中小企業應收賬款管理存在的問題及對策

龔海琴

摘 要：中小企業應收賬款管理存在內部缺乏標準的審批程序、沒有固定的催款程序、忽視合同管理和對賬不及時等問題，原因在于應收賬款管理制度不完善、忽視信用管理、缺乏風險防范意識和財務部門與銷售部門缺乏溝通等多個方面，解決這些問題需要建立信用管理部門和客戶信用檔案，制定合理信用政策，加強風險防范意識和風險管理預案，建立嚴格的賒銷審批制度和落實有效的收賬制度。

關鍵詞：應收賬款 信用管理 中小企業

伴隨著全球經濟一體化的快速發展，我國經濟得到長足發展，與此同時，作為經濟體中的小單位，中小企業的競爭也空前激烈。在這種情形下，大多數中小企業采用賒銷來擴大銷售、擴展市場、降低經營成本、減少產品積壓、增強企業在市場競爭中的地位和實力。賒銷雖然能夠給企業帶來賬面上的利潤，但是由于賬款無法及時收回，使得面臨的風險也越來越大，導致可能收回的賬款大量縮水，實現的收入與成本無法對等。這種未知的風險會給企業經營帶來嚴重的問題，不僅增加企業的財務費用，還直接影響企業的收益水平和收益質量，嚴重時使企業陷入生存危機。數據顯示，賒銷占企業全部銷售額的60%-90%，由于國內市場環境和企業信用管理發展程度較低，制度建設不健全等原因，信用缺失問題日益嚴重，使得部分中小企業應收賬款規模增速迅猛，由此帶來的企業現金流問題、應收賬款呆賬壞賬等一系列問題不斷突顯。

一、中小企業應收賬款存在的常見問題

（一）缺乏標準的審批程序

一是一些中小企業沒有一套完整的信用銷售申請審批制度，有關審批權限和職責劃分也不明確。二是許多中小企業也沒有對不同類型的客戶授予不同的信用額度，對同一類型的客戶給予不同的信用條件過于隨意。三是在一些超出信用額度的訂單處理上，只是由銷售及財務總監同時簽字審批，并沒有規定超過多少才需審批。四是中小企業的信用政策沒有及時跟蹤反饋。

（二）沒有固定的催款程序

一些中小企業沒有對逾期貨款采取有效措施，沒有制定催討和壞賬申請程序的規章制度，依然還是催促銷售人員，而沒有請企業法務與風控部介入，這使銷售人員收回應收賬款難度加大。同時，由于存在溝通上的問題，財務部門也不了解壞賬產生的原因，也就不能預估可能發生的風險。小企業也沒有針對銷售人員收回應收賬款的數量和收回速度而進行與績效考核相關經濟處罰，這將影響銷售人員的工作動力與積極性。部分中小企業對一些欠款較多的客戶沒有及時設置詳細的賬齡分析表，經常是在上級領導需要相關數據時再進行統計整理，而由于平時核算上過于粗放化，使賬上與實際的情況不相符，加大了應收賬款的管理難度。

（三）忽視合同管理

許多中小企業銷售人員為了提高銷售業績，在對新客戶的資信狀況不深入了解的情況下就簽訂銷售合同，如果購買方經營困難宣布清算，貨款就極有可能收不回來形成壞賬。另外對于老客戶，銷售人員可能會通過電話或口頭協議就答應先發貨后補簽合同，這樣就存在很大風險，一旦客戶拒絕付款或故意拖欠，在沒有合同作為法律依據的情況下將對企業產生很大風險。同時有些銷售人員可能會為了更好維系與客戶之間的關系，在沒有收到貨款前就將增值稅專用發票寄給客戶，因此也就失去了對客戶的約束。銷售代表在簽訂有關合同時，不注意文字的嚴謹性、規范性，并且不會去深入了解合同文本中一些條款可能會牽涉的法律義務，合同中也沒有標明客戶在規定期限內沒有付款而產生罰金。在結算方式上，目前中小企業只規定了現金、轉賬支票、銀行匯票和電匯的結算方式，對于部分客戶使用銀行承兌匯票和其他結算方式，企業沒有做具體的規定。

