淺析外貿企業交易磋商存在的問題及對策

摘 要：當前的外貿業務一般來說先進行網上磋商，有意向之后再進行現場磋商簽訂合同。但是業務員在磋商的過程中不注意細節，不分析條款，不了解對手，不把握時機，導致在談判中處于劣勢，從而給公司外貿業務帶來不利影響。本文分析了企業進行外貿磋商的現狀，發現其存在的問題，并給出了相應的措施，希望對企業的外貿工作帶來更高的效益。

關鍵詞：交易磋商;存在問題;解決對策

一、交易磋商現狀分析

目前絕大多數企業業務磋商的主要方式是：先進行網上磋商，形成可以進行交易的意向后，再進行當面的口頭磋商。

具體來說就是顧客先對我們發出詢盤表示交易愿望，此時企業業務員會針對這個詢盤內容進行相應的回盤，一是如果客戶只是說對企業的商品有興趣，還未談及報價，業務員就會對自己的產品進行介紹，主要突出產品的優勢吸引住顧客;二是如果客戶直接提及報價了，業務員會給出一個保守的價格。顧客一般都會在第一次報價回盤后進行還盤，然后企業業務員就會根據顧客的還盤和他們所需的數量等內容進行具體的價格還盤。當雙方對產品價格都接受的情況下，網上磋商過程也就結束，轉而客人將會帶著具體的交易合同和我們進行業務細節方面的當面磋商過程。

事實上企業每個業務一般都是由業務員單獨完成的，所以一般情況下都是業務員來接待客戶，然后進行磋商。所以在客戶到達之前，業務員會對這次的交易磋商進行相應的準備，如微調價格等。緊接著就是雙方進行正式的交易磋商，這時就要冷靜審閱客戶給出的合同，再發揮各自的能力對合同內容逐條地分析磋商，最終雙反達成交易，簽訂合同。

二、存在的問題

交易磋商過程永遠是一個復雜的過程，企業在磋商方面無可避免的存在很多不足。

1.忽視合同中某些條款文字表述的具體明確性

由于談判是否成功直接關系著外貿業務的順利開展，往往會給業務員帶來緊張的心態，從而影響相關交易條件表述的準確性，如交易時間不確定，交易對象不清晰等，這樣一來，往往會給交易過程帶來一定的麻煩。

2.忽視自認為不太重要的細節問題

以工藝品為例，企業在做產品時，很多客人會用自己的產品設計，尤其是相框的相紙。一般的客戶都會提供色卡號，工廠負責做電子稿給客戶確認，客戶確認了之后才安排生產。但工廠生產部的人經常為了趕交期，只要客戶電子稿一確認，客戶還沒有回復大貨確認樣是否可行就將所有的產品相紙一起做出來了，想當然的只要相紙的顏色符合色卡號就可以了，沒有考慮到客人會對相紙對相框的匹配度做一定的調整，最終導致了相紙不能用。

3.忽視對談判對方心理狀態的揣摩研究和談判時機的把握：

在與外商進行談判時，由于口語和英文表達能力的限制，再加上目前外貿行業仍是買方市場的緣故，如果我們一味地只想著達成合作，從而就不能很好地揣摩客人的心理，把握好談判的時機。

4.忽視對談判對手特點的充分了解

不同國家的歷史文化背景、商業慣例等差異會給交易磋商帶來障礙。很多進出口公司的產品較多，銷售到世界各地，因此來企業工廠、樣品間參看、洽談業務的外國客商很多，導致業務員只關注合同的主要條款的磋商，對對方心理以及生活習慣等細節沒有揣摩，沒有營造談判氣氛，導致談判經常進入僵局，從而導致談判的破裂與失敗，最終失去了交易。

三、應對措施

1.具體明確合同中某些條款文字表述

在國際貿易中，合同條款文字表述的具體明確是事關后來發生交易糾紛的重要依據，業務員在跟客戶簽訂合約的時候要保持良好的心理素質和業務素質，控制緊張情緒，條款表述一定要明確具體，不能模棱兩可，特別是關鍵條款，不然在交易過程中很容易產生糾紛。

例如，在描述支付條款時這么描述：“采用信用證付款，買方在2018年10月18日前給賣方開立信用證”，初看上去沒有問題，但是仔細分析發現存在以下問題：2018年10月18日是北京時間還是倫敦時間;這一天包括18日嗎;給賣方開立信用證這一天是到達賣方還是郵寄出去呢，因為大陸法系是到達生效，英美法系是投郵生效，很容易產生糾紛，因此可以改為“采用信用證付款方式，買方須于北京時間2018年10月18日前將信用證開到賣方”

2.關注交易磋商中的細節問題

一般而言，國際貿易磋商需要磋品名品質、數量、包裝、價格、保險、裝運、保險、支付方式、商品的檢驗、不可抗力、仲裁與索賠等交易條件。但在實際交易業務中，業務員只關注品名品質、數量、包裝、價格、保險、裝運、支付方式七個主要交易條件。卻忽略了檢驗、不可抗力、仲裁與索賠等條件，認為客戶都知道的這些條件叫一般交易條件，無須磋商。實際情況是，在履行合同的過程中糾紛往往來自于這三個條件。

