淺談財政部門機關檔案管理措施

申文宏

摘 要：檔案工作通俗來說就是用科學的原則和方法管理檔案，為我國機關事業單位提供各項工作服務。財政部門是政府職能部門的重要組成部分，完整、妥善的保管財政檔案，可以更好的服務相關部門，為社會經濟的發展做出應有的貢獻。

關鍵詞：財政部門 機關檔案 措施

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

前言

財政檔案主要記載和反映了地區社會經濟發展的重要材料和憑證，是機關事業單位檔案的組成部分。加強對財政部門機關檔案的管理，能促進檔案工作的有效開展，為地區的經濟發展做出貢獻。

一、目前財政部門機關檔案管理工作中面臨的困難

1.機關檔案管理工作缺乏有效的組織

目前個別單位對檔案管理的重要性認識不足，在具體工作中不重視，導致專職管理人員很少。兼職管理人員受限于自身的時間精力，對檔案管理工作往往是草草應付了事，人員流動性也比較大，對應的項目培訓也很少，檔案管理人員的業務水平得不到保證，這也使得機關檔案管理工作的開展效果不佳。

2.機關檔案資源的利用不足

收集、整理資料是機關檔案管理的基本工作，如何利用檔案資源則是檔案管理工作的關鍵。受限于保密工作的需要，有些檔案資料并沒有公示出來，主要是對內開發而已，但查閱的審批程序復雜，加上在利用檔案過程中存在比較多的限制以及缺乏合理利用檔案的意識，造成檔案的利用率低下，并沒能真正發揮出應有的作用[1]。

3.機關檔案保管的基礎設施落后

當前在保管機關檔案中，一些機關特別是鄉鎮機關由于自身條件的限制，在檔案管理中并沒有根據檔案管理規范進行操作，甚至還有在檔案管理場所存放雜物的，保管機關檔案的基礎設施落后，導致檔案管理不規范、凌亂，造成檔案受損或丟失。

4.機關檔案管理的信息化建設程度不夠

當前是信息化的時代，然而很多單位的檔案管理對于互聯網的技術采用不多，缺乏自動化的管理方法和先進手段進行檔案管理的革新。這也造成了檔案整理的數字化不高、電子檔案建設緩慢以及信息化建設程度不夠。同時，由于互聯網自身存在的缺陷，信息化檔案管理過程中存在安全隱患，影響了機關檔案管理信息化的建設。

5.檔案管理員的綜合素質不高

檔案管理工作紛繁復雜，需要處理各項工作，這也決定了檔案管理人員要有過硬的綜合素質。當前的現實工作中，很多檔案管理員都不是專門從事檔案管理工作的，需要完成大量的工作，影響了對檔案管理的時間、精力投入，這直接導致了檔案管理難以高效高質量的開展，甚至出現個別工作人員敷衍了事。很多機關的檔案管理人員調動頻率高，導致檔案管理工作缺乏必要的延續性;有些檔案管理人員的業務水平不高，不能很好的完成歸檔整理、保存和保管的工作，不利于檔案管理工作的有效開展。

二、改善財政部門機關檔案管理的措施

1.制定健全的檔案管理制度

財政部門領導要從思想上重視起檔案管理工作，認清檔案的重要性和價值所在，完善檔案管理制度。第一，根據《檔案法》的有關規定，結合地區財政部門的實際情況，積極建立健全的檔案管理機制，對現有的制度進行修改、完善，補充制定新的制度。第二，把檔案管理工作當作重要指標進行指導，進一步規范檔案管理工作的標準，使建檔有法可依、有標準可參考。第三，加強宣傳教育工作，讓檔案管理員從內心真正重視檔案管理工作，喚醒他們的主人翁精神。同時，肯定檔案管理員的地位和重要性，提高大家的工作積極性，促進檔案管理工作的高效開展。第四，對檔案管理工作進行必要的考核，通過指導和監督，使工作人員更好的按照標準、程序開展檔案歸類和目錄匯編等工作，促進檔案管理員工作效率的提升，從而促進檔案管理工作的健康發展[2]。

2.提升對檔案資源的利用水平

機關檔案是珍貴的檔案資源，在管理過程中不能僅僅停留在管理方面，也要積極的進行開發，合理利用檔案資源。首先，要鼓勵工作人員對檔案資源進行積極的合理利用，在規定可以公開的前提下，最大限度的公開財政信息，方便大家查詢和使用相關資料。其次，檔案管理過程中要積極的整合和挖掘有用的信息、資料，匯編成各種有用的報告，為大家做檢索和查閱提供便利服務。最后，要做好對檔案的歸類匯總等基礎性工作，標注區分不同檔案資料的序號、保存期限等，方便后期查閱，提升檔案資源的利用水平。

3.加大對檔案基礎設施的建設

檔案管理的基礎是由各類的檔案基礎設施構成的，基礎設施條件的好壞直接影響檔案的保存期限和管理質量。在開展檔案管理工作中要根據《檔案法》的相關標準和要求，加大對檔案基礎設施的建設，建立符合標準的檔案室，同時加強檔案管理制度的建設，對檔案保存場所進行整治，不斷改善檔案保管條件，建立一個統一有序、整齊規范的檔案管理場所。

4.注重檔案管理的信息化建設

隨著科學技術的快速發展，檔案管理的信息化建設勢在必行。首先，提供必要的資金支持，配備基本的電腦、打印機和相關的檔案管理軟件，打好檔案管理信息化建設的基礎。其次，要充分利用互聯網的優勢。檔案資料紛繁發展，要積極加強檔案管理的信息化建設，利用新興的互聯網技術完成檔案資料的自動歸檔和在線查詢、傳遞以及使用，推動檔案管理的信息化建設[3]。最后，在進行現代化的檔案管理過程中，要重視對檔案管理安全，保護珍貴的檔案資料不外泄。

5.提升檔案管理員的綜合素質

檔案管理工作是瑣碎、枯燥的，這就決定了工作人員要具備良好的心態和較強的責任心，同時還要有深厚的文字功底以及管理能力。因此，要提高檔案管理工作的水平，就要加大對工作人員的培訓力度，提升檔案管理人員的綜合素質。可以通過講座形式、外出參觀學習、定期專題培訓等方式，讓檔案管理工作人員及時接受新理念、掌握新技術、新手段，提高自身業務水平。

結語

機關檔案是政府部門的重要檔案，具有重要的參考作用，為各項公務活動提供服務。目前隨著財政部門業務的不斷擴大，財政部門的作用也日益重要，對財政檔案的管理提出了新的要求。因此，在機關檔案管理過程中，我們要積極的采取各種措施改進提升存在的不足，提高財政檔案管理的高效開展，為財政事業的發展提供基礎保障。

參考文獻

[1]林秀清.機關檔案規范管理中存在的問題分析[J].科學咨詢（科技·管理），2018（07）：33-34.

[2]王偉.淺析新形勢下機關檔案管理[J].黑龍江檔案，2017（03）：76.

[3]許瑞兵.財政部門機關檔案管理措施探討[J].管理觀察，2013（28）：170-171.