人事檔案丟失現象分析及對策

文·李芳歌 李海寧

近年來，因人事檔案丟失而不能辦理退休、大學生畢業后自主創業幾年后重新入職企事業，因找不到人事檔案而喪失機會、考公務員因沒有檔案而不能入職等事情屢屢見報，這讓我一名基層檔案工作者深感人事檔案工作的重要性。

一、造成人事檔案丟失的原因

（一）不知道檔案在哪里

許多人從來沒有見過自己的檔案，對自己的人事檔案沒有概念，不知道檔案里的內容，也不知道檔案存在哪里或國家對人事檔案存放地點的有關規定，更不知道人事檔案有什么作用，導致離開學校后檔案就不知所蹤了。

（二）平時用不到檔案

現有社會的人員結構中，民營企業、自主擇業人員、農村居民不需要升職、加薪、辦理退休等手續，所以一般用不著人事檔案。基層國有企業規模小，各項規章制度不健全，職工的各項報酬得不到保障，不能按照國家的規定進行職稱評聘和工資晉升等，平時也不怎么用到人事檔案。像基層的區直國有企業，工作人員不評聘職稱，年度考核不填寫考核表，工資變動由領導層決定，每個人的工資怎么定、績效工資怎么算，下個文件就行了，所以基本上不往人事檔案里存放什么資料。我曾經去過一個區直國有企業整理檔案，發現有三分之二的人員沒有人事檔案，他們也覺得不正常，認為反正有工資，到時退休就行了。即使部分人有人事檔案，也沒有把平時的在職學歷深造、培訓結業、職稱評聘以及企業就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職的材料填充到人事檔案中。通常在用檔過程中才知曉問題嚴重，幸運的能補上，不幸者就因此而錯失機會了。

（三）檔案不跟人走

在供給側結構性改革和產業轉型升級的大背景下，人才流動呈現了新特點和新規律，形成了在東南沿海城市就業與人才回流返鄉就業創業共存的新局面，人才流動的頻率和速度在不斷加快。從一個單位跳槽到另一個單位，有的人能把檔案移交到新的工作單位，但有的單位沒有人事管理權限不能接受人事檔案，如果不知道把檔案移交到就業地人才交流市場里，時間長了成了“棄檔”；有的人從原單位提出檔案來，就放在自己家里保存，時間長了找不到了，就造成檔案丟失；有的人大學畢業后自主創業，和管理自己檔案的部門沒有溝通，檔案長期擱置在人才市場里，成了“死檔”。這種“人檔分離”“死檔”“棄檔”“重復建檔”及檔案材料不完整等現象的出現，增加了人事檔案管理的難度。

（四）檔案工作自身的問題

1.檔案管理制度不健全。由于檔案管理工作在部門中比較弱勢，管理制度不健全或有制度也不嚴格執行、缺乏獎懲制度使工作出現失誤不受到應有的處罰等現象普遍存在，導致檔案管理人員沒有敬畏之心、沒有工作責任心、沒有工作的積極性和主動性。

2.缺乏專職檔案管理人員。多數基層人事檔案工作沒有專職管理人員，大多數為兼職且調整頻繁。平時工作交接中，手續不規范，不按照要求填寫交接單，不實地清點檔案，甚至不交接檔案工作的事情屢屢發生，導致檔案材料丟失、損毀，形成很多安全隱患。

3.檔案工作得不到重視。由于上級檔案業務部門對人事檔案工作沒有明確的考核任務，使各基層單位多忽視檔案工作的重要性，檔案工作在資金、政策上得不到相應的支持，阻礙了人事檔案工作的良性發展。

二、解決人事檔案管理工作問題的措施

（一）大力宣傳人事檔案的重要性

1.對高校學生進行檔案宣傳

人事檔案是由學籍材料轉化而來的，學校是人事檔案的初建單位，有義務對學生進行檔案知識的宣傳介紹，讓學生知曉人事檔案、了解人事檔案，知道檔案在自己人生中所發揮的重要作用，并督促學生在升學、就業時，及時向有關部門轉遞自己的人事檔案。要教育學生牢固樹立人檔合一的思想，確保自己走到哪里，檔案就轉遞到哪里，為人事檔案的齊全完整打下良好的基礎。

2.對用人單位進行檔案宣傳

針對用人單位而言，檔案的重要性更加凸顯。用人單位想要取得長足的發展，就需要充實有才華的人才，不斷給自身注入新鮮血液。而篩選應聘者的時候，通過筆試、面試只可初步考察應聘者的基本素質，要想做進一步的了解，就需要調閱人事檔案，對應聘者的個人經歷、職業道德和工作能力做全面的考察，從而對應聘者作出更為客觀的評價。因此，要檔案部門要加大對用人單位的宣傳力度，讓用人單位把好人事檔案的第二個關口，敦促當事人該補充資料的補充資料，該找回檔案的找回檔案，為人事檔案工作的有序發展保駕護航。

3.對全社會進行宣傳引導

提高全社會的檔案意識是檔案部門經久不衰的命題，檔案部門要采取各種方式來提升宣傳引導的效果。特別是在數字化、信息化的背景下，更應該借助于各種新媒體擴大檔案宣傳的范圍和受眾人群，讓人事檔案的重要性深入人心，營造全社會對人事檔案工作齊抓共管的良好局面。

（二）整合資源，實現檔案信息互聯互通資源共享

1.由國家檔案部門統一組織研發高水準、現代化的檔案管理系統，整合各級各部門的人事檔案信息，兼容和完善人事檔案信息數據庫，實時更新檔案信息，對人事檔案的去向進行動態化管理，實現檔案信息互聯互通、資源共享。

2.構建信息化查詢系統，通過智能識別技術，實現個人檔案信息的智能化管理，實現夸行業、夸地區、跨部門的人事檔案去向查詢，以明確個人人事檔案的存放地點。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設

檔案管理人員在檔案管理中起著關鍵的作用。在實踐中，應選擇素質高、責任心強的人員從事人事檔案管理工作。同時還要加強崗位培訓，普及檔案管理知識，傳授現代化檔案管理技術與技能，提高檔案管理人員的工作能力。并加強隊伍的管理與考核，積極推進檔案人員持證上崗制度，以提高檔案管理隊伍的整體素質。