創新檔案管理 助力學院“雙一流”重點項目建設

劉丹

【摘要】隨著“雙一流高校”名詞的提出，各大學校開始積極變革，充分吸納創新措施，從各個方面為進一步促進學校發展添磚加瓦。在建設“雙一流”項目的時候，檔案管理的作用越來越突顯，從申報到管理等過程，都需要教學檔案管理人員的參與，收集和整理申報及管理過程中的資料。隨著重視程度的不斷加深，檔案管理創新逐漸被提上日程，為進一步助力學院“雙一流”重點項目建設添磚加瓦。

【關鍵詞】檔案創新;助力“雙一流”;重要性;背景介紹;措施

檔案管理在日常生活中所涉及的工作主要是人員檔案的建立以及人員信息資料的填寫，雖然看起來非常簡單，但是真正落實到具體的工作中來，就會發現檔案管理工作的數量是非常巨大的，對于檔案管理人員的要求是非常嚴苛的。看似簡單的工作，在一個一個精細的工作階段里面，被逐漸填滿和豐富。正是由于這樣的特質，檔案管理工作對于助力學院“雙一流”重點項目的建設有著非常重要的作用。

一、高校“雙一流”重點項目建設的背景

首先是國家號召的背景。我國為教育行業頒發了一系列的文件，其中比較著名的就是2019年1月國務院發布的《國家職業教育改革實施方案》簡稱《職教20條》。這個文件對于目前階段的職業教育做出了一定的指導工作，同時也對教育行業提出了要求，希望各大高校廣納人才，提高自身創新意識，爭做“雙一流”高校。那么如何建設“雙一流”高校呢？最為主要的途徑就是積極申報“雙一流”建設項目，通過不斷累積經驗，促使院校向“雙一流”靠攏。國家對于此項措施非常重視，給予了大力的支持。所以，高校“雙一流”重點項目建設是響應國家的號召，在不斷的努力中為國家的發展作貢獻。其次是時代號召的背景。隨著中國改革開放的不斷推進，現階段的中國經濟呈現出蒸蒸日上的景象。這個偉大的時代里面，中國從人文到教育，從教育到生活，都散發著創新改革的意味。為了進一步和時代接軌和世界接軌，進一步建設“雙一流”高校以及建設“雙一流”重點項目，已經漸漸成為中國高校發展的目標和動力。

二、檔案管理對于助力“雙一流”建設的重要性

（一）為申報“雙一流”項目提供輔助材料和數據。在“雙一流”項目申報的過程中，需要大量的人力物力與以支持。在眾多的輔助項目中，最為重要就是檔案管理項目，該項目在重點項目申報的過程中是至關重要的一個環節。因為檔案管理可以為取得“申報”資格收集整理相關的資料，在不斷的修改和實驗的過程中促使項目申報更加順利。舉例來說，作者本人在2013到2018年一直參與重點項目的建設，主要工作是收集與重點項目相關的支撐材料、佐證材料歸總、整理。在這個過程中，作者深刻體會到檔案管理工作對于項目申報的重要性。作者和其他工作者一起構建方案、整理資料，經過數次的討論和比較，終于在最后的階段里面取得了顯著的成效。總得來說，檔案管理在人員信息和學校水平方面都在想盡一切辦法收集和整理資料，為申報項目作出了很大的貢獻。

（二）為管理“雙一流”項目整理和歸集資料。一個項目接管下來，并非不需要檔案管理人員的輔助了，反而需要的更加明顯了。主要是因為在進一步開展相關項目工作的時候，學校需要各方面的資料，小到人員配置信息大到學校以往的歷史資料都需要調動出來，為之后的工作做準備。但是僅僅調動出來還不夠，還需要進一步整理成研究人員能夠看懂的文件，才能在真正意義上為項目工作提供幫助。舉例來說，作者本人所在院校在進一步申報成功之后，需要大量的過程資料來為項目的完成情況做輔助。作者同樣也參與了重點項目的建設組中，為項目的中期檢查以及終期驗收收集和整理、歸總材料。在這個過程中，管理人員自己需要對相關資料進行瀏覽，其工作量是非常巨大的，然后就是瀏覽的基礎上篩選出一定有用的信息，匯集成冊以供相關項目人員使用。當然，由于廣大檔案管理人員的支持和幫助，學院重點項目建設取得新成效。在2018年度，學院立項為水利部優質建設單位，立項全國優質水利專業2個、湖南省現代學徒制試點項目1個，湖南省一流專業群建設項目1個。總得來說，檔案管理工作在相關管理和開展的過程中仍然發揮著極其重要的作用，為進一步促進項目成功奠定了基礎。