（四）對賬不及時

大部分中小企業沒有積極主動的與客戶對應收賬款發生的時間、金額進行核對，有些即使是對了賬雙方也只是對應收賬款的總金額進行核對，而沒有對每一筆業務的具體數據進行核實，在對賬后也沒有雙方簽字確認，有些甚至只是口頭上的對賬，根本沒有達到對賬效果。一些企業經常會出現發票金額、付款條件與訂單不一致的情況，客戶私下自己將貨款、維修款沖抵應收賬款而沒有告知企業。有些業務人員在競爭客戶時擅自對客戶承諾折扣，卻未能夠及時告知財務部門，財務部門在開具發票時全額開具，但客戶進行付款時直接支付扣除折扣后的金額，這就造成應收賬款實際金額與賬面金額不符。

二、原因分析

（一）管理制度不完善，管理水平較低

較多中小企業沒有建立完善的管理制度對無法收回的款項進行預警控制，對應收賬款的管理不夠重視，對發生的應收賬款沒有形成有效的持續跟蹤，沒有與客戶建立及時對賬并進行賬齡分析的制定，沒有及時將欠款的回籠納入業績評價。一些中小企業銷售人員的工資獎金是與銷售業績掛鉤的，并沒有跟貨款回收掛鉤，因此業務人員在催款的過程中缺乏積極性，貨款的催收力度不大。除此之外，由于企業內部控制制度不完善，沒有建立相應的信用監督體系，導致企業內部應收賬款的余額愈來愈高，最終導致資金無法快速流動，缺乏相應經營資金，企業經營面臨著困難。另外中小企業啟用ERP系統較晚，前期數據不完整，因此現階段應收賬款輔助明細賬所產生的數據全部都是手工錄入，工作量太大，財務人員缺乏時間去審核，導致產生的數據準確性不高，使得應收賬款損失風險幾率加大。

（二）忽視信用管理，缺乏風險防范意識

目前一些中小企業并不重視信用管理，信用政策過于寬松。企業沒有制定完善的客戶信用品質評級制度，沒有嚴格要求銷售人員必須執行授權審批手續后才能給客戶發貨，沒有嚴格對客戶信用品質進行調查。企業雖然成立了信用風險審批委員會，但形同虛設，沒有專業的評審人員。同時管理層為了擴大銷售，對購貨方的信用不加以深入調查便同意銷售，大量不符合條件的客戶獲得賒購資格。雖然寬松的信用政策可以提高企業在段時間內的銷售額，但是同時也會使應收賬款的占有成本提高，壞賬的風險幾率加大，但企業在風險防范上沒有及時采取相應的措施，導致應收賬款存在的問題無法得到解決。

（三）財務部門與銷售部門缺乏溝通

在日常經營管理中，一些中小企業銷售部與財務部缺乏有效溝通，企業對信用管理責任劃分不明確，將其歸于財務部;財務部門的工作也僅是單純的記賬及核算，并沒有根據業務特點及市場情況將信息提供給銷售部門，而銷售部門將其相關規定及要求視為對業務的束縛。財務部門與銷售部門在產生應收賬款時也沒能做到及時的溝通，經常造成應收賬款實際金額與賬面金額不符，嚴重影響應收賬款的回收。

三、完善中小企業應收賬款管理的對策

（一）完善應收賬款的事前管理

1建立信用管理部門，制定合理的信用政策。不同部門間應相互合作，在交易前對客戶進行信用等級評價，如果客戶未能有足夠的資質達到企業的信用標準，便不能享有信用方面的優惠政策或很低的優惠。還可以通過銀行或其他財務中介機構等途徑對交易客戶進行信用分析，對于一些信用良好的客戶，中小企業可以放寬優惠政策，與客戶建立長期的合作關系。但對于一些較差或是極差的客戶，如果要與其進行交易就必須特別謹慎，要提前做好風險防范準備，同時應完善企業結算方式，尤其要注意不接受遠期支票和商業承兌匯票。

