水利工程檔案管理工作面臨的問題與對策

文·屈建春 臧志美 馬玉彪 劉鵬

水利工程檔案管理工作是水利工程建設和管理工作的重要組成部分。水利工程檔案是在工程立項、可研及設計等前期、建設實施和工程竣工驗收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀錄，是水利工程建設和管理全過程的歷史再現，是水利工程建設質量終身制的重要憑證，是水利建設工作者辛勤勞動的智慧結晶，對水利工程今后的的運行、維護、管理和效益發揮具有重要的作用，同時對其他水利工程建設有著借鑒與參考價值。

一、 水利工程檔案管理工作存在的問題

隨著經濟社會的進步和水利事業的蓬勃發展，各類水利工程建設的建設規模不斷擴大，施工水平不斷提高，質量管理不斷規范?！督ㄔO項目檔案管理規范》《水利工程建設項目檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》等一系列規范性文件的相繼出臺，進一步明確了新形勢下水利工程建設檔案管理工作組織體系和職責，確立了管理原則、方法和水利工程文件資料的形成、整理、立卷、歸檔要求，水利工程檔案逐步規范，檔案管理水平有不同程度的提高。但在工程建設管理中，仍存在一些不足和問題，工程檔案工作有滯后現象。

（一）檔案文件資料收集不全，立卷、整理、歸檔不規范

由于水利工程建設工期緊、任務重，參建單位重視抓工程建設，平時只注重抓工程進度、質量和安全等工作，檔案工作的意識不夠強，檔案管理的前期工作準備不到位，導致檔案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程建設的后期才開始著手檔案工作，突擊收集整理文件資料，匆匆忙忙開展歸檔工作，以致于造成文件資料收集不全、不完整，原件少、復印件多，磁性載體檔案欠缺，不能真實客觀地反映工程建設的全部情況，水利工程建設檔案收集、整理、立卷、歸檔不夠規范。

（二）檔案管理隊伍素質參差不齊，檔案工作專業人才不足

作為一個完整系統的水利工程，其檔案具有原始性、真實性和歷史性，相應的檔案管理具有系統性、復雜性，更應具有科學性，這就要求檔案管理工作人員應該具備較高的業務素質。在水利工程建設中，檔案管理人員往往身兼數職，或是臨時抽調的，人員流動性較大，對有關檔案管理的法律法規和制度不熟悉甚至陌生，部分人員不具備檔案管理業務知識和技能，也缺乏管理經驗，造成水利工程特別是隱蔽工程的文件資料、技術資料收集不全，整理、分類、立卷、歸檔不規范、不齊全，水利工程建設檔案質量和管理水平不夠高。

（三）檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規范

目前，在水利工程建設檔案管理工作中，仍存在檔案管理制度與機制不完善、不健全和管理水平普遍不高的現象。在部分中小型水利工程的建設過程中，沒有及時制定相應的檔案管理制度，有些參建單位即便制定了相關的規章制度，也缺乏針對性和可操作性，檔案規章制度落實不到位。檔案管理工作體制不健全，沒有完全形成有效的管理監督機制， 不少的項目部沒有固定規范的檔案保管場所和設施，檔案資料上不能妥善保管，工作中仍存在懶散性、隨意性、混亂性，未達到制度化、標準化和規范化要求，難以滿足竣工驗收要求。

（四）檔案信息化意識不強，數字檔案工作不到位

水利工程檔案管理工作者信息化意識弱化，工作中重視紙質檔案而輕視電子檔案，在水利工程建設文件資料歸檔的同時，沒有及時做好與相應紙質文件資料相對應的電子文件歸檔工作，數字檔案工作不到位或嚴重滯后，不能完全達到紙質文件與電子文件同時歸檔的要求，有些檔案管理方式和手段仍處在“傳統型”階段。

（五）水利工程檔案基礎建設薄弱，管理硬件設施不到位

在水利工程建設檔案管理中普遍存在場地、硬件設備與技術支撐等基礎建設落后、資金投入不足、組織保障體系不健全等不能滿足工作需要的情況。有的參建單位沒有獨立的檔案室或庫房，沒有配置專用檔案櫥柜，沒有根據需要配備專用計算機等信息化工作設備和相應的管理軟件系統，檔案的保存中沒有使用無酸檔案盒，沒有做到全部文件資料防腐蝕存放，水利工程建設檔案的安全性沒有保障。

（六）督導檢查工作不到位，工程檔案竣工移交存在薄弱環節

水利工程建設項目法人檔案管理的督導檢查不到位，在工作中缺乏應有的力度，容易出現“三不到位”問題，即對水利工程建設檔案管理的法規宣傳、貫徹和執行不到位，對檔案業務指導和工作協調不到位，對檔案管理的檢查督導和專項執法工作不到位，致使水利工程建設檔案管理工作缺乏制度和機制的約束，缺乏規范性、系統性和科學性。工程檔案竣工移交存在滯后。有些項目法人和參建單位不重視竣工檔案移交工作，工程竣工驗收后，不能及時將工程檔案資料移交主管部門。另外，移交時相關檔案工作人員審核把關不嚴，項目法人和參建單位也不能將數量和種類繁多的工程檔案資料全部規范移交，有錯卷、漏卷和整卷不規范等問題，因此難以保證入庫檔案的質量。有時甚至有遲交和不交的現象。

（七）檔案研究利用滯后，編研和服務工作不到位

檔案編研工作是個薄弱環節，有的水利工程建設檔案管理部門，僅僅滿足于做好日常的管理工作，研究工作滯后或者根本沒有，對檔案編研和利用工作不夠重視，檔案服務工作水平有待進一步提高。作為檔案工作者和檔案管理部門應根據館（室）藏檔案和檔案利用的社會需求實際，在全面熟知檔案類別和基本內容的基礎上，在遵循檔案規律的前提下，研究編寫相關的參考資料，匯編檔案文件，著書立說，修志編史，以進一步提升檔案管理工作水平。

