做好職防機構文書檔案管理工作的幾點體會

文·秦占霞 王鵬程 李淑岷

職防機構文書檔案是職業(yè)病防治工作長期積累的資料，它是在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案，是檔案的重要組成部分[1]。它通過歷史的客觀記錄，反映了職防機構行政管理、黨建、研醫(yī)防教及職業(yè)衛(wèi)生技術服務等方面的過程和成果。是各項事業(yè)發(fā)展的真實記載、單位事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，也為歷史查考提供了重要憑據(jù)。文書檔案管理是辦公室的一項重要工作，文書檔案管理水平高低直接關系和影響著全院檔案資料的質(zhì)量與完整性。本人從事檔案管理工作多年，結(jié)合工作實際就如何做好文書檔案管理工作談一下個人的認識和體會。

一、加強宣傳，提高全員檔案管理意識

檔案管理工作在我們業(yè)務單位，是比較邊緣的專業(yè)，領導對文書檔案管理工作認識相對也比較片面，存在“重業(yè)務、輕檔案”的思想意識，認為文書檔案管理工作是無關緊要的事情，不會給單位帶來明顯的經(jīng)濟效益和社會效益，可有可無；各職能部門和業(yè)務科室為了個人查找方便，不愿意存檔，甚至，有人認為文書檔案管理工作是辦公室比較簡單的事情，沒什么太大的價值和意義。這就需要文檔管理人員經(jīng)常向領導匯報工作，讓領導了解文書檔案存在的意義；及時為領導提供上級檔案管理部門下發(fā)的相關文件，使領導認識到文書檔案管理工作的重要性；積極向全員宣傳檔案法律、法規(guī)，了解到文書檔案歸檔的必要性和緊迫性。建立檔案領導管理機制，及時解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，給檔案工作提供人力、財力和物力保障。因此，領導重視、全員參與是保證文書檔案管理工作順利推進的必要條件[2]。

二、建章立制，規(guī)范工作流程

建立完善的檔案規(guī)章制度，是保證檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展的基礎。首先，建立檔案管理的崗位責任制，指定檔案管理專門人員，明確各相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。其次，依據(jù)《檔案法》及檔案相關法律法規(guī)，結(jié)合職防機構的檔案工作實際，建立切實可行的文書檔案管理制度、文書檔案歸檔整理工作流程、及文書歸檔范圍，提出統(tǒng)一的立卷要求，使檔案的整理、收集、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用及借閱、庫房管理等全部制度化。

三、建立和完善文書檔案管理工作考核評估體系

文書檔案管理工作是保證職防事業(yè)相關方針政策能夠落到實處的重要部門，因此在實際管理中，制定詳細的考核體系，規(guī)范考核標準，將檔案管理納入科室任期目標考核中，定期進行督導檢查，評價、分析、反饋，促進文書檔案質(zhì)量持續(xù)改進。同時實行責任追究制度，對于一些在重要文書檔案管理方面出錯的人員要加以問責處置，做到獎懲分明，以促進文書檔案工作質(zhì)量和水平的提升。

四、加強督導，保障文書檔案的完整性

加強檔案室和各科室之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。文件材料產(chǎn)生于各個科室，每個科室在行政、業(yè)務活動過程中都會產(chǎn)生職能范圍內(nèi)各種文件材料，若不及時留存，就會出現(xiàn)遺漏、不全現(xiàn)象，文書檔案管理人員在收集文件材料時，很難再補充完整，這就需要兼職檔案員根據(jù)歸檔科室的歸檔范圍，平時積累、分類存放、及時移交，遺漏項就會明顯減少。為保證檔案材料的齊全完整，文書檔案員還應加大監(jiān)督力度，督促科室兼職檔案員做好本科室文件資料的管理，對于不能及時提前歸還的人員應在規(guī)定時間內(nèi)及時地對其進行提醒，以免丟失和忘記，每年按時將本科室的檔案資料移交綜合檔案室，確保文件資料的整理、收集、立卷、歸檔等工作規(guī)范、有序、完整，力求檔案收集完整率100%。

五、嚴把質(zhì)量關，提高檔案質(zhì)量內(nèi)涵

培養(yǎng)正確的質(zhì)量管理觀念，嚴格遵循相關的質(zhì)量準則，充分了解文書檔案的形成對于其日后運用價值的重要影響作用。收集是檔案質(zhì)量的基礎，整理是確保檔案質(zhì)量的關鍵。應該首先根據(jù)歸檔范圍要求，確定文件分類，其次界定文件存檔期限，在整理檔案的過程中，仔細查看篩選，逐頁編碼，認真編寫目錄條目，便于搜索查找檔案。

六、加強檔案信息化建設

加強計算機技術和網(wǎng)絡技術在文書檔案管理各環(huán)節(jié)的應用，充分利用計算機及網(wǎng)絡進行現(xiàn)代化管理，解決問題，提高管理水平和效率。通過信息技術手段在網(wǎng)上進行收、發(fā)文和預立卷管理， 審核部門文件材料， 高效完成查詢、利用、統(tǒng)計、編研等工作， 更方便、快捷地提供服務。

七、加大檔案硬件設備投入，強化基礎設施建設

信息時代的到來，人工檔案管理已滿足不了信息化的需求，要有先進設備的支持，所以加強檔案硬件設備建設才能提高工作效率，強化檔案管理效率[3]。信息時代的檔案管理，硬件就是檔案管理設施與設備，現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要組成部分，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被淘汰。電子檔案在計算機網(wǎng)絡技術的支持下，檔案管理的安全性顯得尤為重要。因此，加大檔案硬件設備建設資金投入的同時，電子檔案安全管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的保存也要采取相關設施進行保護，只有加大加強強檔案管理硬件設備的投入建設，檔案管理工作才能更上一層樓[4]。

職防機構文書檔案管理工作是一項專業(yè)性強的工作，要想做好這項工作，領導重視是做好文書檔案工作的前提；建章立制是做好文書檔案工作的基礎；文書檔案員的職業(yè)道德品質(zhì)是做好文書檔案工作的關鍵；運用現(xiàn)代化信息技術是提高文書檔案工作的保證。