新形勢下維護檔案傳統安全與非傳統安全策略研究

文·朱斌善

檔案是歷史的記憶，承載著“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的重任，具有不可再生性，因此檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案事業的根基，責任重于泰山。巴西博物館和巴黎圣母院大火，為我們敲響了檔案實體保護的警鐘，加之信息技術的發展既給檔案工作帶來的臨嚴峻挑戰，都讓檔案傳統安全與非傳統安全問題提到了前所未有的高度。檔案的傳統安全多是指檔案實體的安全，廣義的檔案實體概念是指以紙張、磁存貯、光盤、硬盤等介質為材料存在的各種門類、各種載體的檔案。伴隨著檔案工作領域的逐步擴大和信息技術在檔案工作中的廣泛應用，檔案安全的內涵和外延發生了很大變化，檔案信息安全與檔案設備安全成為了檔案的非傳統安全。檔案實體安全、檔案信息安全、檔案設備安全三者之間是相輔相成的關系，檔案實體安全是檔案信息安全的前提和基礎，沒有檔案實體安全，檔案信息安全會成為無源之水、無本之木，檔案設備是實現檔案實體與檔案信息安全所依賴的保障性工具。因此，傳統安全是基礎，非傳統安全是保障，在實際工作中，我們既要重視傳統安全，更要重視非傳統安全。

一、維護檔案實體安全的措施

（一）要防止人為因素對檔案實體的損壞

一要強化檔案工作人員的安全意識。國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在全國檔案局長館長會議上指出：“檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。”這說明在影響檔案安全的各種因素中，人是起決定性作用的。檔案部門要堅持“預防為主，防范結合”原則，積極開展檔案安全宣傳教育活動，筑起專業檔案人員思想上的“銅墻鐵壁”。通過拍攝微電影、播放專題片、開展安全知識講座與競賽等方式，對專業檔案管理人員進行安全知識及警示教育培訓；借助廣播電視、微信公眾號、地方報紙等媒介，加大對全社會的檔案安全宣傳教育力度，營造保護檔案安全的濃厚氛圍。檔案專業人員要積極參加消防、應急管理等部門舉辦的專題培訓，取得專業技術資格，增強預防和處置突發事故的能力。通過開展消防演練活動、召開安全工作會議、開展安全巡察等形式，督促全體檔案專業人員，真正把安全作為檔案管理的第一要務，作為檔案工作的生命線，克服僥幸心理和麻痹思想，不斷增強做好檔案安全工作的思想自覺和行動自覺。

二要健全安全管理制度，落實檔案安全保護措施。要嚴格貫徹落實《國家檔案局關于進一步加強檔案安全工作的意見》要求，制定完善檔案收集、保管、存貯、利用等制度，嚴控“收、管、存、用”各個環節的安全管理。要做好機關、企事業單位檔案的接收工作，做到應歸盡歸、應收盡收。落實人防、物防、技防措施，檔案庫房設置入侵報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統，有條件的單位還可安裝指紋識別、虹膜識別、臉部識別等門禁系統，嚴防檔案實體失竊。建立完善檔案出庫入庫制度、數字化外包安全管理制度、檔案保護與修復制度、檔案查借閱制度等，并切切實實、持之以恒執行下去，既要杜絕只是把制度寫在紙上、貼在墻上、念在嘴上的現象，也要杜絕抓抓停停、忽冷忽熱、時緊時松的問題，真正使制度入心、入腦，落實到實際行動之中。

（二）要防止自然因素對檔案實體的損壞

一檔案庫房建筑要科學規劃，防止不可抗力因素的破壞。在檔案庫房建筑新建、改建和擴建上，要嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》的要求。在檔案庫房建筑的選址上，應注意選擇安靜、空氣新鮮的地方，嚴禁靠近易燃易爆等危險品作業場及倉庫；應選擇地勢高、地下水位較低、易于泄水的干燥處，山區還要考慮滑坡、泥石流等地質災害；檔案庫房建筑上空不要有高壓電纜經過；檔案庫房應設在交通便利地區，便于檔案的開放利用，等等。不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況。不可抗力的來源既有自然現象，如地震、臺風、洪水、冰雹，也有社會現象，如軍事行動、封鎖、政府禁令等。要未雨綢繆，增強前瞻性和預見性，提早制定《檔案災害事故應急處置預案》，盡力避免或減少不可抗力因素對檔案實體的損壞。

