探析行政文件管理信息的電子化應用

李立

行政文件是國家各級行政機構的重要文件，是反映各級行政機構的行政能力和行政信息的一個重要保障和體現。行政文件在我國各個階層的行政機構都有著巨大的作用，是提升行政機構工作效率和工作質量的重要條件之一。各級行政機構不但要定期對行政文件進行檢查，查閱和審視，還要不定期對其進行分類和規劃，以方便工作人員能夠及時對行政文件進行查看和信息傳達，是行政企業信息傳遞的重要途徑之一。由于行政文件眾多，所欲每個部門、每個科室都建立屬于本科室的文件分類，以方便人們查閱。在進行文件傳閱的時候，由于傳閱文件大部分都是紙質的，所以這將對紙張造成巨大的浪費，對環境也造成了破壞。

一、行政文件管理信息的電子化應用優點

（一）便于使用和檢索，避免浪費，辦公效率大大 提高

現如今，隨著社會經濟的高速發展，人們的生活水平得到了巨大的提升。互聯網時代已經來臨，互聯網已經普及到各家各戶之中。網絡電子信息文件是在計算機上建立信息文檔，然后通過網絡實現對其的傳播和管理、規劃。由于互聯網的發展，網絡信息文件還可以做到手工搜索，自動分類，人工分類等一系列功能，這樣不但可以提升工作效率還可以減少對紙張的浪費，保護環境。

現如今，光盤、U盤的出現能在極大程度上減少對紙張的使用，將電子信息文件存儲在光盤和U盤之中可以有效的將其攜帶，避免攜帶大量紙張，減輕了攜帶上的負擔。與此同時，建立電子信息文件還可以有效地提升人們的工作效率，減輕人們的工作負擔。

（二）提高了行政文件傳輸的快速、安全和準確性，實現資源的共享

在過去沒有網絡的時代，人們在進行信息傳遞的時候都是依靠紙張來進行傳遞，例如飛鴿傳書，這樣往往要花費許多的時間和精力，而且傳遞的成功率還較低。然而網絡時代的來臨就大大解決了這一問題。比起傳統的人力傳輸、動物傳播，網絡傳播更具有速度快，準確性較高的特點。在以往的行政文件傳播的過程中，人們往往要通過查找，審批才能對其進行信息的傳遞，這嚴重影響著人們的工作效率，如果文件未能夠及時送達，這將嚴重影響著人們的時間和辦事，導致事件延誤。電子信息文件可以有效的解決這一問題，各行政機關可以通過網絡實現對各級機關的控制和信息的下達，網絡的速度可以做到信息瞬間的傳遞，所以這將提升人們的工作效率。與此同時，各級領導在發布信息的時候也不需要針對每一個人進行信息的傳遞，可以將其發送到網絡平臺上，各職員自行前往查看，實現資源的共享，提升工作效率。

二、行政文件管理信息的電子化應用缺點

（一）行政文件管理軟件沒有信息管理功能，缺乏安全性

由于行政文件管理信息化應用還不被普及，所以在應用方面還存在這許許多多的弊端。在各級別行政部門所配備的設備不同，所以導致相關APP不能通用，進而不能互相協調，導致信息文件管理不能實現同步和公用，嚴重約束了文件管理進程，缺乏相應的安全性。

（二）標準化、規范化工作有待提高，兼容性問題大

行政文件管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，行政文件管理業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個單位或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了行政文件管理信息工作電子化。

（三）行政文件管理人員的素質有待提高

由于目前我國信息化電子行政文件管理正處于初期發展階段，所以各級行政機構的執行能力和人才管理能力都大有不足，從當前的行政管理工作人員來看，很少有人能真正懂得如何執行行政文件管理信息的電子化應用，計算機使用能力不足是當前行政文件管理人員的通病之一，盡管現代設備在不斷的變得先進，但是使用人員技術能力不足，也無法對其進行充分的發揮。

三、針對電子文件的缺點解決措施

（一）針對安全性問題

在行政部門文件傳輸的網絡中設置隔離路由器或應用混合秘鑰技術。技術人員要根據實際情況，設置隔離路由器，通過屏蔽不在范圍內的IP地址這個簡單的隔離方法，電子文件就會在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。應用混合秘鑰技術：把需要傳輸的電子文件加密后傳到服務器，在服務器端由需要使用文件的人員完成文件的解密和驗證就可完成文件的安全傳輸。

（二）人員知識結構變革

在行政文件管理信息的電子化應用的過程中，人工因素是不可缺少的一部分。專業的人員可以保證技術的專業性。技術的專業程度將導致應用項目的成與否。人員知識結構變革，不僅涉及到了專業技術人員，還包括了項目管理人員、特種作業人員、后期維護人員等大大小小幾十個專業人員組成的團隊共同協作。每一個專業人員都是在這條項目鏈上都是不可缺少的一部分，他們將影響整個項目推行的始與終。人力資源作為當今社會上最重要的資源之一，對整個人員知識結構變革項目的順利進行起到不可代替的作用。各級行政部門應該定期的對員工進行培訓，與此同時該企業還需要不定期的對員工進行考核，根據相關技術的專業程度進行劃分，采用優中選優的辦法對技術人員進行項目安排。

（三）解決電子文件兼容問題

行政部門要統一軟件使用標準，引進先進的計算機信息技術，不斷提升行政文件電子化管理的水平。技術管理人員需要構件資源共享平臺，加強文檔管理，實現內部信息的共享， 提升管理的效率，為工作的具體開展創造良好的條件，為制定科學合理的決策提供重要的參考依據。

四、結語

行政文件管理信息的電子化應用將行政部門推向了一個新的時代，信息時代的來臨促進者一代又一代人們不停前行，雖然我國行政信息化管理還處于發展階段，但我相信在不久的將來，我國行政文件信息化應用管理一定會走向世界，發展成為世界一流的管理模式。

（作者單位：寧夏天鷹電力物資有限公司）