探析行政文件管理信息的電子化應用

李立

行政文件是國家各級行政機構的重要文件，是反映各級行政機構的行政能力和行政信息的一個重要保障和體現。行政文件在我國各個階層的行政機構都有著巨大的作用，是提升行政機構工作效率和工作質量的重要條件之一。各級行政機構不但要定期對行政文件進行檢查，查閱和審視，還要不定期對其進行分類和規劃，以方便工作人員能夠及時對行政文件進行查看和信息傳達，是行政企業信息傳遞的重要途徑之一。由于行政文件眾多，所欲每個部門、每個科室都建立屬于本科室的文件分類，以方便人們查閱。在進行文件傳閱的時候，由于傳閱文件大部分都是紙質的，所以這將對紙張造成巨大的浪費，對環境也造成了破壞。

一、行政文件管理信息的電子化應用優點

（一）便于使用和檢索，避免浪費，辦公效率大大 提高

現如今，隨著社會經濟的高速發展，人們的生活水平得到了巨大的提升。互聯網時代已經來臨，互聯網已經普及到各家各戶之中。網絡電子信息文件是在計算機上建立信息文檔，然后通過網絡實現對其的傳播和管理、規劃。由于互聯網的發展，網絡信息文件還可以做到手工搜索，自動分類，人工分類等一系列功能，這樣不但可以提升工作效率還可以減少對紙張的浪費，保護環境。

現如今，光盤、U盤的出現能在極大程度上減少對紙張的使用，將電子信息文件存儲在光盤和U盤之中可以有效的將其攜帶，避免攜帶大量紙張，減輕了攜帶上的負擔。……