二增強防范和處置火災事故的能力。要增強檔案庫房建筑自身抗擊災害的能力。檔案庫房建筑要嚴格執行現行防火規范，檔案庫房建筑的耐火等級不應低于一、二級。檔案庫等重要用房應設置火災自動報警系統、自動滅火設施或防火門，裝具采用不燃燒材料或難燃燒材料等，可采用潔凈氣體（如二氧化碳、七氟丙烷等）滅火系統或高壓細水霧等對檔案破壞性小的滅火系統。要認真貫徹《消防法》，提高檢查消除火災隱患的能力、救初級火災的能力、組織疏散逃生能力、消防宣傳教育能力。設置消防安全總控室，配有專業技術資格人員值守。以“救早、滅小、3分鐘到場”為目的，建立微型消防站，發揮其火災發現快、到場快、處置快的特點，將火災事故消滅于萌芽狀態。

三要做好檔案庫房溫度濕度和空氣清潔度的控制與調節。不適宜的溫度濕度對檔案材料有多方面的破壞作用。高溫會使文件干燥，變脆，耐折程度降低；濕度過大會使文件受潮結成紙磚，文字會發生擴散、洇化現象；高溫高濕還會加速有害因素檔案的破壞，有利于微生物繁殖，易使檔案發生霉爛或蟲害。溫度過低，濕度過小也同樣不利于檔案的保管。再者，超標的溫濕度，會加速光盤老化過程，導致電子文件的丟失。另外，二氧化硫、氯氣等有害氣體容易被紙張吸收，紙張酸化；灰塵顆粒對檔案紙張的摩擦既影響紙張的壽命，也會影響字跡的清晰度；由灰塵吸附的化學雜質會吸收空氣中的水分使紙張粘結形成污垢，使檔案嚴重破壞。從而對保持檔案庫房溫濕度和空氣清潔度的傳統做法，費時費力。檔案庫房溫濕度一體化測控系統，機組外置，通過通氣管道輸送達標溫濕度氣體入庫房，既節約了庫房面積，減少有害氣體和灰塵入侵，又確保用電安全，可謂一舉多得，值得推廣。

四要防止強光對檔案的損壞。光線對檔案的破壞主要是加速紙張老化和字跡色澤褪變的速度，其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線，這也是檔案防光的重點。防止光線對檔案的損壞，檔案庫房的窗子要少，南北向的窗子要小而窄，安裝遮光窗簾。人工光源，應以白熾燈（即普通鎢絲燈泡）為好，不宜使用日光燈。此外，磁場對特殊檔案載體也有損害，如作用在磁帶上的磁場，如果其強度大于磁帶磁性材料的矯頑力，就會改變磁帶磁性材料的磁性，產生退磁現象。所以，保存磁帶的場所應遠離發動機、磁鐵、變壓器、空調機等強磁場環境。磁記錄材料檔案應裝入抗磁材料支撐的盒內和防磁柜內保存。做好磁性載體檔案的可讀性檢測工作，一旦發現問題馬上采取修復搶救措施。

（三）要防止生物因素對檔案實體的損壞

防止有害生物對檔案的損壞，要以預防為主，采取積極措施，防止霉菌和害蟲的發生；對已經損壞的檔案，要及時采取有效方法，制止損害面蔓延擴大。消滅霉菌和害蟲的傳統方法有很多，首先是控制庫房溫濕度，然后放置殺蟲劑，放置防霉劑，安裝臭氧消毒機。安裝鋼制防盜門窗，防止老鼠進入，而后放置誘餌，吸引老鼠進入粘鼠板、各類誘捕機關等。不提倡放置強效性高毒性毒劑，以避免毒品殘留引發的二次災害。

（四）要做好安全風險評估

識別危害是安全風險評估的重要部分，只有提高風險預判能力和前瞻性，才能有效識別管控檔案實體安全風險。2018年12月，國家檔案局辦公室印發了《檔案館安全風險評估指標體系》。《指標體系》圍繞“安全第一、預防為主、突出重點”的原則，對檔案館中普遍存在的、多發性的風險隱患進行系統梳理，并針對風險隱患的可能危害，提供預防措施，規避風險或將風險的危害降至最低。《指標體系》的出臺，為我們做好檔案保護工作提供了重要參考。

