市級紀檢監察機關案件檔案管理的現狀與思考

■ 李曉英

紀檢監察機關案件檔案是指紀檢監察機關在履行紀檢監察職責，查處各種違紀案件工作中形成并處理完畢、具有保存價值、經過整理立卷系統保管的紀檢監察案件材料。案件檔案作為履行監督執紀問責職能的重要憑據，科學規范地整理保存案件檔案責任重大。十八大以來，隨著反腐力度的加大，特別是國家監察體制改革后紀檢監察和監察調查的范圍和力度不斷增強，案件檔案數量隨之不斷增加，檔案管理日趨規范化，但同時也要看到，紀檢監察機關在案件檔案管理過程中還存在著一定的問題和差距。如何充分發揮紀檢監察檔案工作的特殊作用，為黨風廉政政策法規建設提供重要依據和參考，促進黨風廉政建設和反腐敗工作的深入開展，是當前紀檢監察機關面臨的突出問題。本文以市級紀檢監察機關案件檔案在管理過程中存在的問題為例，提出初步的對策和建議。

一、發展現狀

近年來，隨著反腐倡廉的力度不斷加大，特別是國家監察體制和機構改革后，地市一級的紀檢監察機關均實行了紀律檢查委員會與監察委員會合署辦公的體制，履行紀檢、監察兩項職責，監察制度日趨完善，監察范圍不斷擴大，偵辦案件的力度進一步增強。于此同時，紀檢監察案件檔案管理過程中也出現了檔案數量急劇增加、信息化水平不斷提升、電子及聲像檔案比重不斷加大等新特點新趨勢。

1.檔案管理日趨規范

市級紀檢監察機關對檔案工作特別是案件檔案的管理重視程度較高，管理相對規范。一是制度日趨完善。市級紀檢監察機關（市紀委監委）基本上成立有檔案工作領導小組，明確一名分管領導直接領導檔案工作，為檔案管理提供了領導保障。同時市級紀檢監察機關根據《檔案法》《紀檢案件檔案管理辦法》等法律法規并結合本地區本部門實際建立了檔案管理制度、規范了案件檔案科學有效管理的流程。例如昆明市紀委駐昆明市財政局紀檢組將廉政檔案相關工作列為監督工作要點，專門印發了《中共昆明市紀委駐市財政局紀律檢查組廉政檔案管理暫行辦法》。二是硬件設施配備顯著增強。市級紀檢監察機關普遍設立有專門的檔案庫房、檔案閱覽室，并配備了保密柜、密集架、掃描儀、復印機、打印機、監控系統等檔案設施設備，為案件檔案的安全保管提供了硬件支撐。三是人員素質不斷提升。市級紀檢監察機關的部門檔案室安排有專職檔案管理人員負責對本機關產生的案件檔案進行接收并保管。一些地市紀檢監察機關還專門通過公務員招考和人才引進的方式引進檔案專業人才，為檔案規范化管理提供了人才保障。同時，市級紀檢監察機關不斷加大對派駐機關檔案管理人員的培訓指導力度，不斷提升基層檔案人員規范整理案件檔案的能力。例如云南省怒江州紀委、監委2018年專門邀請州檔案局對委機關各部門、各派駐紀檢組檔案員針對檔案分類、卷內目錄填寫、期限設定、檔案裝訂入盒等內容進行現場教學，提高專兼職檔案員業務水平。

2.案件檔案數量急劇增加

隨著人們法治意識的不斷增強、紀檢監察機關偵辦案件力度不斷加大、派駐制度的不斷完善，紀監察機關形成的案件檔案數量急劇增加，國家監察體制改革后，某縣監察對象從一千多人增加到一萬多人，某些市級紀檢監察機關2018年上半年偵辦案件過程中形成的檔案數量就相當于過去五年形成的檔案數量的總和。同時，案件檔案數量的大幅增加不僅僅是傳統的紙質案卷數量的增加，一些新型載體如電子舉報信、錄音、錄像等檔案數量也不斷增加。這些新變化都給紀檢監察檔案工作帶來了許多新的挑戰。

3.信息化水平不斷提升

由于傳統的立卷方式的對于檢索文件和開發利用十分不便，對檔案數字化和信息化水平要求越來越高，相當一部分的市級紀檢監察機關每年都會投入一定的經費用于檔案全文數字化，通過招標與第三方合作或者自主開發的方式建立信息系統，實現對案件檔案的科學管理和便捷利用。例如昆明市紀委駐住建局紀檢組自行開發了一套廉政檔案管理系統，將涉及駐在單位的問題線索及人員信息有機地整合為電子檔案，為紀檢組提供了一個高效、便捷的查詢、統計信息平臺。

4.聲像檔案比重不斷增加

隨著偵查手段和技術的不斷進步，紀檢監察部門及派駐機構在日常紀檢監察工作中除了形成傳統的紙質文件和材料之外，以照片、錄音、錄像等形式形成的聲像檔案數量也在不斷增加，比如以U 盤形式報送的舉報信、談話函詢的錄音、錄像等，如何對它們科學有效管理也是急需解決的問題。

