大數據時代高校檔案工作淺談

文·楊桂嬋

大數據時代的到來，給各行各業帶來了新的變化。高校檔案管理工作也隨著檔案大數據時代的到來，面臨新的變革。面對大數據的機遇和挑戰，將“大數據”與高校檔案工作有機結合，滿足師生、社會的需求，提升檔案利用價值，是高校檔案管理部門應該面臨的重要任務。

一、大數據時代下高校檔案工作的新特性

（一）檔案數據量巨大

高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數據時代背景下，學校各業務系統每時每刻都在產生著數據量，這些業務系統產生的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數據量將大的驚人。同時，科技的進步直接導致各種數碼設備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構成很大一部分數據量。

另外，檔案數據還包括各種載體檔案本身的數字化復本。最普遍的就是將館藏實體檔案通過數字化技術轉化為檔案數據，例如掃描、拍照，近幾年檔案數字化成都不斷增強，此部分檔案數據也在呈幾何級的速度增長。

（二）檔案數據多源異構

高校檔案涉及高校內的眾多業務，包括教學、科研、活動等，這些業務部門的不同業務和不同業務系統直接導致產生的檔案數據是各不相同的，形成了檔案數據多源異構的態勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在的現象，而這些數據之間也并非毫無關聯，存在一定的內在聯系。

（三）利用檔案需求多樣化

大數據時代，高校各業務系統既是檔案數據的產生者也是檔案數據的利用者，在利用檔案數據方面設計教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學校的政策、規定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數據時代不同使用者對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態勢。

（四）高校檔案價值更加高精尖

大數據真正價值在于對海量數據的分析、挖掘，得出真實可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的的信息。并且在大數據時代背景下，各業務產生的各種中間數據、重點數據均是利用者可利用數據，因此，在對這些數據進行分析、挖掘之后產生的檔案數據變成了高精尖的檔案數據。

二、大數據時代高校檔案面臨的挑戰

大數據時代的到來，使得檔案數據變得數量巨大、多源異構、需求增多、數據高精尖化，給檔案發展帶來了機遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰。

（一）大量數據存儲挑戰

檔案大數據化，使得高校檔案的數據必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數據首先要將其保存下來，同時考慮到數據多源異構的特性，應該將檔案數據存儲在不同類型的數據中，另外存儲的數據并不是簡單的存放，應該彼此有關聯有機的進行融合，因此不同存儲空間應該有合理“連接器”。

（二）檔案服務內容、方式需革新

大數據時代下的檔案利用，走向了結論化、知識化和智能化，應該改變以往簡單查閱、復制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數據中經過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學人員的日益增多，學生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復印。

（三）檔案信息安全受到威脅

大數據時代背景下，檔案數據的安全受到了很大的威脅。各個業務系統的上線，并未遵循統一標準，但是均需要與檔案系統進行對接；同時，檔案數據價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結構型數據和非結構型數據進行融合時，可能會對傳統檔案信息安全體系帶來較大沖擊。

（四）對檔案從業人員提出較高要求

在大數據時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業務對檔案從業人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業務，更要具備計算機相關知識，并且具備較高的學習能力，才能不斷跟隨時代發展，做好檔案工作。

三、大數據時代高校檔案管理工作的對策

（一）加大對檔案管理重要性的認識。大數據時代，給高校檔案管理帶來了機遇和挑戰，為了做好高校檔案管理工作，需要對大數據時代有清晰的認識，重視檔案管理模式，優化高校的資源。目前很多高校的檔案管理工作，學校并沒有給予足夠的重視，使得檔案管理成為了一種可有可無的存在，導致高校檔案管理工作效率低，服務質量差。大數據時代到來，給高校檔案帶來了發展機遇，高校利用現有的資源，加大對檔案管理重要性的認識，要意識到，檔案管理的是學生的檔案，是高校的重要資源，高校應該重視學生檔案的管理，從管理的內容、管理方式、管理模式上進行調整，利用大數據的思想，將學生檔案轉換為數字信息，通過對檔案數據的分析，全面了解到學生在校的情況，不斷完善學生檔案的內容，加強對檔案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技術，實現檔案信息共享。大數據時代的到來，高校檔案管理工作應該利用信息化的技術，來構建高校的大數據平臺，利用該平臺，將學生檔案資源進行整合，轉換為大數據，依靠數據的分析，實現對高校檔案的可視化管理。大數據平臺的構建，應用信息化技術，將學生的信息進行收集，并將收集的信息進行歸檔、整理以及共享。如高校將學生的在校情況納入學生檔案，建立檔案數據庫，高校想要了解學校每個專業，甚至某個學生的實際情況，就可以通過大數據平臺，來直觀地了解自己想要的數據。大數據平臺的構建，不但實現了檔案管理的可視化，還利用信息化技術，依靠對檔案信息數據的分析，可以了解學生的學習情況，高校的優勢和劣勢。

（三）開發適合學生管理的大數據分析工具。目前高校檔案管理工作，主要是管理教師檔案、行政人員檔案、學生檔案。學生檔案的管理才是高校檔案管理的重點內容，大數據時代，對學生檔案管理，需要在構建學生檔案數據庫的同時，制定出一套適合學生檔案管理的數據分析工作。學生檔案是高校的重要資源，高校依靠學生檔案數據的分析，了解到學生具有的各項素質情況，可以方便學校掌握學生的全面情況，促進學生全面發展。此外，高校可以加強同企業的合作，高校提供資源，企業提供資金，共同參與到高校學生檔案管理，實現了人才優勢和資金優勢的結合，借助企業的力量，加強對高校學生檔案的挖掘和利用。

（四）打造高質量的檔案管理隊伍。大數據時代，高校學生檔案管理工作迎來挑戰，為了更好地利用大數據的優勢，高校需要在檔案管理工作方面，建立一支高質量的檔案管理隊伍。傳統檔案管理，對于管理人員的要求比較低，單純進行檔案的歸檔、存取等操作，工作繁瑣，缺乏挑戰性，容易失去工作熱情。大數據時代，高校檔案管理工作對檔案管理人員的素質有著更高的要求，建立學生檔案數據庫，借助數據分析工具，分析學生檔案數據等?？梢钥闯鰴n案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備數據分析和處理能力，因此，加強對高校檔案管理人員的培養，構建一支專業知識扎實、具有計算機操作能力、數據分析能力和互聯網思維的檔案管理隊伍，才能滿足大數據時代下，高校檔案管理的需要，提高其管理質量。因此筆者認為，首先，學校需要對現有的工作人員進行培訓，培訓其檔案管理相關的專業知識，和信息化操作技術，以此來提高檔案管理隊伍的專業水平，提高其管理水平。其次，聘請一些既懂檔案管理，又懂信息技術的人才，以此來有效完成對檔案的整理、分析以及反饋等。