二、維護檔案信息安全的措施

（一）把好歸檔管理關

首先，要認真學習貫徹《黨政機關電子公文處理工作辦法》，增強電子文件歸檔管理的自覺性與主動性。電子公文是指應用計算機系統制作形成的，能夠在電子存貯工具上存貯，并具有規范格式的公文。要著力扭轉過去電子公文管理中“重紙質、輕電子，重傳輸、輕保存，重簽閱、輕歸檔”的局面；其次，要促進機關單位辦公自動化系統中嵌入電子公文歸檔功能。在實踐中，發現有不少部門單位的電子政務辦公系統，沒有歸檔管理功能模塊，致使電子檔案的管理缺位，給工作造成被動；再次，要指導文件形成單位按照國家有關標準規范實施電子公文歸檔管理，并進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。做到電子文件應收盡收、應歸盡歸，從源頭確保電子檔案的齊全、完整，確保電子文件轉化為規范化的電子檔案。

（二）做好各種載體管理

一要盡快出臺電子檔案備份操作規程。電子檔案操作規程使電子檔案備份工作更加科學、規范、高效。目前，在我國的部門規章中，還沒有統一的、專門的電子檔案備份操作規程，各級檔案部門都在“各自為戰”，在一定程度上影響了電子檔案的備份工作。二為防止不可抗力對電子檔案數據的破壞，要以不同的載體對電子檔案進行備份，并異地保存，尤其是對具有長期保存價值的縮微品或光盤等應進行有計劃、分步驟的異地備份，必要時對數字檔案的讀取設備包括軟、硬件也要同時進行保存。異地存貯以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方為宜。三要選擇物理性、化學性相對穩定的存貯介質，妥善處理電子檔案移交過程中各類存儲介質，并做好轉換工作。

（三）維護系統與網絡安全

要按照《信息系統安全等級保護基本要求》和《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》規定，嚴格區分涉密系統與非涉密系統的界限，并依據分級保護和等級保護標準對涉密系統與非涉密系統進行檢測。要實施局域網、政務網與因特網三網隔離，以及局域網與因特網的物理隔離，并配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網絡安全設施。要按照《檔案數字化外包安全管理規范》要求，采取科學有效的安全管理措施，應用可以確保檔案安全的技術手段，建立權責工明確、覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制，對檔案數字化全過程實行嚴格監督和管理，確保檔案安全。嚴格執行《保密法》及其實施條例和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》，嚴格審批程序，嚴格甄別開放檔案的范圍和內容，達到既開放檔案，又確保檔案信息安全的目的。

三、維護設備安全的措施

多年來，我們只強調檔案實體的安全，隨著信息時代的到來，又將檔案信息安全提上日程，但卻很少提及檔案設備的安全。我們必須清醒地看到，檔案保管與利用工作必須在相關設備的輔助之下才能完成，這些設備包括溫濕度自動測控系統、消防電氣火災自動報警系統、自動消毒滅菌設備、門禁設備、周界監控報警設備以及檔案閱覽、復制設備等。無論是哪一種設備都與檔案安全密切相關。一方面，設備失靈或損毀，無法發揮應有的作用。如服務器遭遇雷擊，會導致服務器元件損毀，造成數據丟失；空調系統失靈，會使庫房溫濕度無法控制；周界監控報警設備失靈，有了警情無法發出警告；消防設備失靈，關鍵時刻無法發揮作用。另一方面，設備本身也可能會成為檔案安全的隱患。如七氟丙烷等滅火材料，達到一定濃度，會對人體產生危害；消毒設備操作不當，也可能對檔案和人員造成危害；許多高耗電設備，極易引起火災。要確保設備安全，除采取必要的技術防范外，還必須經常性地開展檔案設備安全檢查。必要時還要組織演練，以驗證設備在關鍵時候是否能發揮作用。

總之，檔案安全問題無處不在，事故誘因復雜多樣，確保安全必須全面分析、系統應對。檔案工作者肩負“為黨管檔、為國守史、為民服務”的歷史重任，要始終把保障檔案安全牢記在心，不斷提升保障檔案安全的能力，自覺承擔起維護檔案安全的重大政治任務，為推進檔案事業的健康發展貢獻自己的力量！