當前人事代理人員人事檔案管理工作問題

朱瑞萍

【摘要】人事代理是我國人事制度改革的重要舉措，人事代理制度的實施，為人才由“單位人”向“社會人”轉變提供了有力支持，也優化了社會人才配置。有效解決了人事代理人員人事檔案管理工作問題，為社會人才開發和儲備打下了堅實的基礎，是社會發展的需要。為此，文章根據當前人事代理人員人事檔案管理工作中存在的問題提出建議。

【關鍵詞】人事代理人員;人事檔案管理工作;問題

人事代理是指政府人事部門所屬人才交流服務機構依法接受單位或個人委托，為其提供人才人事管理服務的代理制度。如今，人事代理機構已經成為最重要的人才儲備庫。不過隨著人事代理業務的遞增和人才流動幅度的不斷加快，人事代理工作的難度也不斷加大，人事代理工作中也出現了許多亟待解決的問題。

一、人事代理人員人事檔案管理工作問題

（一）制度有待健全。結合實際來看，管理制度不健全，是影響我國人事檔案管理工作的一個重要問題。如日常人事檔案管理、補充和更新制度都不完善，而且，人事檔案管理合作機制也相對欠缺，所以，在人事代理工作中，存在著人事代理機構與用人單位職責模糊、銜接不暢等問題。如在人事檔案收集、整理、歸檔和政審工作中，人事代理機構與用人單位經常相互推諉，出現問題后則相互指責，這必然會造成兩者在銜接工作上出現斷層，影響人事代理工作的效率。在這樣的情況下，建立一套系統而合理的人事檔案管理制度，已經成為刻不容緩的大事。

（二）管理方法滯后。人才交流服務機構肩負著確保人事代理人員個人信息資料安全和完整的責任，這也是人才交流服務機構有效落實代后服務的前提條件。但是，當前我國人才交流服務機構的服務范圍十分寬泛，絕大多數人才交流服務機構存在人手不足、設備老化、手段落后等問題，許多人才交流服務機構在人事代理服務工作中采用的都是傳統的管理方法，許多代理人員在人事檔案管理中，都沒有對檔案進行分類和有序整理，也沒有將人事檔案材料進行打印裝訂，所以許多人事檔案材料的編號非常混亂。受此影響，人才交流服務機構的信息管理和更新工作質量相對較低。

（三）檔案資料不全。人事代理工作實行的是合同管理，即人事代理單位或個人依據合同，將代理人員信息和材料交由人才交流服務機構管理，由人才交流服務機構負責檔案管理工作。但是，許多單位、個人的檔案資料在歸檔時都存在檔案手續不完備，內容錯誤、材料不完整等問題。由于管理制度不嚴格，在合同期滿后許多單位、個人，尤其是大學生由于地域流動，根本無法及時去人才交流機構辦理續貸手續，所以，“死檔”和“空白檔”的數量也越來越多，人事檔案的完整性缺少保障。

二、人事代理人員人事檔案管理工作的建議

（一）完善管理制度。要想解決人事檔案管理工作中存在的各種問題，首先要完善人事檔案管理工作制度，以確保人事檔案管理工作和諧有序進行。當前人事檔案管理制度建設的重點是，建設一套科學的人事檔案委托保管制度，明確人事代理機構和用人單位的職責，要求人事代理機構和用人單位加強溝通，分工負責、共同做好人事檔案鑒別、整理和政審工作;建立電子檔案管理制度包括人事檔案資料收集、入檔制度，人事檔案管理獎懲制度，打通鏈接人事檔案代理業務與人事系統內部各業務的信息渠道，促使人事檔案管理工作更加高效、透明。根據人事檔案管理工作的需要，人才交流服務機構要建立一套科學合理的人事檔案管理系統，加強人才交流服務機構的硬件設施建設，加大網絡化信息管理體系建設，同時建設一支專業的人事檔案工作隊伍，并根據科學化、精細化管理需求，制定人事檔案管理隊伍發展規劃，開展人事檔案管理隊伍培訓和教育活動，提高人事檔案管理工作人員的職業素養和工作效率，讓人事檔案發揮出最大作用。

