工作的策略

隨著社會的發展及教育事業的進步，高等學校檔案管理工作越來越引起各大高校的重視。這不僅需要相關管理制度及體系的完善，更需要相關工作人員專業技能及職業素養的提升，才能使檔案管理工作在學校的發展中貢獻自己的力量。

（一）建立健全高等學校檔案管理工作體系，制定相關規章制度

建立健全高校檔案管理工作體系并制定相關規章制度可以使檔案管理工作有規可依。工作人員在收集和整理資料的時候可以明確的了解到所需資料的范圍，在工作過程中可以準確、及時、全面地完成工作任務，保證資料的完整性的同時大大提高了工作效率。其次要對檔案資料進行分門別類地整理歸納，這樣再使用或尋找檔案時才不至于無處可尋。完善檔案資料的整理機制同樣是重要的一環，它可以激發工作人員的積極性，提高檔案重要性意識。最后要確立明確的獎懲機制，并將檔案管理工作納入高校管理人員考核機制，定期考核，獎懲分明。

（二）管理工作人員應不斷提升自己的專業知識素養

打鐵還需自身硬，檔案管理工作人員只有具備了優秀的專業素質，才能更好地開展管理工作。首先學校應定期開展業務培訓，對一些缺乏專業技能的工作人員進行集中更具針對性地培訓，提高他們的專業能力。其次要建立考核機制，對相關工作人員定期進行考核和抽查，培養他們的責任意識和提高他們的工作進取心。

（三）加快檔案信息化進程

信息化趨勢是檔案發展的必然趨勢，所以學校應重視問題，投入資金使軟件、硬件趨于完善，積極推進檔案管理工作的信息化、網絡化，實現檔案管理工作的數字化、信息化搜索、檢閱、核查、遞交等工作，并提高檔案的安全性。逐漸加快傳統紙質檔案向電子版檔案的轉變，提高工作效率的同時提高服務能力，為學習工作的實施提供便利。

結語：

當下學校的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，這需要學校方面重視檔案管理工作，建立健全檔案管理工作體系，為學校的進步提供強有力的保障，更需要相關人員提高自己的專業能力，強化自己的責任意識和服務意識，為教育事業的蓬勃發展盡一份力。