二、存在的問題

1.派駐機關的案件檔案管理不嚴

目前，地市一級的紀委監委對市直機關的派駐紀檢組監察制度已基本部署完成，派駐監督作為黨和國家監督體系的重要內容和深化監察體制改革的重要舉措，案件檔案在其工作過程中發揮著極其重要的作用。目前，對于派駐機構的檔案管理主要通過兩種方式實行，一是年度檔案目錄的移交，二是檔案實體的移交。但是對于派駐機構的檔案規范化管理沒有統一的規范和規定，而派駐機構的案件檔案管理人員多為兼職，歸檔意識不足，經常會出現歸檔不規范的現象。

2.聲像檔案長效管理缺乏可行性措施

聲像檔案在案件檔案中的數量不斷增加，一方面給辦案人員帶來了便捷，但同時在具體的管理過程中也存在著一些問題。例如目前的錄音、錄像、電子舉報信、談話記錄等多存儲在光盤上，但是日常工作中使用的光盤只是普通的光盤達不到檔案級光盤的要求，并且存儲用的光盤與其他案卷集中在一起存放，沒有專門的設備和保管措施去保管光盤，同時沒有專門的技術措施去實時監測光盤內的內容是否丟失，制度的不完善和技術保障的缺失給聲像檔案的保管帶來了極大的隱患。

3.檔案人員專業素養參差不齊

市級紀檢監察機關越來越重視檔案工作，不同程度地配備了專職或兼職檔案人員，其中市級紀委監委機關的檔案管理部門檔案人員為專職人員，崗位穩定性強、人員素質較高，部分地市還專門配備了檔案學專業畢業的大學生充實到隊伍之中。而派駐機關（紀檢組）由于人員較少，檔案工作主要為兼職管理，人員的歸檔意識和檔案素養相對較差，案件歸檔質量也不甚規范。

4.檔案庫庫房無法滿足檔案安全保管需求

盡管市級紀檢監察機關專門設立了檔案室，配套設置了專門的檔案庫房和檔案閱覽室，但是還是無法滿足檔案數量急劇增加的要求，一是檔案庫房庫容量不足，二是部分檔案庫房沒有設置在一層，無法滿足承重要求，三是對于光盤、錄像帶、磁帶等聲像檔案沒有專門的保管場所和措施，檔案安全還是無法保證。

三、對策建議

1.制定統一的案件檔案管理辦法

針對目前市級紀檢派駐機關檔案管理水平較低、人員素養較差、歸檔不規范、移交不及時等問題，特別是最高人民法院二審審理的陜西榆林凱奇萊能源投資有限公司訴西安地質礦產勘查開發院合作勘查合同糾紛案卷宗丟失案（千億礦權案案卷丟失）給各級紀檢監察機關就做好檔案規范化管理有著極其重要的警示作用。各地市紀檢監察機關作為主管部門要結合當地實際制定出一套科學合理適用性強的派駐機關案件檔案管理辦法，從制度上去規范派駐機關案件檔案的保管和整理。同時要對聲像檔案資料如何進行科學規范管理，制定一個統一的技術標準和管理制度，確保聲像檔案資料進行科學保管和規范化管理。

2.立足實際建設專業檔案館

針對目前各地紀檢監察機關檔案庫房面積不能滿足案件檔案數量快速增長的需求，一是在市級紀委機關檔案室的基礎上，專門建立本行業或系統的專業檔案館，作為統一保管市級紀檢監察案件檔案的集中保管的基地，滿足日益增長的檔案保管需求，在安裝基本的檔案裝具的基礎上配置專門用于保管電子檔案、聲像檔案的管理系統和設施設備，確保檔案安全保管和有效利用；二是與地方綜合檔案館合作，充分利用各地籌備建設新檔案館的契機，在綜合檔案館庫房中專門開辟出一個專門的紀檢監察案件檔案庫區，紀檢監察機關負責投入一定的經費和設施設備，日常的管理由檔案館負責，在法定的移交期限之前所有權歸紀檢機關所有，法定移交期限到了之后直接移交檔案館，既確保了檔案的安全，也減少了紀委機關日常人力投入，同時豐富了檔案館的館藏結構。

3.提高信息化水平

解決館庫容量不足、對派駐機關檔案保管情況監察不到位的措施之一就是不斷提高檔案信息化建設水平，充分利用信息技術解決檔案管理過程中的瓶頸。由市級紀檢監察機關的檔案部門負責建設一套簡便易用的紀檢監察案件檔案管理系統（數字檔案室系統），作為后臺負責統一管理，各派駐機關被賦予一定的權限進行使用，進行網絡實時移交和歸檔，通過網絡實時監測，從技術上規范對各派駐機關案件檔案的科學管理。同時，在開發檔案管理系統時要充分考慮紀檢監察案件檔案的專業性和保密性，在充分調研的基礎上，結合紀檢監察系統工作的特點，開發出一套操作簡便、安全易用的檔案管理系統。

4.加強培訓指導

針對派駐機關檔案管理人員檔案素養不足，穩定性較差的問題，市級紀檢監察機關的檔案部門要擔負起檔案培訓的職責，加強與檔案局的聯系，增強對各業務部門、巡察辦、派駐機構檔案管理人員的業務指導、監督和培訓力度，將檔案工作納入到目標考核中，不斷提升檔案人員規范整理的能力。

結語

檔案管理是一項基礎工作，紀檢監察案件檔案的管理水平影響著紀檢監察工作的質量，紀檢監察機關的檔案部門和人員要在制度保障、技術支持、人才保障的基礎上做好新形勢下的檔案管理工作，不斷提升管理水平，有力服務、促進紀檢事業的快速發展。