二、做好水利工程建設檔案管理工作的對策與建議

針對目前水利工程建設檔案管理工作中主要存在的六類問題，應相應采取六大措施。

（一）嚴格執行水利工程檔案管理制度，切實做到工程建設管理與檔案工作同步進行

要增強領導干部的檔案意識，營造濃厚檔案工作氛圍。水利工程建設檔案管理主管部門和水利工程法人，要通過各種途徑和形式，加大對水利工程檔案重要性和檔案法規的宣傳力度，使水利工程建設檔案工作者進一步增強檔案意識，充分認識水利工程建設檔案、檔案管理工作的重要性，改變傳統意識中只重視工程建設與管理工作，不重視或忽視水利工程建設檔案管理工作的認識偏差，調配素質較高的人員到崗工作，降低因檔案意識淡薄弱化給水利工程建設檔案管理工作帶來的負面影響，進一步提高水利工程建設檔案管理工作者的工作積極性和業務能力水平。

（二）加大培訓力度，提高水利工程建設檔案管理工作人員的業務素質

水利工程建設檔案管理主管部門和工程項目法人要定期舉辦各種培訓，適時組織工作人員到有關單位參觀學習，組織工作人員及時學習檔案管理的有關新要求、新理論和新知識，開展相關課題研討，將新知識新技能應用到檔案工作實踐中，切實解決工作實際問題，全面提高水利工程建設檔案管理人員的綜合素質和業務能力，并形成鼓勵、督導機制，全面提高檔案管理工作水平。

（三）建立健全工作制度和機制，規范水利工程建設檔案管理工作

建立健全檔案管理工作規章制度，認真做好新形勢下的水利工程建設檔案管理工作，在遵守執行檔案法律規范的前提下，按照“統一領導、分級管理”的工作原則，建立健全檔案工作規章制度。及時制定并嚴格遵守具體水利工程建設的歸檔制度、人員崗位責任制度、檔案管理工作制度、檔案管理工作責任追究制度等一系列的規章制度，全面規范水利工程建設檔案管理工作，提升管理水平。建立健全工作機制。及時成立檔案管理工作機構，調整補齊檔案管理人員，層層落實責任制和崗位工作目標責任制，真正把檔案管理的崗位責任制貫穿于水利工程建設的全過程。每項具體工作要有部署、有檢查、有總結和有考核，確保工程文件資料歸檔及時齊全完整，管理規范科學。

（四）強化信息化意識，壓茬推進檔案數字化工作

水利工程建設檔案管理工作要順應“互聯網+”和“大數據”時代的發展新要求，進一步強化檔案信息化、數據化意識，在做好水利工程建設紙質文件資料歸檔工作的同時，壓茬開展信息化工作。及時完成紙質檔案的數字化工作，在確保檔案信息原始性和真實性的前提下，實現雙規制歸檔。同步開展聲像檔案管理工作。另外，及時做好照片檔案、實物檔案的歸檔工作。建立完善的數字檔案室，實現水利工程建設檔案管理方式和手段由“傳統型”向“現代型”的徹底轉變。

（五）加強檔案基礎建設，提高檔案硬件設置

適應水利工程建設檔案管理工作的新要求，逐步加大資金的投入，加強基礎設施建設。使用合格的無酸檔案盒，做到全部歸檔的文件資料的科學保存。要建立獨立的檔案室或庫房，加大檔案室或庫房的標準化建設，在溫濕度等方面，滿足檔案管理要求。配置專用檔案櫥柜和計算機等設備，并及時安裝檔案管理軟件系統，使檔案管理在安全的前提下，達到標準化、信息化的要求。

（六）規范移交手續，提高工程竣工檔案移交水平

水利工程檔案主管部門，應制定科學可行的檔案移交制度嚴格規范移交程序，督促工程項目法人和各參建單位認真履行在工程檔案形成和移交過程中應承擔的職責，切實做好歸檔文件資料的移交工作。工程項目法人和各參建單位應嚴格執行工程檔案移交規定，嚴格按照要求將工程檔案及時完整的移交給水利工程檔案主管部門，滿足入庫進館要求。工程項目法人和參建單位在辦理移交手續前，技術負責人、監理負責人應對其提供的檔案內容和質量進行檢查，并承擔相應的責任。檢查人應對歸檔文件資料的完整性、準確性、系統性和案卷質量全面檢查，督促工作人員及時整改存在的問題，使檔案達到移交標準。水利工程檔案主管部門的檔案管理人員在接收檔案時，應仔細對照移交清單、有關記錄，嚴格按照移交標準，對移交的檔案資料進行全面檢查，確認無誤后，方可辦理移交手續。

（七）加強檔案研究利用工作，提高檔案編研和服務水平

檔案建設、檔案管理、檔案編研、檔案利用四個方面構成了完整的檔案工作系統，這四個方面相互聯系、相輔相成，建設是基礎，管理是手段，編研是重點，利用是目的，檔案工作的最高境界和最終目的是服務和開發利用?！盀楝F實服務，替未來著想”是檔案工作人員義不容辭的職責。水利工程建設檔案管理工作者，在做好日常工作的同時，要進一步加強檔案利用、檔案信息化、檔案管理等方面的研究工作，加大檔案的開發利用力度。在編研的基礎上發現檔案的利用規律和特點，積極做到信息資源共享，發揮工程檔案的服務功能，不斷提高檔案利用水平。

水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設與管理的全過程，在水利工程建設和管理過程中應全面加強檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作水平 。