信息化時代檔案的利用和檔案的價值分析

莫旭葉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的日常生活和工作都有很多需要保存的個人信息，信息的安全性直接關系到人們的安全問題和公司的建設問題。在信息化時代，保存?zhèn)€人信息也叫作檔案保存，本文主要分析了在信息化時代背景下檔案的利用和價值分析，并提出了有關提高檔案價值利用的幾點看法，希望能對檔案工作提供一些幫助。

關鍵詞：信息化時代 檔案的利用 檔案的價值

檔案的內(nèi)容包括一個人的重要經(jīng)歷以及所有的信息記錄，可以直觀地顯示一個人的生活范圍以及經(jīng)歷，因此合理地利用檔案的價值，并根據(jù)檔案的價值對其進行保存成了首要解決的問題。檔案記錄著某些事情的發(fā)展過程，因此建設出合理有效的檔案制度，根據(jù)檔案處理生活中遇到的問題對于整個單位、整個公司的建設而言具有重要意義。

一、檔案的價值

（一）檔案的憑證價值

檔案的憑證價值對于檔案本身價值來說非常重要，它是所有事件發(fā)生的依據(jù)，具有極高的價值意義。檔案的憑證價值具體表現(xiàn)為詳細地記錄了歷史實物的特性，給公司提供著每個人的信息檔案，對于人員的把控具有寶貴的價值。在信息化社會不斷發(fā)展的過程中，檔案建設工作開展比較困難，部分檔案管理工作者對于檔案的憑證價值產(chǎn)生了質(zhì)疑，因為檔案的憑證價值本身難以給社會經(jīng)濟提供良好的支持，不利于社會發(fā)展。

1.時效性

檔案的憑證價值主要表現(xiàn)為對個人信息的匯總、歸納和保存，但是隨著時間的慢慢推移，檔案的憑證價值意義也隨之減少，檔案的真正價值意義也無法真正體現(xiàn)出來，檔案的憑證價值也就變得越來越小。比如在房屋產(chǎn)權問題上，隨著房屋使用的過時，使用權所產(chǎn)生的憑證價值會變得越來越少，難以給社會一個具有說服力的檔案記錄。

2.專一性

檔案的價值主要表現(xiàn)為對于檔案用戶的專一性，也就是說檔案的內(nèi)容和相對應的檔案成員之間是一對一進行服務的，檔案的具體價值也只對當事人起到作用。在這種處理模式下，隨著人口的增加越來越多的個人檔案隨之出現(xiàn)，檔案數(shù)量隨之變多，極大地增加了檔案管理工作人員的管理難度，同時也就體現(xiàn)不出檔案的真正價值。

3.區(qū)域性

目前我國人員數(shù)量巨大，為了更好地管理人員、區(qū)分人員檔案，國家把群眾劃分成了每一個大大小小的社區(qū)，因此檔案的管理工作具有一定的局域性。對于工作單位而言也是如此，每一個部門的檔案都需要單獨處理，無法把所有成員的檔案放在一起，在很大程度上限制了檔案憑證價值的發(fā)展，阻礙了檔案的利用。

4.一次性

檔案的具體作用是相關人員的個人利益受到侵犯時所需要查看的，以此用來保護自身的權益，進而就證明了這些檔案的憑證價值一般都是一次性的，即使多次地查閱檔案都是相同的結果。

（二）檔案的情報價值

檔案的情報價值也就是常說的參考價值，因為檔案記錄著個人的具體經(jīng)歷但是無法直接證明現(xiàn)在的個人情況，但是檔案本身具有極強的情報作用，對于查閱檔案的人員來說無論對現(xiàn)在有沒有意義，檔案都是重要的信息資源。隨著社會的不斷進步，檔案的情報價值由最開始的文件夾慢慢地轉移到了報紙、期刊、網(wǎng)絡上，很大程度上降低了檔案的情報價值。

二、對于檔案價值的保護

要想提升檔案的價值就必須要加強對檔案的管理和保護，只有合理地管理檔案、利用檔案才能確保檔案的價值不再流失。在信息化社會的幫助下可以將檔案管理分為數(shù)字化管理和實物管理兩個方面。數(shù)字化管理，顧名思義就是利用互聯(lián)網(wǎng)把檔案上傳到云端中，這樣既解決了檔案過多無法整理的問題，又對檔案的安全問題提供了保障。同時利用信息化技術保存檔案解決了檔案存放，查詢困難的問題，讓檔案保存、錄入和查詢都變得簡單化，同時這個保存空間沒有上限，可以保存各個地區(qū)的人員信息，建立一個信息庫，制作出不同單位的人員目錄，便于一鍵查找。對于實物檔案管理來說，檔案的管理保存工作雖然沒有信息化技術方便，但是并沒有完全地取消實物檔案管理。實物檔案主要就是存放一些物品，然后通過收集整理形成相應的實物檔案合集。另一方面，實物檔案管理可以彌補數(shù)字化管理存在的一些不足，如果檔案內(nèi)容與描述不符還可以進行查閱實物檔案，保證信息的真實性和準確性。同時檔案的類別也是多種多樣的，數(shù)字化管理技術無法真實地體現(xiàn)檔案之間的不同，需要得到實物檔案的支持，只有二者同時存在，相互配合，才能更好地利用檔案價值。

三、結語

綜上所述，隨著科技的進步，在信息化社會下，人們的個人信息變得尤為重要，檔案的價值作用也逐漸加大。在未來的發(fā)展過程中，經(jīng)濟社會需要加強對檔案價值的利用，提高檔案對于人們的價值，加強對檔案的管理，讓檔案的價值得到相應的提升，同時促進社會的發(fā)展。

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