三、進一步創新檔案管理的措施

（一）創新檔案管理機制，對利用率高的檔案資源進行匯編。檔案管理收集，指是的執行完畢的文件材料，作為部門的檔案管理人員應注重日常業務工作的管理，強化檔案責任意識，在每學期初作好計劃和統籌，提前為各門類的檔案做好軟硬件的設施基礎。對于不同檔案材料，歸檔期限有一定的特殊性，教學類的檔案按學期立卷，而文件類等按年度立卷歸檔。對于工作中碰到的各項材料既要有原則性也要靈活對待，保持整體的有機聯系。作者認為，對于利用率高的檔案可進行文獻資料的二次匯編，按類別存放匯編文件柜，為以后的查找利用節省時間，需要時可直接調卷，檔案的利用效率明顯提高。

（二）提升管理人員技能和素質。在進一步創新檔案管理工作的時候，需要提高相關工作人員的技能和素質。針對檔案管理工作的特點，該工作通常接觸的都是一些比較復雜的信息整理項目，尤其是在結合“雙一流”重點項目建設之后，其工作質量要求更高，工作時間要求更長，檔案管理工作的范圍逐漸被拓寬，相關工作人員的素質和技能要求也提高。那么如何進一步的培養更加優秀的管理人才呢？作者認為應該從制定培訓計劃和監督機制開始。首先，根據以往管理工作的要求和現階段管理工作要求的比對，總結出目前管理人員欠缺的技能和素質。其次，根據每個人員的不同，安排不同的培訓項目。最后，根據一定的條件實施監督機制，具體來說就是：從工作質量和工作態度兩方面評定管理人員的優秀程度，根據周圍人員的反映情況和分值的不同，來進一步監督工作人員。只有以人為單位，結合不同情況培訓不同人才并進行及時的監督，才能真正提高人員的綜合管理能力和素質，為進一步建設“雙一流”項目助力。在進一步推進檔案管理創新的過程中，先要做的是人才的培養。人是最為重要的一個環節，只有在一定程度上提高人員的技能和素養，才能保證檔案管理工作不會出現較大的問題，為進一步輔助學校建設“雙一流”重點項目提供幫助。

（三）結合更加先進的數據記錄技術。現階段的中國，信息技術迅猛發展，大數據的匯總和處理技術更加先進。在檔案管理方面，隨著一些新興技術的迅猛發展，一些工作的缺陷逐漸顯露出來。如數據整理數量過大，整理起來復雜以及需要人力和物力都非常大。但是如果充分利用信息技術，結合互聯網大數據整合資料，所需要的時間大大減少。具體如何把相關的先進數據記錄技術與檔案管理工作結合在一起呢？作者認為應該積極尋找適合自己工作單位形式的軟件，在綜合分析自己院校數據容量的基礎上，從市面上篩選出符合本單位的產品，并建立長期的合作關系。在此基礎上，相關院校應該積極構建軟件學習體系，結合“雙一流”項目重點學習和研究所需要的部分。總的來說，檔案管理活動需要結合一定的現代信息技術才能真正做到創新。現如今的信息技術已經發展到一定的智能階段，可以幫助院校更加容易和快捷地搜索相關的信息，構建新的數據庫，為進一步開展高校“雙一流”項目的建設提供幫助。

四、結束語

綜上所述，在中國社會環境和經濟環境不斷提高的背景下，教育行業的變革逐漸顯現出來。新時代，中國教育行業對于各大高校提出了更加嚴格的要求，但是同時也是各大高校進一步提升自己的一個機會。在這個過程中，檔案管理工作顯得尤為重要，在審批和管理的過程中收集資料和歸集資料，為進一步建設院校“雙一流”項目提供幫助。當然，隨著時代的發展，現有的檔案管理技能已經不再適合現在的院校建設環境，需要從一些方面進一步改進和提高，才能順應時代，為院校建設“雙一流”項目提供幫助。

【參考文獻】

[1]姜萍，姜葉飛.大數據背景下高校檔案管理模式變革研究[J].蘭臺世界，2015（11）.