2建立客戶信用檔案。銷售人員應該收集每個客戶的資信資料交給信息管理部門建立檔案，檔案信息必須真實、完整并且具有時效性。客戶檔案信息包括企業的一些基本信息如企業名稱、地址、法人代表等，還包括企業的財務資料和一些其他資料，如資金往來情況、財務狀況、合同檔案等。中小企業不僅可以通過財務報表和資信調查代理機構來獲得客戶的信用品質，還可以對客戶進行實地考察和銀行信用來獲得相關信息，根據不同的客戶級別給予不同的銷售政策。

（二）完善應收賬款的事中管理

1完善應收賬款內部控制管理。要完善績效考核體系，做到責任分明、賞罰合理，充分調動各部門之間的積極性，充分發揮企業員工的主觀能動性，將應收賬款的控制與催收效果計入績效考核指標，由企業全體成員一起參與管理應收賬款。同時應該提高銷售人員的素質，不定期的組織培訓，提高員工職業素質，避免出現違規現象。在企業日常管理中，各部門應加強溝通，財務部門拿出最詳細的數據告訴銷售部門實際業績并共同討論如何改進，做到隨時發現問題隨時解決，在每月底對客戶發貨及回款情況逐戶予以核對并向客戶寄送對賬單。同時各部門之間應該對可能發生的應收賬款管理及其他財務相關問題進行預警，做到“未雨綢繆”。財務部可將工作的執行情況告知人力資源部門，與業績考核相結合，將財務工作的執行情況與各部門人員的工資績效相掛鉤。另外，信用部門與財務部門也應進行及時有效的溝通，財務部門每月可根據企業的發展狀況制定應收賬款限額表，及時送達給信用管理部門，而信用管理部門可以結合賒銷合同對應收賬款采取相應措施。

2加強應收賬款風險防范意識，建立嚴格的賒銷審批制度。企業可以通過設定預警指標及風險級別，對應收賬款所處的不同規模及狀態判定風險級別，并按照建立的管理預案進行相應的處理;風控部和風險管理員應密切關注應收賬款相關指標的變化，負責企業風險管理建設等工作。銷售人員在對客戶進行賒銷交易時不應該只是對銷售經理進行口頭報告，然后僅按銷售經理的個人判斷進行賒銷。中小企業必須加強對應收賬款的管理，建立科學合理的賒銷審批制度，規定企業員工必須嚴格按照賒銷制度執行。在簽訂賒銷合同前，經辦人員須填報賒銷項目審批表，并遞交賒銷合同及附屬資料，明確客戶基本信息、賒銷金額及賒銷期限等。信用部門通過對客戶的資信評估、要求付款期限及金額簽署意見并報企業相關負責人審批后，由銷售負責人傳遞企業領導的相關意見，與客戶溝通協調一致后方能簽訂合同。

（三）完善應收賬款的事后管理

1對應收賬款進行追蹤。客戶在信用期內，企業不需采取任何措施催收，但信用管理人員仍需對應收賬款進行管理;企業應落實每筆賬款的責任人，并要求相關負責人追蹤，密切關注應收賬款從發生到收回的整個過程。加強對客戶的了解，不僅可以使企業與客戶關系密切，還可以熟悉客戶企業經營發展情況，掌握動態化的應收賬款，以便及時采取相應措施。應建立規范的賬齡分析體系，由信用部門每周進行賬齡分析，同時與財務部門及時對賬，對逾期的應收賬款采取相對應的措施。應收賬款逾期時間較長時，應加大追款力度，促使應收賬款回收率的提高。

2落實有效的收賬政策。應收賬款催收人員可根據客戶的具體情況結合應收賬款的發生時間及金額，根據企業的收賬政策采用適當的催收方法，如發對賬單、為客戶制定相應的還款計劃、通過中介機構代為收款，必要時可利用法律手段等方法。在對貨款進行催收時，除對個別大客戶及特殊客戶采用針對性的催收政策外，一般情況下催收人員可以根據一定程序對客戶進行逾期賬款的催收。

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