信息時代檔案管理工作的創新

張丹

【摘要】本文從信息時代對檔案管理工作的新要求入手，詳細分析了當前我國檔案管理工作中存在的問題，并就這些問題提出了針對性的創新措施，希望通過這些措施能夠更好地做好信息時代的檔案管理工作。

【關鍵詞】信息時代;新要求;檔案管理;存在問題;創新措施

檔案管理水平直接影響著其他各項工作的開展，相關工作人員要重視相關工作的開展，并根據時代的發展要求不斷創新，確保檔案管理工作能夠順利開展。信息時代的飛速發展，使得人們習慣運用信息化技術來獲取相關信息，這就要求檔案管理工作要及時創新，不能再拘泥于紙質檔案的管理和運用，而要將相關檔案電子化、信息化，滿足人們對檔案需求的及時性，促進單位各項工作的開展。

一、信息時代對檔案管理的新要求

信息化時代的快速發展給我國檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現在以下幾個方面：

（一）要逐步實現檔案管理文件的電子化和信息化。我們都知道，過去的檔案管理主要是紙質文件的管理，而當前為了實現檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質文件通過信息化設備來將其電子化，在實現電子化的過程中要切實保證各項資料的真實性;另一方面要做好當前各項電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進行相應的更新。

（二）要及時做好各項電子檔案的整理和歸檔工作，避免造成檔案的丟失和遺漏。首先要根據檔案管理工作的要求對相應的電子檔案進行相應的編碼和排序，通過編排可以使相關電子檔案利落整齊，一看到相關編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關的電子檔案要按照要求進行歸檔，并詳細地做好記錄工作，方便檔案的查找和應用。最后要嚴格制定科學的電子檔案管理制度，通過相關制度來減少對電子檔案的破壞，確保電子檔案機制能夠得到很好的應用。

（三）要根據檔案管理信息化的工作要求做好相應的信息化工作。一方面要及時購買相應的信息化設備，比如計算機、打印機、掃描儀等等，只有具備了這些信息化設備，才能順利完成檔案電子化的相關工作。二是要及時建立檔案管理信息化的相關搜索和數據庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，而數據庫的建立是為了更好地開展電子檔案的歸檔工作，只有這樣才能充分完成檔案管理的信息化，才能切實提高檔案管理效率。

二、當前我國檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理認識不足。很多單位沒有充分認識到檔案管理的重要性，認為檔案在辦重要證件或者重大事件時才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問題，比如有的單位沒有設置專門的檔案管理部門，這就導致檔案管理工作不夠細致，不能落到實處;有的單位沒有按照要求制訂相應的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開展，致使很多人員對檔案管理的認識不足，不能更好地對檔案進行利用等等。

（二）當前很多單位的檔案管理人員不具備專業的檔案管理知識，工作素質較低，不能滿足檔案管理工作的要求。其一是很多單位不重視檔案管理工作的開展，沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作都是其他部門的人員兼職，這就使其在工作中不能嚴格按照檔案管理工作要求來開展工作。其二是檔案管理工作人員不具備扎實的檔案管理知識，在實際工作中檔案管理效率較低，不能滿足工作需求。其三是不重視對相關工作人員的培訓，工作能力較低，直接影響了檔案管理工作質量。

（三）檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風險。我們都知道信息化時代的到來在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現在以下幾個方面：一是電子檔案在傳輸過程中存在泄露的風險，這就要求在傳輸檔案時應運用相關的安全軟件，避免此類情況的發生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風險，網絡黑客的存在直接影響著各種網絡信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標準購置相應的殺毒和防護軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風險意識較差，沒有嚴格按照檔案管理的相關制度來開展工作，存在著一定的檔案遺失風險。

（四）當前檔案管理工作效率低下，不能滿足檔案管理工作的要求。當前檔案管理工作效率低下主要體現在以下幾個方面：其一是大部分單位的檔案管理基礎較差，在實際的檔案管理工作中還需要細化很多工作內容，致使工作任務重、效率低。其二是檔案管理機制和人員隊伍的建立還不夠完善，不能滿足當前工作需求，致使工作效率較低。其三是檔案管理信息化進程是一項長期性的工作，當前信息化在檔案管理中的應用還不全面，還不能更好地提高檔案管理工作效率。

三、信息時代檔案管理的創新措施

（一）提高人們對檔案管理工作的重視度。為了切實提高信息時代檔案管理工作水平，首先要做的就是要讓人們充分認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能使人們更加重視檔案管理工作的開展。一方面，要進一步加大對檔案管理工作的重要性宣傳，通過宣傳使人們認識到檔案管理工作的必要性;另一方面，要及時更新檔案管理工作理念，既要重視檔案的存放和歸納更要重視檔案的后期利用，切實滿足信息化時代對檔案管理工作的要求。

（二）加大資金投入，推動檔案管理的信息化進程。檔案管理工作的信息化需要多方面的投入，如信息化硬件和軟件設備的投入、信息化技術的投入等等，為此必須加大資金投入才能推動檔案管理信息化工作進程。首先，要購置相匹配的信息化硬件設備，主要包括計算機、打印機和掃描儀等設備，通過增加這些設備可以做好相應的基礎性工作，比如將紙質檔案電子化、收集當前的電子檔案等等，同時，通過購置計算機能夠進一步提高檔案管理的檢索效率，提高電子檔案使用率。其次，要購置相應的軟件設備，這些軟件包括殺毒軟件、防護軟件以及相應的檔案管理軟件等等，通過應用這些軟件不僅能保證電子檔案的正常使用，還能確保電子檔案的安全。最后，要加大信息化技術的投入，主要是電子數據庫技術的引用，通過這一技術的運用不僅能夠進一步提高檔案管理在極短的時間內搜索到自身所需的檔案，提高檔案的搜索效率，還能充分地挖掘出眾多檔案的價值，在眾多的檔案中選擇出最為需要的檔案。

（三）提高檔案管理人員素質，使其更好地開展檔案管理工作。首先，要重視檔案管理工作的開展，盡可能地設置專職檔案管理崗位，確保檔案管理工作的規范性。其次，要持續加強對檔案管理工作人員的培訓工作，一方面對其進行專業檔案管理知識的培訓，使其具備較為扎實的檔案管理知識;另一方面要對其進行信息化知識的培訓，使其能夠在檔案管理工作中充分利用信息化知識，提高檔案管理信息化效率。最后，要引進具有專業檔案管理知識的工作人員，通過引進專業知識人才確保檔案管理工作的順利開展，切實提高檔案管理工作質量。

（四）創新檔案管理工作方法，提高檔案管理效率。一是要加大對檔案管理信息化工作的宣傳力度，通過宣傳使人們認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，使工作人員在實際工作中充分利用相關信息化技術，進一步提高檔案管理信息化水平。二是要持續創新檔案管理工作機制，使檔案管理制度更加規范，減少各種不合理現象的發生。三是要及時發現檔案管理信息化過程中存在的各項問題，并及時解決，進一步提高檔案管理效率。

四、結束語

綜上所述，我們知道信息化時代的深入發展對我國檔案管理工作提出了新的要求，為此必須重視檔案管理信息化工作的開展。一方面，要加大各項信息化設備的投入，為檔案管理信息化工作奠定良好基礎;另一方面，要持續創新檔案管理工作，進一步提高檔案管理工作效率，滿足人們對檔案管理工作的需求。

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