五蓮縣以集中管理推動職工檔案工作升級

文·厲擁政

職工檔案是用人單位、社會保障部門、組織人事部門在招聘、社會保險轉移、技能提升培訓、考核獎懲、選拔任用中組建的有關職工本人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案管理工作，是保障職工合法權益和促進社會發(fā)展的必然要求。

五蓮縣位于山東半島西南部，人口51.5萬，企業(yè)職工檔案15余萬份，原來由各部門分散管理。在檔案管理過程中，有的單位思想上不重視，不注重個人材料的收集、整理和保管，導致歸檔信息不完整；有的單位不重視個人原始檔案，讓檔案成了“死檔”“棄檔”；有的還造成檔案丟失，導致職工工資調整、人事變動、退休申請等不能及時辦理，損害了單位和個人利益。

針對這一問題，為保障企業(yè)職工檔案完整、真實、有效，為企業(yè)職工和社會提供快捷、便利、優(yōu)質的服務，五蓮縣在充分調研的基礎上，以縣政府辦公室的名義出臺《關于對全縣企業(yè)職工檔案實行集中統(tǒng)一管理的通知》，要求“對辦理人力資源社會保障部門立戶的縣內所有企業(yè)職工檔案，全部由縣人力資源社會保障部門集中統(tǒng)一管理”。縣人社部門抽調13名精干人員成立檔案審核接收工作領導小組，制定了檔案接收工作配檔表，有計劃、有步驟地做好移交接收工作。為確保檔案移交工作的嚴肅性，縣監(jiān)察局、檔案局各安排一名工作人員參與監(jiān)督、指導檔案移交工作。目前已完成8萬余份職工檔案的集中接收和整理，大大提高了檔案管理水平。

一、采取的主要做法

檔案集中管理不是簡單的檔案實物集中存放，而是進行規(guī)范有序的管理應用。在具體工作中，五蓮縣不斷強化檔案工作人員的管理和培養(yǎng)，大力推進信息化存檔管檔，確保檔案管理工作的安全性，檔案管理水平和查檔效率明顯提高。

（一）提高工作人員的職業(yè)素質和道德修養(yǎng)

建設高素質專業(yè)化的檔案干部隊伍是做好檔案管理工作的關鍵。為此五蓮縣設立了專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案管理人員，并定期組織學習培訓，讓檔案管理人員詳細了解檔案管理工作的有關政策法規(guī)，強化檔案管理服務能力，使檔案管理工作逐步規(guī)范化、標準化。加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其既具有較高的政治素質，還具有埋頭苦干、無私奉獻的道德情操和堅持原則、從嚴把關的工作態(tài)度。并進一步健全責任落實和監(jiān)督機制，實行雙人雙崗互相監(jiān)督機制，強化責任意識和保密意識，杜絕里外串通搞破壞。

（二）以信息化促進檔案管理規(guī)范化

為加快信息化存檔管檔，五蓮縣自主開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，將職工年齡、黨齡、工齡和學歷等信息全部錄入系統(tǒng)，實行信息化管理。檔案接收后，立即進行數(shù)字化信息轉換，組建信息完備的職工檔案信息庫，并在管理系統(tǒng)中加入數(shù)碼照片管理模塊，對檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內容的真實性和安全性。堅持紙質檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則，對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進行同步記錄，確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。縣人力資源社會保障部門積極應對檔案管理工作需要，配備微機、打印機、去濕機、消磁柜等設備，不斷改善檔案保管條件，為檔案管理信息化建設提供良好保障。

（三）確保檔案管理工作的安全性

重點把好“三個關口”。一是入庫審核關。嚴格按照檔案管理有關要求，認真細致地收集歸檔材料，對涂改、缺頁等不符合要求的檔案材料堅決不予接收入庫。二是整理歸檔關。在全面整理檔案的基礎上，把職工的“三齡一歷”作為核定職工檔案的重點，逐項審核審查，并做好確認記錄。三是出庫關。檔案的借閱、外借或調轉業(yè)務，在出庫前認真對照檔案目錄核對檔案材料，無誤后與接收人員做好交接記錄。歸還檔案時，與調出記錄逐一核對，與原始記錄不一致的退回補全，切實維護了檔案管理的嚴肅性。同時，建立健全職工檔案保管、保密、查閱、借閱、傳遞等各項工作制度，使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、精細化。

二、取得的主要成效

一是實現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員，對檔案管理認識不到位，致使本單位職工檔案散存放亂，甚至沒有專門的檔案庫房。各類檔案材料隨便亂放，加上人員變動頻繁，有些老舊檔案都無從查起。實行集中統(tǒng)一管理，配備專職檔案管理人員，改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現(xiàn)象，統(tǒng)一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等，解決了分散保管時檔案分類不統(tǒng)一、案卷不符合規(guī)范要求的問題，使職工檔案實現(xiàn)了規(guī)范化、標準化、科學化管理。

二是改善了檔案的保護條件。由于檔案管理對庫房等硬件要求較高，在過去分散管理檔案時，為了檔案庫房達標，需要投入很大的財力和物力進行庫房改造建設，而不少單位因財力和物力不足，采用普通辦公室櫥柜甚至紙箱存放檔案，檔案很容易受潮、霉爛或被蟲咬。實行檔案集中管理，建設大型綜合檔案室，使檔案管理更加規(guī)范有效。全縣對管理的職工檔案實行統(tǒng)一編排和統(tǒng)籌規(guī)劃，不僅解決了檔案經(jīng)費、檔案庫房、檔案設備和人員配制以及一系列的安全保護等問題，大大延長了檔案的使用壽命，而且為單位和社會保存了更完善的檔案資料。

三是極大節(jié)約了管理成本。職工檔案集中統(tǒng)一管理只需配備少量專職檔案管理人員，通過信息化手段就可實現(xiàn)檔案的有效管理控制，解決了過去檔案管理人員隊伍龐大且業(yè)務水平參差不齊的問題。通過檔案管理軟件編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理檢索工具，確保了檔案檢索準確、及時。實行職工檔案集中統(tǒng)一管理，在本區(qū)域內職工流動時，減少了檔案調轉環(huán)節(jié)，在檔案室內就可以實現(xiàn)材料轉移和信息變更，避免了檔案多次外流、信息重復審核登記的過程。