檔案管理中不能混淆3個層級的“分類”

■ 吳志虹

業務指導中，常有不少機關檔案人員，甚至綜合檔案館的業務人員對分類提出疑問。業務檢查中，也發現不少檔案室（館）在分類上存在不規范不科學的問題。究其原因，主要還是對檔案管理中3個層級的分類概念認知不清、混為一談。

分類的目的是實現有序化，有序是高效率管理的前提條件。檔案管理中3個層級的分類是實現檔案管理有序化的不可或缺的重要業務環節，如果分類不規范，必然導致管理上的無序混亂。

第一層級分類：室藏檔案分類。2015年由國家檔案局發布的《機關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)對機關檔案分類作了表述，第三十三條規定：機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。《規則》（DA/T22--2015）5.4.2規定了檔號的結構應當為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

從《規定》《規則》界定中可見，第一層級分類的對象和范圍不僅限于歸檔文件個體，而是室藏所有檔案，并且要在檔號中體現出分類類別。實際工作中，多數立檔單位，特別是一些市縣級單位并未按照《規則》要求對室藏檔案類別進行劃分和標識，檔號中缺失類別代碼，歸檔文件目錄中缺失檔號項，有的檔案室僅在檔案裝具上對室藏類別作簡單標識，檔案實體整理中類別混雜、載體混雜的情況比較突出，極不規范。

第二層級分類：歸檔文件分類。2015年由國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》（DA/T22--2015）(以下簡稱《規則》)對歸檔文件分類作了界定表述，《規則》5.2.1規定：立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性；5.2.2規定：歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類；5.2.3規定：規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

顯然，此層級分類是對歸檔文件“個體”進行分類，任何一份歸檔文件都應當作類別劃分，判定其類別歸屬。通常情況下，一份歸檔文件至少應當進行2次劃分，即年度、保管期限。除文書檔案外，其它門類檔案的分類均有相應規定。實際工作中，較為突出的問題是部分立檔單位的歸檔文件分類方案前后不一致，分類方法不穩定，分類層次時減時增。

第三層級分類：館藏檔案分類。若干全宗移交進綜合檔案館后，檔案館館藏檔案門類載體更加多樣化，數量更為龐大，綜合檔案館館藏少則幾萬卷(件)，多則上百萬卷（件）。為了實現對館藏檔案有序高效管理，需要對館藏所有檔案進行第三層級分類，以滿足不同載體檔案不同的溫濕度保管條件要求，滿足檔案館精準統計工作需要，滿足檔案數字化后數據分別入庫的需要。

通常情況下，立檔單位的全宗號最大位數為三位數，一、二位數的全宗號加填“0”補位。《規則》（DA/T22--2015）5.4.3規定全宗號是：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識。《檔號編制規則》（DA/T13--1994）5.1規定：全宗號用四位代碼標識。2.9對代碼的表述是：一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其它符號。由此筆者認為，全宗屬類既可用阿拉伯數字標識，也可用漢語拼音代碼標識，而并非只能用漢語拼音代碼標識，在全宗號前加填館藏檔案分類類別代碼1-9，既滿足了全宗號須四位數的編制要求，也簡明地體現了檔案館的分類方案，是一種科學合理的分類方法。有的檔案館用其他代碼標識類別，是符合行業標準的，可行的、規范的。至于《檔號編制規則》（DA/T13--1994）5.1提及的全宗屬類編制方法，筆者認為值得商榷：首先該《規則》未明確全宗屬類是哪幾類，以什么作為劃分屬類的標準，是全宗的年代期限，還是立檔單位的性質等等，檔案館在劃分上難以把握；其次是屬類代碼標識是以哪個字母標識，字母是大寫還是小寫，字母出現重復時如何解決等等，《規則》未明確界定，方法含糊，業界有爭論。

就我省的市縣級綜合檔案館的情況看，多數檔案館未設置分類方案，全宗屬類不清晰，不同載體不同門類檔案未進行分庫分類別保存；館藏全宗的全宗號編制的規范程度較低。

早在上世紀九十年代初，云南省檔案館就對館藏檔案進行了分類，將館藏分為建國前機關文書檔案、建國后機關文書檔案、印章檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、唱片檔案、實物檔案、光盤檔案共9個類別，以1-9共9個阿拉伯數字分別對應，并在全宗號前加填，如云南省林業廳全宗號為119，廳印章檔案全宗號則加填為3119，廳照片檔案全宗號加填為4119，廳實物檔案全宗號加填為8119。這一分類方法已在檔案縮微、數字化中運用，近幾年，省檔案館又征集接收了少數民族檔案、名人檔案進館，類別上分別用S、M標識，新進館的公證檔案以及將來須進館的社保業務檔案等專業檔案如何標識，尚在研究中。

綜上所述，3個層級的分類是科學管理檔案的基礎，不能省略不做或混為一談。各級檔案行政管理部門應當加強業務培訓指導，使國家發布的行業標準得以規范、科學、嚴肅地實施執行。