信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

羅溪

【摘要】我國經濟水平突飛猛進，國家大力扶持科技信息行業，信息時代已然到來，這對于檔案管理工作來說，無疑是一種極為合適的發展機遇，尤其在檔案管理工作還存在一些問題的情況下，如果能夠以信息時代為基礎，適當運用信息技術，可以促進檔案管理工作的發展。據此，本文對相關問題進行研究，同時提出了一些對策。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理;對策

如今我國信息技術得到了快速發展，這同時影響了檔案管理工作，使檔案管理處在了關鍵的階段，如果檔案管理模式不能夠吸收信息技術的優勢對現有情況進行完善，就可能會出現很多的問題;反之，如果能夠在信息技術的加持下對管理工作進行改善，就能夠提升管理工作的水平與效果。如今檔案管理工作仍然面臨著一些問題，想對其進行解決，勢必會涉及信息技術。據此，本文針對目前存在的問題提出對策，具備現實意義。

一、檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理人員問題。檔案管理工作目前面臨著一些問題，其中最為明顯的是技術檔案管理人員問題。在信息時代，信息技術不可避免的會在檔案管理工作中進行應用，這也就對傳統的檔案管理方向進行了改變，而很多檔案管理工作人員沒能夠對信息技術進行學習，對檔案信息管理不習慣，所以不能熟練地操作計算機，這對于檔案管理工作的現代化是極其不利的，如果不對這一問題進行解決，那么檔案管理工作就不能夠得到完善。

（二）檔案信息安全問題。傳統的檔案管理工作能夠對信息安全進行保證，因為想要盜取以實物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時代的檔案則不同，由于其涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴重。

（三）檔案管理軟件問題。目前，我國現有的檔案部門基本都進行了信息化管理，但是其所使用的軟件存在著一定的差異，這也就使得檔案管理部門無法進行簡單的一鍵式簡便管理操作。此外，不同的計算機管理系統也存在著差別，統一管理可謂難上加難，尤其是在調取外地檔案的時候，十分不方便。所以從未來發展的角度來看，必須要對這一問題進行解決。

（四）檔案管理網站問題。檔案管理的網站建設時間不長，建設形式也不夠標準和統一，大多數人僅僅按照自己的想法對信息數據庫進行建設，網站建設水平不高，同時也不夠規范，這就導致了一旦后期要進行檔案管理，就會出現較大的難度。數據庫與數據庫之間的差異將會對檔案管理統一性進行持續的影響，所以應該對其進行注意。

二、信息時代解決檔案管理問題的對策

（一）檔案管理人才的培養。在這一部分，提出信息時代解決檔案管理工作問題的對策。具體地說，想要對檔案管理工作實現信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對工作人員的培養上，必須要慎之又慎，不能操之過急。相關檔案管理部門在對人才進行培養時，首先要注意工作人員的心態，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強工作人員的職業素養與技能的培訓，同時鼓勵相關工作人員，讓他們積極對各種有關于網絡安全、信息技術的新知識進行學習。采取一些具體的措施，提高員工學習的積極性，從而促進檔案管理信息化的實現，為檔案管理工作水平的提升打下堅實的基礎。

（二）檔案管理的安全保障。正如前文所說，由于信息時代的檔案管理涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。針對這一問題，必須要加強安全保障，例如，加強對檔案信息安全系統的建設，對檔案信息資源的安全進行一定程度的保證。當然，僅僅是加強系統建設還不夠，相關部門還需要加強投入，對檔案信息數據庫的穩定性進行維護。檔案信息數據庫的維護需要從兩個方面入手：首先，是對儲存信息的維護，保證儲存安全，防止數據庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護，針對使用過程中的安全措施，應該利用實名登記的方式，嚴格審查信息使用相關人員的信息。

（三）檔案管理信息化建設。毫無疑問，在信息時代，檔案管理工作的重點就是實現檔案管理工作的信息化，尤其要讓檔案管理部門對檔案信息進行統一化管理。想要達成這一目標，就必須要對檔案信息的價值進行利用，采取高端的技術手段對檔案的自動化管理進行實現，同時對檔案信息進行嚴格分類。此外，還需要以互聯網平臺為基礎，促進檔案信息的共享利用。

