信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理

范榮

【摘要】隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理方式需要根據(jù)時代特點進行改善，結合當前的信息化技術，使文書檔案管理水平提高，加強文書檔案管理質(zhì)量，對事業(yè)單位發(fā)展有著重要的意義。

【關鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案管理;信息化

檔案作為事業(yè)單位工作中重要的內(nèi)容，包含了經(jīng)營的詳細信息，文書檔案是事業(yè)單位的日常活動中由通用文書轉(zhuǎn)化的檔案，其中包括指示、決定以及報告等內(nèi)容，比較復雜。因此在文書檔案管理中存在一些難度，需要花費大量的人力，結合信息及時進行文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。

一、信息化背景中文書檔案管理存在的問題

（一）缺少完善的管理制度。事業(yè)單位在文書檔案管理工作中管理的效果有待加強，由于一些事業(yè)單位在管理中采用傳統(tǒng)的方式，使用紙質(zhì)檔案，需要經(jīng)過手抄進行信息的保存。這種方式在管理中存在較多的缺陷，檔案在時間的積累中會出現(xiàn)字跡不清晰或者查找不便等問題，影響了文書檔案管理的質(zhì)量。利用傳統(tǒng)方式進行文書檔案管理是當前一種常見現(xiàn)象，還有一些事業(yè)單位在管理工作中沒有制定完善的管理制度，導致管理中存在漏洞和問題。由于文書檔案管理的方式不科學、制度不完善，檔案在管理中有著安全隱患，雖然一部分事業(yè)單位采用信息技術進行檔案管理，但是由于缺少對檔案安全的重視，導致檔案中的重要信息可能出現(xiàn)泄漏，造成嚴重的后果。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。隨著社會的發(fā)展，文書檔案在管理方式中發(fā)生了一些變化，但是在實際的情況中，單位采用的檔案管理人員都是老員工，在管理方式中使用的依然是傳統(tǒng)的方式，這些員工對信息技術管理方式不了解，也難以進行應用。這是由于檔案管理人員在信息管理中缺少基本的知識，對實踐操作不熟悉，不能有效使用信息技術進行管理。事業(yè)單位中的文書檔案管理工作缺乏具有高素質(zhì)的人員，人員的信息技術水平還有待提高，知識和能力的不足使人員在檔案管理中不能采用信息技術進行高效的管理，這使檔案管理工作的效率得不到提高，同時影響了事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設。

二、信息化背景中事業(yè)單位文書檔案管理措施

（一）改善文書檔案管理觀念。事業(yè)單位文書檔案信息化建設需要結合創(chuàng)新的觀念，根據(jù)時代發(fā)展特點將管理觀念改善。在實際的文書檔案管理工作中，將信息化管理觀念深入到其中，使事業(yè)單位文書檔案管理的開展得到正確的指導，將文書檔案管理的水平提升，符合時代的要求。文書檔案管理工作的進行需要利用信息技術，通過信息技術可以使文書檔案管理的流程簡化，提高工作效率。領導需要對檔案管理的信息化重視，將自身的觀念進行創(chuàng)新，使檔案管理方式得到改善，將信息化建設水平提升，并且對檔案管理信息化建設投入資金，使信息化管理的速度加快，改變文書檔案管理的傳統(tǒng)方式。通過將信息化技術應用在文書檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)，使文書檔案的管理效果加強，減少人力的投入，使工作更加準確，這樣可以使繁瑣的文書檔案工作步驟簡化，節(jié)省了時間，使事業(yè)單位在文書檔案的管理中得到有效的成果，促進單位的發(fā)展。

（二）提高管理人員工作素質(zhì)能力。事業(yè)單位的文書檔案數(shù)量較多，在管理中需要消耗大量的時間，這使文書檔案管理工作的效率無法達到要求，同時降低了準確性。為了使文書檔案管理的質(zhì)量提高，檔案管理人員需要具有專業(yè)的素質(zhì)及能力，能夠應用信息技術進行管理。事業(yè)單位中的檔案工作人員需要加強自身的專業(yè)基礎，學習信息技術的應用技能，在檔案管理中發(fā)揮出更好的能力，使檔案管理工作的效率提高，保證管理的準確性，使工作的質(zhì)量加強。管理團隊需要在管理中協(xié)調(diào)，通過各方配合來進行全面的管理，同時管理人員需要具有專業(yè)的管理能力和信息技術操作技能，在工作中提高自己的水平，使事業(yè)單位的信息化檔案管理工作開展得到全面的改善。

（三）建立科學的信息化管理平臺。為了使事業(yè)單位的文書檔案管理信息化水平提高，需要在管理中建立科學的信息化平臺，使檔案管理更加高效。信息化平臺需要具有文書檔案的加工和保存、查詢等功能，通過平臺的完善可以使文書檔案管理和利用更加便捷，針對文書檔案管理的要求開發(fā)出合理的管理系統(tǒng)，使文書檔案的管理效率提高，還可以使文書檔案管理部門的工作得到簡化，提高準確性。文書檔案管理使用的網(wǎng)絡需要和外網(wǎng)之間設置隔離層，使檔案信息得到有效的保護，目前一些事業(yè)單位中利用防火墻進行防護，這種方式也能夠起到有效的作用，使信息的安全性提高，避免一些違法的信息或者數(shù)據(jù)進入，防火墻同時將信息內(nèi)容進行記錄，使檔案信息管理系統(tǒng)的使用更加安全。

三、結語

信息化技術的發(fā)展使社會發(fā)生了變化，在事業(yè)單位的工作中也起到了重要的作用。事業(yè)單位文書檔案管理是一項重要的內(nèi)容，為了使文書檔案管理工作效率提高，加強管理的準確性，應合理采用信息技術，使文書檔案管理工作得到簡化，同時提升檔案的處理效率，使文書檔案管理工作得到改善。在管理中需要加強人員的技術能力，使人員了解信息技術的操作，并且完善管理的制度，提升信息化管理的安全性，這樣可以促進事業(yè)單位的文書檔案管理工作順利進行。

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