（二）實施科學管理。在人事檔案管理制度完善、設施齊全的基礎上，人事代理機構要完善配套政策和措施，對人事檔案進行科學管理。如人事代理機構要根據市場和社會發展需要，規范、統一人事代理合同，簡化續代手續，統一人事檔案管理表格，嚴格人事管理工作流程，這樣可以實現人事代理的互通互認，為人事代理異地轉移提供有力支持。如人事代理機構要根據市場需求，豐富人事檔案的內容，實現人才交流服務中心檔案管理多元化，便于政府、企業對人才流動和管理情況有所了解，為政府進行宏觀調控提供檔案支持。此外，在“互聯網+”時代，人事代理機構要以“人事檔案網絡化”為目標，加大人事檔案管理投入，借助現代信息管理技術開發先進的人事代理數據軟件，完善人事檔案資源，構建與企業的聯動機制，依據不同企業的需求，為其提供更加便捷的檔案檢索服務，以提高人事檔案的利用率，加速社會化公共服務進程。

（三）確保檔案的完整性。人事代理人員人事檔案的完整性，是確保檔案工作的服務性、政治性的基礎。隨著個人生活、工作經歷的增加，人事檔案也要出現變化。所以，在新的歷史時期，人事代理機構要根據社會發展需要，以檔案收集和存放為人事代理人員人事檔案管理工作的重點，規范檔案進、管、出流程，制作檔案宣傳手冊，提高單位、個人的檔案意識，要求單位或個人按照人事檔案管理規定遞交有關材料，及時更新、補充檔案材料，做好檔案搜集工作。如有的單位在人事檔案管理方面存在馬虎心理，所以他們提交的許多人事檔案資料信息散亂，殘缺不全，為此，人事代理機構要加強人事代理相關部門的監管力度，根據國家人事制度和人事檔案管理法規，完善監察部門的監察方式，推進人事檔案管理規范化和標準化，經常進行人事檔案管理工作情況匯報和總結，及時發現和解決人事檔案管理中存在的問題。通過人事檔案管理問題整改以及后續跟蹤追查，提高相關單位、相關人員的檔案意識。

（四）提高人事代理人員的綜合素質。在新的歷史時期，人事檔案管理工作的內容越來越復雜、寬泛，這也給人事代理人員的綜合能力提出了更高的要求。結合實際來看，只有那些工作細心、責任意識強、專業能力突出的工作人員，才能勝任人事檔案管理工作需要。所以，人事代理機構要從以下幾點做起，提高人事代理人員的工作能力和思想素質：首先，立足于內部招聘和人才培養機制，選聘專業的人事代理人員，適當提高人事代理人員的薪資待遇，改善他們的工作環境，用制度和環境留人。其次，開展崗前培訓，通過檔案法律法規和基礎知識、操作流程學習、培訓，提高人事代理人員的綜合能力，為人事檔案管理工作打好基礎。再次，規范人事檔案管理程序，完善人事代理模式，科學進行調配，由責任心強、業務素質好的人員負責檔案管理工作，確保人盡其才。在此基礎上，實施監督考核和獎懲機制，激發人事代理人員的工作熱情，鼓勵他們為單位、個人提供高質量的檔案服務，以減少“死檔”和“空白檔”的數量，確保人事檔案資料完整、規范。

三、結語

人事代理人員人事檔案管理工作具有一定的復雜性。有關部門只有根據當前人才市場流動性大、情況復雜的特點，以服務個人為原則，穩步完善人事檔案代理管理機制，完善配套政策和措施，對人事檔案進行科學管理，才能打造優質的人才服務平臺，更好地服務人才配置和社會發展。

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