例如，在與日本客戶的一次塑料相框交易中，雙方對檢驗條款未進行磋商，也未在合同中明確寫入。事后發生了糾紛，客戶認為該企業的貨物不符合合同規定，提出了索賠。雖然企業在商品出口前已經在商檢局進行了品質檢驗并取得品質證書，上面聲明該企業商品質量與合同相一致。但是客戶就是要索賠，就是不承認檢驗結果，試想如果事先雙方寫清楚檢驗時間與地點、檢驗機構與證書、復驗方式等內容，這個糾紛就不會發生了。該案例說明業務員在磋商的過程中要關注每一個環節。不能想當然忽視某個條件，從而產生潛在的糾紛。

3.科學分析談判時機和心理

在交易磋商的過程中，談判是需要技巧的，對于業務員來說需要科學分析對方的心理，從而抓住時機。

記得曾有一個日本商人與一家企業業務員洽談迪斯尼系列的絲印相框，這款相框符合日本市場，為了提高銷售額，企業給日本客戶提供了很多優惠條件，但客戶面對企業給出的優惠條件卻久拖不決。兩三個月時間過去了，市場發生了變化，這款產品在日本市場上出現了很多，已經供大于求，價格下跌嚴重。這個時候，日本客戶卻提出了降價的要求。由于該產品是專供日本市場的而且存貨很多，最終企業不得不接受日本客戶降價的要求，虧損巨大。通過該次交易，企業業務員發現在磋商時一定要分析對方的心理，分析對方的交易特點，從而把握時機。如日本客商喜歡在談判時拖延時間，也就是沒有時間觀念，利用拖延戰術等待時機，讓自己站在交易的有利位置。

4.要分析談判對手的特點分析

事實上各個國家有著自己的文化背景、貿易慣例和宗教信仰，在交易磋商過程中，我們要注意分析談判對手特點，積極地順應和調適文化等差異，注重對談判氣氛的營造、談判對手文化背景、習俗的了解等。

正如上文所述，日本客戶具有較強的忍耐力，善于利用拖延戰術來分析談判對手的真實意圖，從而有針對性提出利于自己的談判結論。三年前瓶裝傘在國際市場上非常暢銷，這個技術最先是在日本發展起來的，我司在禮品行業有一定的地位，因此想進口一些瓶裝傘來做主打產品，于是派代表前往日本談判。日方先了解企業的返程時間，得知辦事人員將在日本呆兩周的時間。他們并沒有在第一時間與之進行談判，而是每天陪辦事人員到處游玩，晚上天天安排宴席，直到辦事人員返程前三天才帶領辦事人員去考察市場，但考察時間很短，每天都很早安排辦事人員返回酒店休息。最后一天才與我方坐下來談判，最終由于該企業沒有足夠的時間談判而不得不答應對方條件而簽訂協議。其實日商不是為了拖延時間，更重要的是為了軟化人的心理。在拖延的這段時間里，日商會分析客戶的特點如果發現對方急于求成，就會乘機抬價或壓價，使對方不得不答應。當然日商不僅僅會拖延，他們更善于搜集情報，他們會在談判之前就廣泛搜集對方的信息，據此作出決策，因此如果要與日商做交易，我們就要學會保密，然后根據日商的特點，語言委婉，不要隨意批評與拒絕，要明確自己的態度。另外，日本人的情報意識非常強，談判之前會進行廣泛的情報搜集工作，并以情報為依據做出決策。所以在與日本人談判時，要注意做好商業保密工作。并根據日本商人的特點，搞清楚對手有多大的權力、能做出什么決定。與其談判時，要明確委婉陳述理由，注意談判策略。

當然日商也很注重團隊觀念，談判不能只針對某一個人，而是要針對所有人，讓日商團隊都滿足，達成一致，不要隨意催促，當然也可以讓日商了解自方的工廠實力，在實際工作中。這招比較受用，一是給對方適當的壓力，讓他們看清楚自己沒有什么，并不比別人高一等，讓他們自己降低要求。與日商談判關鍵是看誰的耐性強，看誰先動。

英國客戶喜歡吃西餐和甜的東西，和他們在一起要保留一定的距離，當然他們一直以來非常具有時間觀念，與他們談判時切記不能遲到。美國客戶則非常關注細節，如果出了差錯，一定要道歉并說明原因，而且公私分明。德國人爽快，比較直接，但對質量要求很高，待人誠懇，與他們談判最好廚具產品的認證證書。法國客戶則是比較浪漫，在營造談判氛圍時要考慮這一點。中東和非洲客戶則關注價格不注重產品質量，他們會在價格上與你斤斤計較，所以談判讓步策略要做好，產品質量可以稍微差一點。穆斯林人很拖沓，很會殺價，有獨特的飲食習慣，與他們交易要注意保持聯系，但是他們很守信，只要答應了就會做到等等。

四、結束語

在與客戶交易磋商的過程中，業務員需要把握好細節性的環節，細節決定成敗，在交易磋商這個復雜的溝通過程中，一個細小的環節也許就會影響了一樁交易的成敗。對于不同的客人，特別是不同國籍的客人，在談判之前，我們一定要先了解他們一些特別的生活習性，只有這樣我們才能更好地揣摩對方的磋商習慣和方式，避免犯一些低級的錯誤。這就要求業務員要提升自身的職業素養和業務能力，遇事沉著冷靜，積極分析對手的意圖，避免各類風險。本文主要從細節入手，把大家在平時的交易磋商中最容易忽視，但卻會影響交易成敗的細節入手提出一些對策，希望對企業的外貿工作帶來更高的效益。

參考文獻：

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作者簡介：蔡建惠（1983- ），男，浙江衢州人，碩士，講師，研究方向：跨境電商