（四）檔案管理的數據庫建設。對于檔案管理工作人員來說，其必須要強化思想，在開展檔案信息化建設時就必須要對數據庫進行建設。正如前文所說，數據庫與數據庫之間的差異將會對檔案管理統一性進行持續的影響，所以，在進行檔案數據庫的建設時，工作人員應該充分結合當下的情況，同時對未來的情況進行預測與規劃，確保數據庫在未來一段時間不會淘汰。與此同時，管理人員還需要對數據庫檔案信息的質量進行保證，提高數據庫的質量。

（五）及時更新檔案管理思想。管理思想現代化主要指的是引用更先進科學的檔案基本理論思想。尤其是在信息時代高速發展背景下，不論哪一行業，要想取得理想的發展成果就必須要改變傳統觀念上的種種局限，尤其是對于檔案工作來講，其作為一門科學，要真正實現對檔案規律特點的準確把握，完善現代化意識的樹立，結合科學精神來落實各項工作，只有這樣才能夠推動檔案工作真正向現代化管理方向發展。一方面，檔案管理人員應及時更新自身工作理念。作為一門具有較強綜合性的社會科學，檔案管理擁有自身較為獨特的理論、發展規律，對于從事檔案管理的工作人員來講，應對其現階段的高效機構改革中占據怎樣的地位、發揮什么樣的作用做出充分考慮。在職能層面，要逐漸從管理型向服務型轉變，并促進兩者的協調發展;另一方面，要重視質量、創新意識的樹立。在實際操作過程中，應對檔案形成規律特點，以及相關理論知識做出充分考慮，嚴格控制檔案形成的整個過程，不能忽視任何一個環節，有效落實好各項質量管理工作，將可能存在的差錯都及時消滅在具體操作過程中。檔案管理工作要全面適應現階段的科技發展、檔案管理現代化提出的各項要求，結合具體情況來積極引用更新穎、多樣化的管理方法與手段。

（六）增加資金投入，完善檔案管理。在社會經濟、科技高速發展背景下，檔案工作也要緊跟時代發展步伐，逐漸從以往的文字、圖表向音像制品、光盤軟件等方向發展，然后通過現代信息技術來落實各項保存、分類工作。為此，相關部門應重視資金投入的適當增加。同時，相關部門還要結合具體情況，加強協調統一，共同研究出一個科學適合且通用的數據庫軟件，合理調整混亂局面，實現和諧統一，這樣既可以節省人力、物力與財力，推動新時期檔案工作逐漸向標準化、科學化層面發展，為后續各項資源的開發、共享提供有力保障。在此基礎上，檔案管理工作人員只需要將相關數據準確、全面錄入到通用數據庫當中便可，能夠促進工作效果與效率的大幅度提升。為此，通用數據庫維護要緊跟檔案的更新發展，不僅要體現出及時準確的特點，還要在不同層面為各級主管部門順利開展數據上報工作提供有力支持。此外，還要重視完善法規制度建設，主要就是基于對檔案形成、開發與保管等方面的綜合分析，多層次、多系統落實各項檔案管理工作，有效監督網上一系列不法行為。在信息時代高速發展背景下，高技術犯罪問題越來越多。如破壞他人信息管理系統、盜竊檔案機密等等。對此，為了給檔案實體、內容安全提供有力保障，應不斷增強法律意識，完善管理制度的科學構建。

三、結論

綜上所述，如果檔案管理模式不能夠吸收信息技術的優勢對現有情況進行完善，就可能會存在很多的問題，反之，如果能夠在信息技術的加持下對管理工作進行改善，就能夠提升管理工作的水平與效果。相關部門需要加強工作人員的職業素養與技能的培訓，同時鼓勵相關工作人員，讓他們積極對各種有關于網絡安全、信息技術的新知識進行學習。

【參考文獻】

[1]郭麗萍.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技風，2018（19）：70.

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